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2022 iThome 鐵人賽

DAY 9
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IT管理

管理MIS的鳥事-使用Redmine系列 第 9

[日常管理]資訊服務申請

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/images/emoticon/emoticon32.gif請幫我簽個名!簽什麼?資訊服務需求單畫押啦!


本篇預期成果畫面

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950Gt6iYTbshm.png


管理議題:

每個公司的MIS與各單位關係密切,可能一通電話、一個mail、一個老闆交辦、甚至某個同仁直接去你的座位把你拉走去處理各種疑難雜症。

  • 總經理:MIS的績效在哪裡?
  • 長官:感覺你很忙,卻不知道你在忙甚麼?
  • User:我的需求很急,可否先幫我處理!
  • MIS:這是總經理的、這是財務娘娘的、這是APPLE產品線說急著要出貨的、這是ISO稽核缺失的改善事項...排到明年去了,真的忙不過來,先填單吧,讓MIS安排的工作有優先順序!!!
  • 公司的八卦審:MIS的小羅說甚麼沒空,但我看他整個下午耗在正妹的座位幫她處理檔案問題,真的是有差別的有空沒空!

為了讓MIS的工作有順序及服務紀錄,多數公司都有設計一些方式來建立「MIS的資訊服務需求紀錄」,只是形式上可能不同:有些公司是用BPM建立表單、有些用share point、或用某個應用軟體的表單工具,或用紙本申請,甚至就是寫在白板上的霸氣方法,反正都會有一個處理MIS服務順訓的申請單...忙不過來,請排隊!!

回到本系列文分享的初衷,此表單需求我們就透過Redmine建立申請單給User填寫,MIS進行服務狀態的回覆和紀錄。


本篇將學習到Redmine的功能重點:

  • 設定有能被指派任務的專案成員權限
  • 自訂欄位清單(文字、日期)
  • 議題分類清單,以及指定分類的負責人
  • 工時模組的使用
  • 計算預估和耗用工時:活動-時間追蹤的設定
  • 舊的Redmine知識回顧
    • 模組的設定:請參考系列文Day 7-[Redmine]專案版面的規劃
    • 自訂欄位清單:請參考系列文Day 6-[Redmine]自行建立及維護表單
    • 專案建立基本邏輯:請參考系列文Day 5-[Redmine]Redime系統邏輯說明
    • 其餘本文有完成功能但沒做進行詳細畫面說明的:請參考系列Day 8開始的每篇文章的「本篇將學習到Redmine的功能重點」。每篇分享文都有當篇文章要新學習的Redmine某項功能的應用及設定方法的示範重點。

管理資訊需求:

  • 【議題名稱】:資訊服務申請
  • 【權限需求】:未登入者可瀏覽,但要提出申請需先登入。MIS主管負責指派處理人員,被指派的負責人必須登入維護/更新申請的資訊。
  • 【適用場合】:User對MIS提出服務或支援需求
  • 【追蹤標籤】:系統功能、報表開發、重設密碼、軟體安裝、問題詢問、其他
  • 【議題分類】:ERP、BPM、Help Desk
  • 【模組需求】:(O)開啟使用-設定勾選;(X)不使用-設定不勾選
    • (O)議題追蹤
    • (O)工時追蹤
    • (X)新聞
    • (X)文件
    • (X)檔案
    • (X)Wiki
    • (X)版本控管
    • (X)討論區
    • (O)日曆
    • (X)甘特圖
  • 【欄位需求】
    • (1)需求人員
    • (2)需求部門單位
    • (3)聯絡人分機/手機
    • (4)聯絡人e-mail
    • (5)希望完成日期
    • (6)實際提出日期
    • (7)實際完成日期
    • (8)MIS負責人
    • (9)急迫性
    • (10)需求摘要說明、
    • (11)相關檔案資料
    • (12)進度狀態
    • (13)MIS預估工時
  • 系統可使用之預設欄位
    • 概述:(10)需求摘要說明
    • 狀態:(12)進度狀態
    • 優先權:(9)急迫性
    • 被分派者:(8)MIS負責人
    • 開始日期:(6)實際提出日期
    • 完成日期:(7)實際完成日期
    • 預估工時:(13)MIS預估工時
    • 完成百分比:由MIS維護
    • 檔案:(11)相關檔案資料
  • 自訂欄位需求
    • (1)需求人員 (文字)
    • (2)需求部門單位(文字)
    • (3)聯絡人分機/手機(文字)
    • (4)聯絡人e-mail(文字)
    • (5)希望完成日期 (日期)

專案設定:

  • [設定]/[專案]-[公開]:請勾選
  • [設定]/[成員]:請指定成員 (有設定成員才能被指派AR)
  • [設定]/[議題追蹤]/[自訂欄位清單]:請新增5個新欄位
    • 需求人員(文字)
    • 需求部門單位(文字)
    • 聯絡人分機/手機(文字)
    • 聯絡人e-mail(文字)
    • 希望完成日期 (日期)
  • [設定]/[議題分類清單][建立新分類]
  • 建立ERP、BPM、Help Desk,並指定負責人員
    • 【補充說明】:Redmine議題的[分類]功能,能預設指派該分類的負責人,例如ERP的指定負責人是Adam Ho
      (圖1、2)
      https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950fKsWtCIsPU.png

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950lclff96DCt.png

  • [網站管理]/[列舉值清單] [活動-時間追蹤]
  • 本專案我們用到了工時估算,所以必須先建立正確的工時活動
  • 本案例我們建立4個工時活動
    • 系統開發
    • 系統設定及軟體安裝
    • 問題排除
    • 其他服務
      (圖03、04)

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950dmBu3OanCx.png

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950KC8pQ7bpGF.png


議題管理:

  • 完成設定後[建立新議題]資料建立畫面如下:(圖05)
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950J7QIYvFYty.png

  • MIS負責人員更新進度,也可以更新工時資訊(圖06、07)
    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/201519503g75wJJR7e.png

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950Gt6iYTbshm.png

  • 完工後及更新的預估工時、實際工時可以在統計中看到

  • 耗用工時明細(圖08)

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220914/20151950EDjzs8XSKq.png

為MIS在忙甚麼給個說法吧!

MIS永遠都在回答需求的先後順序:你這個需求要排到一個月以後!
然後User很不高興:你們MIS到底在忙甚麼?不懂得優先順序及急迫性嗎?我這是副總的交辦事項耶?!
MIS無奈地回答:我這邊還有總經理、董事長各一件在主管會議交代要下周完成的修改...

以後,這類質疑所有解答就是靠「資訊服務申請」呈現的資訊。
排隊吧,要不人就補MIS人力!

管理的內容也許可以做得更細緻些。舉個例子,我之前公司為了解決MIS押件嚴重的問題,被要求建立所有AR單的優先順序規則,並寫在資訊部門的程序書規定中,例如:

  • 第一優先:法令法規上市公司的修改要求,給5分
  • 第二優先:主管會議AR,給4分
  • 第三優先:與訂單出貨有關的急迫性,給3分
  • 第四優先:一般案件,給2分
  • 第五優先:無時程壓力的改善提案,給1分

不過現實的挫折是,過於完美的制度要求總是會遇到困難,要求建立SOP的人永遠都是第一個破壞SPO的人,所有都優先就沒有優先,最倒楣的是號稱4、5優先的都永遠排不到。

好吧,是管理及執行力的問題,也是人力及能力的問題。

但至少:「資訊服務申請」給了個說法,也讓MIS的工作可以追蹤及管理。


/images/emoticon/emoticon29.gif

明天預告

日常管理:redmine在MIS日常業務管理的應用 (3)

  • MIS部門週會工作進度追蹤

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