[日常管理]資訊服務申請

2022 iThome 鐵人賽

DAY 9

IT管理

管理MIS的鳥事-使用Redmine系列第 9 篇

14th鐵人賽 redmine mis 專案管理

allanlo

2022-09-18 06:59:08

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請幫我簽個名!簽什麼?資訊服務需求單畫押啦!

本篇預期成果畫面

管理議題：

每個公司的MIS與各單位關係密切，可能一通電話、一個mail、一個老闆交辦、甚至某個同仁直接去你的座位把你拉走去處理各種疑難雜症。

總經理：MIS的績效在哪裡?
長官：感覺你很忙，卻不知道你在忙甚麼?
User：我的需求很急，可否先幫我處理!
MIS：這是總經理的、這是財務娘娘的、這是APPLE產品線說急著要出貨的、這是ISO稽核缺失的改善事項...排到明年去了，真的忙不過來，先填單吧，讓MIS安排的工作有優先順序!!!
公司的八卦審：MIS的小羅說甚麼沒空，但我看他整個下午耗在正妹的座位幫她處理檔案問題，真的是有差別的有空沒空!

為了讓MIS的工作有順序及服務紀錄，多數公司都有設計一些方式來建立「MIS的資訊服務需求紀錄」，只是形式上可能不同：有些公司是用BPM建立表單、有些用share point、或用某個應用軟體的表單工具，或用紙本申請，甚至就是寫在白板上的霸氣方法，反正都會有一個處理MIS服務順訓的申請單...忙不過來，請排隊!!

回到本系列文分享的初衷，此表單需求我們就透過Redmine建立申請單給User填寫，MIS進行服務狀態的回覆和紀錄。

本篇將學習到Redmine的功能重點：

設定有能被指派任務的專案成員權限
自訂欄位清單(文字、日期)
議題分類清單，以及指定分類的負責人
工時模組的使用
計算預估和耗用工時：活動-時間追蹤的設定
舊的Redmine知識回顧
- 模組的設定：請參考系列文Day 7-[Redmine]專案版面的規劃
- 自訂欄位清單：請參考系列文Day 6-[Redmine]自行建立及維護表單
- 專案建立基本邏輯：請參考系列文Day 5-[Redmine]Redime系統邏輯說明
- 其餘本文有完成功能但沒做進行詳細畫面說明的：請參考系列Day 8開始的每篇文章的「本篇將學習到Redmine的功能重點」。每篇分享文都有當篇文章要新學習的Redmine某項功能的應用及設定方法的示範重點。

管理資訊需求：

【議題名稱】：資訊服務申請
【權限需求】：未登入者可瀏覽，但要提出申請需先登入。MIS主管負責指派處理人員，被指派的負責人必須登入維護/更新申請的資訊。
【適用場合】：User對MIS提出服務或支援需求
【追蹤標籤】：系統功能、報表開發、重設密碼、軟體安裝、問題詢問、其他
【議題分類】：ERP、BPM、Help Desk
【模組需求】：(O)開啟使用-設定勾選；(X)不使用-設定不勾選
- (O)議題追蹤
- (O)工時追蹤
- (X)新聞
- (X)文件
- (X)檔案
- (X)Wiki
- (X)版本控管
- (X)討論區
- (O)日曆
- (X)甘特圖
【欄位需求】
- (1)需求人員
- (2)需求部門單位
- (3)聯絡人分機/手機
- (4)聯絡人e-mail
- (5)希望完成日期
- (6)實際提出日期
- (7)實際完成日期
- (8)MIS負責人
- (9)急迫性
- (10)需求摘要說明、
- (11)相關檔案資料
- (12)進度狀態
- (13)MIS預估工時
系統可使用之預設欄位
- 概述：(10)需求摘要說明
- 狀態：(12)進度狀態
- 優先權：(9)急迫性
- 被分派者：(8)MIS負責人
- 開始日期：(6)實際提出日期
- 完成日期：(7)實際完成日期
- 預估工時：(13)MIS預估工時
- 完成百分比：由MIS維護
- 檔案：(11)相關檔案資料
自訂欄位需求
- (1)需求人員 (文字)
- (2)需求部門單位(文字)
- (3)聯絡人分機/手機(文字)
- (4)聯絡人e-mail(文字)
- (5)希望完成日期 (日期)

專案設定：

[設定]/[專案]-[公開]：請勾選
[設定]/[成員]：請指定成員 (有設定成員才能被指派AR)
[設定]/[議題追蹤]/[自訂欄位清單]：請新增5個新欄位
- 需求人員(文字)
- 需求部門單位(文字)
- 聯絡人分機/手機(文字)
- 聯絡人e-mail(文字)
- 希望完成日期 (日期)
[設定]/[議題分類清單][建立新分類]
建立ERP、BPM、Help Desk，並指定負責人員
- 【補充說明】：Redmine議題的[分類]功能，能預設指派該分類的負責人，例如ERP的指定負責人是Adam Ho
  (圖1、2)