菩欣：「十分鐘內我需要十杯咖啡，哪裡有人可以幫幫我呢？己經有長官在會議室等待了！」
依群：「了解，我先幫忙確認咖啡豆夠不夠、水夠不夠，補充的部份由我協助。」
祐全：「那我先去準備咖啡杯。」
菩欣：「好的，謝謝你們，那你們知道糖、奶精放在哪嗎？」
依群：「就在中間櫃子的第一個抽屜。」
菩欣：「好的，謝謝，我們開始準備吧。」

在繁忙的工作中，有時候都會有突如其來的事情，也許就是需要數杯咖啡、水、果汁，或是系統緊急事件需要趕快處理，仔細想想，這些都是必然發生的事情。但就如同上述對話，能夠找到人幫忙，且可以幫忙的人是有辦法協助的，都是可以讓處理速度更順暢且快速，此對話優點是菩欣先預設「可處理時間」，而不是立即，通常要求立即處理，都會先讓處理人員的心先涼涼一半了呢。雖其中還少了一段對話，如果祐全能夠在準備咖啡時，一同準備好糖、奶精，也許能減少菩欣尋找的時間，又如果依群不知道的話，是否又會造成一片混亂？

所以，我們應該要先學習，在最重要的時刻，需要先保持「平常心」。

當思緒開始混亂的時候，一樣先深呼吸、吐氣，接著想這些都是必然會發生的事情，處理完就沒問題啦。接著，回想可以運用的資源，需要先回報的長官，此系統的負責人，一一的列舉出來，如果記憶無法負荷，先記在隨手的筆記上，空白的也好，寫下雜亂事項也好，只需要不過度緊張就好，急著處理事情，可能會讓問題更複雜。

（不管是否有專職處理茶水間的問題，但相信有辦法協助的員工們，都能夠促進公司的和諧的。）

就上述對話，如果是遇到緊急系統問題，改成以下對話 ↦
菩欣：「網銀的轉帳功能現在發生無回應，已有數名顧客反應，但查詢近10分鐘交易也有成功的部份，我該怎麼處理呢！」
依群：「了解，我先幫忙與系統經辦確認，可否給我回應代碼或是畫面。」
祐全：「我知道海柔是統經辦，我先致電與他確認。」
菩欣：「好的，謝謝你們，我先回報主管此問題，」
（（一陣忙錄啦））

在處理問題時，最優先與該經辦確認，故「定期更新系統經辦名單」可以是日常作業，或是每月定期作業，對於ＩＴ部門，有些人可能會認為是小事情，但我仍認為是必要的。在很緊急的狀況下，仍需要花時間確認系統經辦，且只能輾轉等待問題被處理，對於我來說，緊急處理的時間很寶貴，盡量不要浪費。如果這些等待時間，造成公司與顧客間信任損失，才是最不樂見的結果。

再來，日常遇到的問題的處理人、長官提供的資源都可以紀錄下來，對於繁忙的工作內容，不要只靠腦袋啊，善用長官提供的資料、與收集問題，都是為了日後遇到問題事件而準備，所以，除了日常問題筆記，還會包含「處理系統經辦名單」+紀錄前次「處理系統經辦之處理日期」，另外也會整理一份「長官與同仁提供的可用資源」，而這些準備，都是讓自己保持在「 遇到問題不驚慌狀態 」，也能讓日常作業更順暢，機會永遠是留給準備好的人。

有了前面建立的部份，定期更新的非系統作業，我認為是重要的工作日常事項。

以下整理出需要定期更新的項目供讀者們參考 ↦

會有這些事前準備，是因為腦袋真的記不住那麼多東西，而且每次遇到都很容易像個無頭蒼蠅一樣東轉西轉呢。至從準備好這些表單後，能夠很快的運用資源並且稟報長官，日常的一些小動作都能夠大大提升工作效能，提升效能也能更專注於開發、維運，甚至是間接接觸更多不同面向的業務，這些都是屬於自己的養份，能夠一邊工作一邊成長的環境，才是我們所需要的(╯✧∇✧)╯。

文章內容名字與對話皆為杜撰，請勿詢問同名同姓的同仁是否真人真事ＸＤ