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2022 iThome 鐵人賽

DAY 6
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IT管理

IT的軟性管理對話框系列 第 6

打開零食櫃也不害怕的美冴_如何有效且快速整理資料

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今天有什麼對話呢?就讓美冴自言自語吧。

「嗯,今天要打開零食櫃好好整理一翻。」
「呼~全部都拿出來了,但我要怎麼整理呢?」
「(拿起蘋果乾)嗯?我什麼時候買這個了呢?」
「是去年過年買的啦,一直放到現在還沒吃,還沒過期吧。」
「怎麼買這麼多零食?好想把它們塞回去啊。」
「天啊…我不想整理了啦。」

看完《怦然心動的人生整理魔法》,就想把看起來雜亂的櫃子,來個近藤麻理惠式斷捨離整理法!只是換作是我的「資料收集」,我該怎麼與電腦裡的文字、圖片做溝通呢?它們感受的到我的「感謝」嗎?刪掉之後無法恢復,我該怎麼選擇去留呢?

呼~一門學問啊。

這篇就先不整理成「系統對話」了,直接切入正題。
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20220920/20151627Fwtteoum4X.png

怎麼開始整理呢?

Step 1 
查找重複資料 ↦
不管用哪種系統留存資料,都有基本的搜尋功能(ctrl+f按下去就對啦!),先把重複性質極高的內容,整理於同個區塊。

Step 2 
區分系統 ↦
承上步驟,再把相同系統的資料歸類至同個區塊。

Step 3
細分功能 ↦
承上步驟,依照功能表單的層級做區分。

Step 4
刪掉重複資料 ↦
承Step3步驟並完成後,此時資料會是最亂的時候,所以先狠心並保持感恩當時的自己,直接把重複的資料刪去吧。

Step 5
排除已不適用的過時系統 ↦
狠心並保持感恩當時的自己,把不適用的過時系統問題刪掉吧。
這時候心裡會想「如果有一天會用到呢?是不是很可惜?」,但要相信不會再用到了,就算需要再次用到,你也有全新的思考方式來處理,無需使用舊思維綁住自己。

Step 6
確認留存資料的操作流程 ↦
如果有操作流程,可以再確認是否仍適用,必境系統更新次數,有時候超乎相像,所以當不適用時,狠心並保持感恩當時的自己,刪掉吧。

Step 7
再次確認操作流程是否順暢 ↦
這時候再次確認也等同於再次感恩自己的努力,一切都不會白費。

Step 8
統整與驗證流程或問題集 ↦
到此步驟,已經完成了90%,留存的資料可以再區分「需要驗證」、「無需驗證」,適業務範圍,如無需此步驟可略過。

Step 9
完成!

於我來說,整理是一種習慣,將習慣建立起來後,對於往後日常的工作效能都提升許多,也能適時整理自己的思緒,一成不變只會讓生活越來越無趣啊。

這篇會引用美冴是因為想到打開櫃子或是整理物品時,怕東西滿出來、掉下來的心情簡直一模一樣啊,就不另外推薦可以看哪一集 ก(ーωーก)

此篇希望有幫助到跟我一樣有「整理困難症狀」的讀者們(ノ>ω<)ノ


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