[變革管理]MIS的專案及專案管理五大階段

2022 iThome 鐵人賽

DAY 19

IT管理

管理MIS的鳥事-使用Redmine系列第 19 篇

14th鐵人賽 redmine mis 專案管理

allanlo

2022-09-28 05:36:56

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專案就是，團隊合作達成目標啊

MIS除了日常例行性業務及電腦網管異常問題排除外，在一些公司MIS也要負責很多專案。筆者之前在一家約400人的中小型企業規模的半導體設備製造公司，MIS分3組(網管資安組、系統開發組、電腦整合製造)共13人規模的MIS，由於企業對於導入資訊系統的需求強烈，同一時間MIS主導及支援的專案超過10個，課級主管每天工作就是開會，不停地參加不同的專案會議。

這些專案若從MIS的角度去區分，可分為外部專案、公司專案、內部專案、支援專案：

外部專案：與外部單位合作的案子，例如產學合作、經濟部工業局的自動化補助案等
公司專案：公司營運層級所需的跨部門系統專案，例如國家品質獎、海外公司ERP整合、XX系統優化、供應商平台建置、績效管理系統建構...等
內部專案：MIS內部自行負責的專案，例如無線網路效能改善、虛擬主機建構案、資安防護計畫
支援專案：他部門負責、MIS支援的專案，例如LMS執行規劃、HRM系統更換評估

所以現實來說，除了處理異常是MIS的日常外，參與專案其實也是MIS的日常。

所以，日常+異常+專案...加油，MIS!

為什麼是「變革管理」?

依據維基百科的定義，變革管理是個人、團隊、組織從現在狀況轉變為另一種理想的未來狀態的管理。是一種幫助變革相關者在其商業環境中，接受、擁抱變化的組織流程。在一些專案管理中，變革管理是接受、通過計畫因素變化的管理流程。

企業要執行新的專案目的不外就是透過專案管理去達成要改變現有流程的目的，而IT在企業多數的改善專案中是不可或缺的重要支援，所以MIS參與企業的專案肯定不會少。

我將新專案的執行歸納在MIS變革管理，主要是要區分日常業務及異常處理外，MIS的日常也有專案要執行或參與。

專案生命週期

為了方便控管專案，專案經理會將專案分隔為數個階段（phase），當一個階段完成，交付出成果或產出具體文件之後，接著就會轉入下一階段。所謂「專案生命周期」，指的是就從專案的開始到結束過程中，必經的數個階段。

根據《專案管理知識體指南》（PMBOK® Guide），專案管理可劃分為5個流程，分別是起始、規劃、執行、監控和結束五個階段(或稱四個主要階段+一個管控階段)。

專案生命週期，資料來源：PMBOK

起始階段(Initiating)

藉由獲得授權以啟動專案或階段，用以定義新專案或既有專案新階段的過程。
定義問題和授權專案，並辨識專案利害關係人
主要工作是定義問題，並針對問題發展出解決方案，以及辨識出與專案相關的利害關係者（stakeholder；例如，顧客、供應商、贊助者、職能經理等），使專案順利進行。在這個階段，由於有賴專案經理的居中協調，使大家達成共識，因此較著重於整合管理及溝通管理這兩類知識。

規劃階段(Planning)

為建立專案範疇、優化專案目標及實現專案目標而定義行動方針的過程。
定義和精煉目標，規劃行動計劃，並思考完成專案所需做的事。
待問題釐清、專案的目標也明確訂定出來，之後便要進行縝密的規畫，釐清專案「要做些什麼」「誰負責做」「該如何做」「什麼時候完成」「需要耗費哪些成本」「需要供應哪些資源」，以及如何預防及減輕風險。
一般而言，專案管理在定義和規畫階段，通常要投入最多心力，因為計畫得愈周詳，活動切割得愈細緻，顧全的層面愈多，進展到執行和追蹤階段時，就會更加順暢、有效率，進而協助專案目標順利達成。

執行階段(Executing)

為滿足專案需求，而進行專案管理計畫書中所定義之工作的過程。
整合人力和資源去輔助專案推行。
在這個階段，專案經理的主要任務是，運用溝通管理知識，了解及掌握專案利害關係者的需求與期望；運用人資管理知識，建立並發展自己的專案團隊；以及運用採購和品質管理知識，輔助專案的推行。至於整合管理知識，在此階段則旨在指導和管理專案的執行。

監控階段(Monitoring and Controlling)

追蹤、審查及調整專案進度與績效，辨識計畫中需變更的事項，並啟動相對應之變更所需的過程。
隨時隨地檢視專案、定期測量和監視進度，掌控專案進行以達成目標。
雖然是專案管理5流程的第4個階段，但其實監控的角色，就如同監察院是獨立於行政體系之外，職責是在過程中不斷監督及控制各個流程是否均符合原先計畫。一旦發現有偏差，就必須立即採取必要措施，將流程導回正軌；但是若已無法還原，也要做出修正或彌補，以因應新變數加入之後所產生的影響。

結束階段(Closing)

完成橫跨所有過程組的所有活動，以正式結束專案或階段的過程。
讓專案產生的產品、服務或結果被接受，讓專案有秩序的被結束，且將經驗文字化，供後續的專案參考。
當專案進行到最後一個階段時，專案經理除了運用採購管理知識，針對專案中所採購產品或服務進行「合約結案」（驗收賣方完成的工作及交付成果，是否符合專案的需求與標準）及稽核審查工作之外，這個階段的重點更在於，以整合管理知識，將團隊成員在「專案各個階段結束／整個專案結束」之後，所學到的成功及失敗經驗，轉化成文件化記錄下來，做為日後其他專案的參考及借鏡。