驗收囉!

本篇預期成果畫面

範例專案

結束階段(Closing)

• 【輸入與輸出】

  • 輸入資訊：專案執行紀錄及成果
  • 產出文件紀錄：驗收管理文件、合約結束管理文件、結案報告、結案會議文件、結案檢討報告

• 【主要目的】：在確保專案的最終產出被確實驗收，同時結案相關的工作被有效完成。

• 【主要活動】：包含完成最終產出驗收、進行合約行政程序、進行結案報告會議、 進行專案後檢討等。

• 【成員任務】：結案的工作由專案經理及專案團隊成員來負責。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。

建立結束階段及相關工作

在廠商提供的計劃書中，很多都只寫到系統上線完成，完成後的結束階段作業不一定會在這個執行版的專案時程計畫中。但結束階段是專案管理的第五個階段，完成最後程序整個專案才算完成。所以我們將驗收作業也在專案平台建立預計工作項目，納入專案管理。

只有[結束階段]建立的工作項目的狀態都是[已完成]、[100%]，此專案才算完整結束。

• 以此階段的預計工作項目，建立結束階段的新議題：

  • 結束階段
  • -- 最終產出驗收
  • -- 合約行政程序
  • -- 結案報告會議
  • -- 專案後檢討

• 此階段需要建立的新議題 (圖01)

• 將4個子工作項目設定為[結束階段]的子任務。 (圖02)
  

• 建立完成之後的[甘特圖] (圖03)

最終產出驗收

• 依合約進行驗收
  • 專案管理計畫書
  • 系統軟硬體建置計畫
  • 系統分析設計規格書
  • 系統測試計畫
  • 系統測試報告
  • 系統上線計畫
  • 壓力測試計畫
  • 壓力測試報告
  • 系統資訊安全檢測報告
  • 數位化教材
  • 使用者操作手冊
  • 系統管理手冊
  • 技術移轉手冊
  • 系統程式碼
  • 系統保固維運計畫
  • 會議記錄(會議通知單、會議 議程及相關資料、會議記 錄、會議簽到冊)
  • 月工作報告

合約行政程序

• 驗收確認後，依內部採購流程進行採購結案及付款申請

結案報告會議

• 請廠商進行最後結案報告

專案後檢討

• 公司內部針對本專案的執行成效進行檢討作業

就是這樣!

MIS的「SAP ERP導入專案2022」在Redmine專案管理平台的應用講完了。

從專案工具的角度，應用就是這樣，了解Redmine的邏輯後，使用專案平台對專案的進度掌控及管理絕對加分!

但前提是要大家願意用，而且願意認真有效率地用，而且PM會用平台的資訊進行檢討和要求。

所以專案成敗的重點不是平台，不是MIS提供甚麼工具，而是找到對的PM、組一個對的團隊、有效運用系統的工具去做對的事。

就是有效率的管理!

明天預告

變革管理：redmine在MIS專案管理的應用(7)

• 整理及管理分享