週期性任務的自動化處理

開始之前，先讓我引用兩句歌詞

重覆的日子該怎麼逃跑
千篇一律的日常多煩惱
老王樂隊 《穩定生活多美好三年五年高普考》

人類是一個懶惰的動物，我們不喜歡做一再重複的事情
人類還是一個慣性的生物，我們總再重複著類似的日子

若是可以透過自動化的方式來讓我們的生活變得更加的便利輕鬆，那何樂而不為呢？因此今天的內容會說明要如何利用Notion整理我們重複性的任務，並自動添加到資料庫裡進行檢視管理。

場景說明

因為今天的內容是以比較具體的舉例來說明，因此我會先說明適用的場景：

設想你有一些例行需要處理的任務，這些任務是每隔固定週期都會重複發生，而發生之後你通常需要做些什麼後續的行動來追蹤或處理。

若以學生為例，每週的課表會是相同而一再重複的，而對於這些上完的課我們需要做的事情就是根據它的重要性或是熟悉的程度進行複習。而如果是考前才在趕進度的抱佛腳學生(例如我本人)，很容易發生說考前才在整理，進而把寶貴的考前時間給浪費了。因此有一個隨著時間進行而自動建立的流程就會是非常方便的~

Google Calendar

我想大多數的人應該都不會完全沒接觸過Google日曆吧，但還是容我啰嗦幾句整理一下它的特點：

• 方便跨平臺使用，不論是用安卓或是蘋果都可以使用
• 可以非常彈性的建立週期性行程，例如每週、每隔周、每月重複...
• 可以設定不同的日曆進行分類，例如：個人、工作、學習、聚會...
• 可以與其他Google服務很方便的連結，例如：Gmail、雲端硬碟、Meet、Google地圖...
• 免費使用，有Google帳號即可

設定方式

Step1：在Google日曆建立週期性行程

首先我們要在Google日曆上建立週期性的行程，基本上就是在建立你的行程的同時去設定重複的方式即可

Step2：在Zapier進行串接

接下來在Zapier選擇建立一個Google Calendar和Notion連動的Zap

設定觸發事件為「Event Ended」(行程結束的時候)

然後選擇要同步的帳號、日曆，以及是否要篩選日曆事件

接下來在Notion處選擇「Create DataFrame Item」(建立一筆資料在資料庫中)

然後設定要填入的內容，建議在Name裡面加上日期比較方便區分(如果要做比較漂亮的格式化日期的話請參考前一天的內容)

Step3：在Notion管理進度

接下來只要當設定好的日曆當中有對應的事件發生完成的時候，你的Notion資料庫中就會建立一個對應的記錄

然後我們就可以如同在Day07中所述一樣的管理我們的複習進度了~

其他使用方式

建立非週期性任務時同步(免費版ok)

如果你想要在Google日曆建立行程的時候，就同步到Notion的話，那可以更改驅動的事件為「New Event」

建立&更新時同步or與Notion雙向同步(Zapier Pro限定)

如果想要進一步對所有在Google日曆上面的建立和修改都同步到Notion當中，那就需要Pro版本的zapier（詳細見Day18內容），大致步驟如下

• 在Google Calendar建立事件同步到的時候，留一個記錄Google日曆的id的欄位
• 當事件被修改的時候，根據id在Notion中找到對應的Item
• 修改Notion中這個對應的Item

技巧13：在Notion頁面中嵌入Google日曆的方式

如果你想要在你的Notion頁面中也顯示Google日曆的話，那不妨可以試看看indify.co這個工具，它可以連結到你的Google日曆並且讓你嵌入到你的Notion當中（同時也有許多其他有趣的Widgets可以玩看看哦）

註：免費版本的只能同時顯示一個日曆，這部分可能要自己取捨看看~

嵌入效果