前言

我們在第一天的文章討論了〈為什麼要用 WordPress 打造遠端團隊管理協作平台〉，但我們今天要更進一步的討論「說到底，為什麼需要遠端協作平台？」
建立遠端協作平台最核心的目的，是要提升遠端協作時的工作效率以及降低溝通成本。除了從公司協作得到的心得外，也受到 Webconf 時聽到的分享〈建立高效的遠端協作團隊：策略和實踐〉所啟發。

遠端協作的核心：非同步溝通與文件

遠端協作最大的特質在於時間與空間的彈性安排，因為彈性增加了，因此每個人開始工作的時間點會產生時差，這時非同步溝通就會成為遠端協作的重點。

什麼是非同步溝通

相對於直接傳 LINE、Messenger 或是打電話的「同步溝通」，非同步溝通泛指各種「我先把東西擺著，你之後再幫我處理好」的溝通方式。

文件是能夠有效進行非同步溝通的根本

由於遠端團隊在協作時會有時差問題 (不論是物理上或是行為上)，因此相較於散落在各地的訊息，有條理與脈絡的文件，會是進行非同步溝通時的重要依據。

文件的種類

與遠端協作最有關的文件種類有三種：

• 手冊：新同事在到職時，是否能快速上手接替原本的職務，或是休假時的交接，都是依靠手冊進行溝通。除了是新手教學以外，也是工作流程的交接。除此之外，關於專案的詳細資訊，例如客戶的帳號資訊，專案里程碑 (milestones) 等。
• 會議記錄：對於遠端協作來說，會議是好不容易可以進行同步溝通的場合，因此不能讓會議變成浪費時間。一旦有約開會，就需要準備會前文件 (議程與討論內容) 以及會後紀錄。
• 任務說明：比起前面兩種典型的「文件」，任務說明則是時常被忽略的文件類型。以我們公司使用的任務管理工具 Asana 來說，如何透過任務名稱與任務說明去理解需要執行的工作細節是十分重要的。若以跟工程師比較有關的例子，就是像 GitHub 頁面上的 Issues。

遠端協作平台作為非同步溝通的集散地

現在我們知道非同步溝通與文件之於遠端協作團隊的重要性，為了可以將遠端協作所需的文件集中管理，這時便是協作平台出場的時候。

明天我們將進一步梳理遠端協作平台需要的功能。