前言

昨天我們討論了〈為什麼企業需要遠端協作平台？〉，今天我們要開始規劃遠端協作平台需要的功能。
基於遠端工作的核心功能在整合「非同步溝通」，因此我們將根據這個目的，梳理遠端協作平台的工作流程後，列出需要的功能。

遠端協作的基本流程

以我們自己公司的工作流程來說，雖然各成員間在習慣上有些微差異，我們的協作流程可以簡化成四個步驟：發生需求、指派任務、進度回報，以及確認結果。

發生需求

需求是最基礎的開始。這些需求可能源自於內部的策劃、營運需求或外部的客戶反饋。舉例來說，對於開源專案，需求通常以 Issue 的形式被開立。在這個階段，最重要的是將面對面或即時的同步溝通轉化為明確且可管理的任務。在實作上，可以是從通訊軟體中擷取資訊，轉換為任務，或是直接提供客戶開立支援工單 (Support Tickets) 的功能。

指派任務

所以在建立支援工單後，下一步就是確保這些需求被正確地轉換為實際的任務。為此，建立了支援工單後，我們需要可以遠端協作平台上檢視任務細節、設定期限和指派相關人員，確保每個人都能夠清楚地理解他們的責任。

進度回報

員工在接受任務後，進度的透明性變得相當重要。受指派的員工應當在任務完成或達到某個重要階段時，能夠及時向任務管理員或主管報告進度，以確保整個團隊對進度有明確的認知，並有助於及早發現和解決任何潛在問題。

確認結果

在分派任務後，任務管理員或主管需要具備相應的權限和功能來檢核每項工作的結果，並確保它們符合公司標準和客戶期望。

遠端協作的情境

在瞭解遠端協作的基本流程後，我們現在要探討在遠端協作中可能遇到三種的典型情境，並針對每一情境概述其相關的協作活動。

新進員工到職

當新進員工遠端加入公司時，首要之務是確保他們完全了解並接受公司的工作規則。此外，人資部門需要能夠安全存放員工的基本資料，紀錄他們的薪資和休假資訊。接著，需要安排員工進行基礎訓練，幫助他們熟悉公司的工作流程和文化。完成訓練後，需要為他們進行測驗，以確認他們已經掌握所需的知識和技能。最後，他們將與原本的客戶經理交接任務，以確保他們能夠順利接手與客戶相關的工作。

客戶諮詢

當客戶有新的需求或問題時，他們首先會向公司提出諮詢或需求。此時，接收客戶諮詢的業務，需要根據客戶的時間和需求安排會議。為了確保會議的效果，業務需要提前準備必要的資料並掌握目前公司擁有的資源，這些資源需要可以在遠端協作平台上存取。在會議結束後，同仁需要將會議紀錄上傳至平台，確保所有相關人員都可以查閱，最後整理並回報給客戶，確保他們了解公司對其需求的回應和計劃的進展情況。

產品開發和上線

對於資訊公司來說，這個情境的複雜性和多階段性使得遠端協作工具和策略變得更加重要。首先在開發前期的市場分析，需要團隊將蒐集的資訊整理並共享於平台上，接著透過平台存取設計草圖與原型。在取得原型後，開發人員需要可以在平台上更新開發進度，並進行版本控制。在完成開發後，需要由使用者測試並回報相關錯誤。在產品上線後，需要可以持續取得使用者回饋，針對產品進行最佳化。

需求探討

在瞭解遠端協作的流程與工作情境後，我們可以列出遠端協作平台會需要的功能如下：

• 即時通訊整合：能夠擷取通訊軟體的資訊並轉換為任務。
• 支援工單系統：讓客戶或團隊成員可以直接開立需求或問題。
• 任務進度管理：顯示任務的描述、期限、受指派人員等。
• 指派功能：將特定的任務指派給團隊成員或部門。
• 指派與逾期通知：當任務即將到期時可以通知成員，或是當成員被指派時會接獲通知。
• 審核和評論工具：允許主管或相關人員審核結果並給予回饋。
• 員工資料庫：安全地儲存新員工的基本資訊、薪資核發資訊和休假紀錄。
• 基礎訓練知識庫：管理新進員工需知的資訊。
• 會議安排工具：根據客戶的時間和需求設定會議。
• 業務資源共享：可以存取公司的提案資料。

接下來的內容，會針對各種需求，提出如何在 WordPress 實現，或是能夠如何與 WordPress 的遠端協作系統做整合。但是在我們開始進入實作之前，我們會在明天先探討 WordPress 預設如何儲存資料，以及這樣子的儲存方式對於建立遠端協作平台的優缺點。