採購系統是有效管理和控制企業採購流程的關鍵，有助於降低成本、提高效率和確保供應鏈的穩定性。

以Odoo採購模組的功能，能清楚地透過Dashboard了解與供應商進行詢價的進度及額度。

1、詢價單(採購單)管理

1-1、詢價單

• 供應商：可輸入『供應商代號』或『供應商名稱』模糊搜尋
• 供應商編碼：可後續填寫供應商提供的收貨單資訊。
• 貨幣：依供應商設定帶入。
• 訂單截止日：填入供應商提供的報價單有效日。
• 預計到貨：依照明細『預計到貨日』帶入最近一筆日期。
• 向供應商確認供貨日期：依供應商設定帶入。

1-2、產品

• 產品：可輸入『商品代號』或『商品名稱』模糊搜尋帶出。
• 說明：依商品設定帶出，後續會呈現在報表上。
• 預計到貨：依『當日＋供應商價格表設定』計算帶出。
• 數量：依廠商訂單資訊填入。
• 計價單位：依商品設定帶出。
• 單價：依廠商訂單資訊填入、或依供應商價格表設定帶出。
• 稅金：依商品設定帶出。
• 未連稅：意即未稅價。

1-3、其他資訊

• 買方：採購人員。
• 來源單據：廠商提供訂單單號。
• 付款條件：與廠商交易條件。
• 國際貿易術語&位置：外銷紀錄使用。

2、發送詢價單

這裡可透過兩種方式把詢價單提供給客戶

1. 透過郵件發送：如畫面直接發送供應商信箱中，發送完畢後將會更新狀態
2. 列印詢價單：下載PDF後並自行夾帶附件到email，最後發送給供應商

3、採購單成立

3-1.確認採購單

點擊左上『確認訂單』button後，將會自動右上角『狀態列』狀態資訊，並且產生對應的收貨單準備廠商送貨過來。

3-2.採購單鎖定

當如果公司流程在『採購單確認後，需要講單據鎖定避免人員異動，可到『配置 > 訂單 > 鎖定確認訂單』進行設定。

這時候就可以看到許多重要的欄位都無法進行變更、修改，如果要進行『解鎖』須為採購管理員才有相關權限進行。

4、加碼-採購額度控管

當公司有需要進行採購額度的控管時，可到『配置 > 訂單 > 採購訂單審批』進行設定。

此時當採購單進行確認＋額度超過時，狀態會增加『待批准』，需等到管理員進行審核才可以變成已確認。