甘特圖長期以來一直是專案管理的主要內容，提供專案時間表、任務和依賴關係的可視化表示。
這些圖表以20 世紀初率先使用這些圖表的亨利·甘特 (Henry Gantt) 的名字命名，已成為現代項目和項目組合規劃中不可或缺的一部分。
但要有效建構甘特圖需要哪些資訊呢？如何在這樣的圖表中對專案組合進行建模？
在這篇文章中，我們詳細介紹甘特圖，包括它與其他類型圖表的比較、它們的優點、以及如何製作自己的圖表等等。
甘特圖是一種水平長條圖，顯示專案的計畫進度及其隨時間變化的任務或事件。
甘特圖最簡單的形式是沿著垂直 (Y) 軸的項目列表，根據水平 (X) 軸上的時間建模，這是團隊或組織目前正在處理的任務或專案以及未來計劃的任務和專案的基本二維視覺化。
甘特圖通常用作專案進度表，因為它們是按時間顯示活動的最有用和最經典的方式之一，它們還可以顯示任務依賴性（每個任務如何與其他任務連接）。
通常來説，設定甘特圖需要 5 個元素：
任何甘特圖的核心都是任務清單。
在專案管理中，這只是完成專案所需完成的任務清單。
而在專案組合管理中，這是一個專案清單。
一旦你了解了項目的概況，你就可以更詳細地描述每個項目的特徵以及它們之間的關係。
專案經理需要估計每個項目的持續時間。
根據可用資源計算需要多長時間，時間長度決定了圖表中項目長條的長度。
然後確定一旦必要的資源可用，專案可以開始的最早日期，以及絕對必須交付之前的最終日期。
里程碑是專案時程中的重要點，標誌著關鍵成就或可交付成果。
將里程碑納入甘特圖可為利害關係人提供清晰的進度指標，追蹤關鍵時刻並使持續時間估計更加具體。
任務很少是孤立存在的；他們經常相互依賴或影響，了解它們的依賴性是正確排序活動的基礎。
有些任務在其他任務完成後才能開始（完成到開始），而有些項目可能會重疊（開始到開始、完成到完成）。
識別依賴關係可確保產品組合的順利流動並減少瓶頸。
在甘特圖中，這些通常由將項目欄相互連結的箭頭表示，有時在里程碑層級。
沒有資源（無論是人力、財力或物質），專案就無法完成。
資源分配可確保在需要時提供必要的支持，防止資源衝突並最佳化效率。
儘管它們在圖表中不直接可見，但它們是確定視覺元素的外觀和之間關係的關鍵組成部分：項目欄有多長，何時可以安排後續項目等。
將所有這些元素結合在一起有何意義？這是追蹤投資組合進度的能力。
定期更新甘特圖的實際進度可以與計畫的時間表進行比較。
在大多數專案中，這種進度追蹤必須由專案經理憑直覺進行，他們將當前日期與已核對的任務數量進行比較，或根據他們從團隊成員那裡聽到的情況對進度進行「直覺」比較。
追蹤進度使專案經理能夠及早發現偏差、降低風險並及時採取糾正措施。
甘特圖可幫助你組織專案、提高整體專案可見度並讓每個人都步入正軌。
甘特圖還可以幫助管理者在需要的時間和地點提供資源，並鼓勵專案團隊成員之間的協作。
在下面這個範例中：
專案中的任務在甘特圖的 Y 軸上表示，其持續時間在 X 軸上，每個任務都由一個條形表示，條形的長度代表其持續時間，如果你看到兩個條在 X 軸上重疊，則表示它們是同時出現的。
正如你在此甘特圖範例中所看到的，甘特圖使專案經理能夠快速查看專案信息，例如：
事實證明，甘特圖對於保持專案步入正軌非常有用，特別是當你有多個依賴項並且許多任務同時發生時。
在繪創建甘特圖之前，你需要與你的團隊聚集在一起進行規劃，並討論出以下的要點：
需要注意的是，建立甘特圖所需的基本資訊是任務清單及其開始日期和結束日期，而根據甘特圖工具允許的複雜性，你可以添加更多詳細信息，例如任務依賴性、關鍵任務、分配的資源等。
下面我們介紹一個超級專業的甘特圖製作軟體-Monday.com 工作管理系統，讓你可以隨心所欲地製作出清晰的，能追蹤專案進度的甘特圖。
甘特圖是一種專案調度工具，因此幾乎包含在所有專案管理軟體中，作爲一款實用的專案管理軟體，Monday 管理系統當然也能輕鬆幫你製作和設定甘特圖。
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第一次使用系統可能會問你一些問題，根據自己的情況勾選即可。正式進入系統之後，在工作區域建立一個工作板。
將完成專案所需的任務一一列出。
確保你的工作板表格中有時間軸列和依賴性列，這兩個列是建立甘特圖所必須要的，其他的如任務負責人、任務優先級、分配資源等可以根據自己的需要設定。
將所有參數，如各項任務的時間持續時間、任務負責人、任務依賴關係、任務狀態等一一填到工作板表格中。
在上方板視圖選單中，選擇「Gantt」即可將工作板的任務轉換為甘特圖圖表，你可以透過即時編輯和甘特基線等功能獲得更多創意，它允許你根據計劃的時間線可視化當前專案的進度。
透過Monday工作管理系統，你可以靈活地按照自己的意願視覺化你的工作，當任務在看板上開始時，你無需從甘特圖返回看板視圖，直接從甘特圖視圖中更新任務即可，而無需來回切換。
如果你還不清楚如何使用這個軟體製作甘特圖，看看這個影片教學吧：
任何工具都有優點和缺陷，甘特圖這個工具也不例外，下面我們看看甘特圖有什麽優點和缺點吧！
專案經理使用甘特圖來組織專案的原因有很多，甘特圖為團隊提供了許多好處，使任務協作和專案更新變得更加容易，使用甘特圖的好處有：
· 甘特圖透過識別任務依賴關係幫助團隊理解關鍵路徑
· 專案經理可以透過查看每個任務的開始和結束日期並識別資源和調度中的衝突來更好地有效地分配資源
· 甘特圖為團隊成員提供了專案及其進度的清晰直觀的表示，幫助每個人進行專案進度管理
· 追蹤多項任務的進度並將其與計劃時間表進行比較，以識別潛在的延遲或瓶頸並改善時間管理
· 當團隊成員被分配任務並了解他們的職責和截止日期時，任務所有權更加明顯
· 專案經理可以透過可視化任務依賴性和關鍵路徑來識別潛在風險並相應地制定措施
· 甘特圖促進與團隊成員、客戶和利害關係人的溝通，幫助管理期望，同時提供專案進度的清晰概述
雖然甘特圖的好處是不可否認的，但它們並不總是最適合每個團隊或專案，但也不是說不能使用甘特圖，只是存在一些潛在的障礙，，通常可以透過適當的規劃、實施和持續的團隊溝通來避免。
當涉及包含許多任務的更大、更詳細的項目時，甘特圖可能會變得複雜且具有挑戰性，如果不仔細管理資源，甘特圖可能會使團隊成員因多項任務而超負荷。
不熟悉甘特圖的團隊成員可能會經歷一段陡峭的學習曲線才能完全理解並有效地使用它們，某些甘特圖可能不包含任務的所有必要信息，例如描述或所需資源，從而導致延遲。
所以如果製作甘特圖是你的任務和責任，那麽這邊強烈建議你使用專案管理軟體進行設定，這樣你可以透過自動化、整合通訊工具等幫助你避免這些缺點。
甘特圖是規劃和安排非短期專案的好選擇，你可以使用甘特圖來繪製專案需要多長時間、評估所需的資源以及任務的順序（包括任何依賴項）。
總而言之，你可以看到甘特圖提供了一種可視化專案的有用方法，隨著甘特圖軟體的出現，它們可以將你團隊的流程提升到一個新的水平。
Monday 專案管理軟體提供了很多的高級功能，例如不同的圖表視圖、可自訂的自動化、整合以及過濾所包含資訊的能力等等，因此，如果你正在尋找一個可以管理各種規模和行業的專案以及強大的甘特圖的視覺化解決方案，這是個不錯的選擇。
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