在管理一個大型組織中成員的雲端權限，每當有新的大量成員加入時
我們就必須手動一個一個開雲端權限，真的是超級累人的工作，有時候甚至不止一個雲端硬碟
如今有 GAS 我們就可以實作「團隊檔案權限管理小幫手」！
可以利用 Google Apps Script 來批次管理團隊成員在 Google Drive 上的檔案權限啦～

今天舉一個比較小型的例子，分為六步驟來說明：

步驟 1: 設定檔案與成員資料

• 首先，定義你要管理的檔案或資料夾的 ID，以及團隊成員的 Email。你可以把這些資料存在 Google Sheets 中，並讓程式讀取它們。

function managePermissions() {
  // 定義 Google Sheets 的 ID，這個 Sheets 用來儲存檔案ID和團隊成員Email
  var sheetId = '你的GoogleSheetID';
  var sheet = SpreadsheetApp.openById(sheetId).getSheetByName('Permissions');  // 假設有個名為 "Permissions" 的工作表
  
  // 取得檔案與成員資料
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) { // 從第二列開始，第一列是標題
    var fileId = data[i][0];  // 假設第一欄是檔案ID
    var email = data[i][1];   // 假設第二欄是成員的Email
    var role = data[i][2];    // 假設第三欄是權限 (如：VIEWER 或 EDITOR)
    
    updatePermission(fileId, email, role);
  }
}

步驟 2: 更新成員的權限

• 使用 DriveApp 來更新每個檔案的權限。根據成員的角色（查看者或編輯者）來設置相應的權限。

function updatePermission(fileId, email, role) {
  var file = DriveApp.getFileById(fileId);
  
  if (role === 'VIEWER') {
    file.addViewer(email);  // 增加為查看者
    Logger.log('Added ' + email + ' as a viewer to file: ' + fileId);
  } else if (role === 'EDITOR') {
    file.addEditor(email);  // 增加為編輯者
    Logger.log('Added ' + email + ' as an editor to file: ' + fileId);
  } else {
    Logger.log('Invalid role specified for ' + email + ' on file: ' + fileId);
  }
}

步驟 3: 設置 Google Sheets 資料格式

• 在 Google Sheets 中，創建一個新的工作表命名為 Permissions，並填入以下欄位：
  • File ID / Folder ID: 你要管理的檔案或資料夾的 ID。
  • Email: 團隊成員的電子郵件地址。
  • Role: 權限類型，可以是 VIEWER 或 EDITOR。

例如：

步驟 4: 執行程式

• 保存並執行 managePermissions() 函數，程式會自動讀取 Google Sheets 中的資料，並根據每個成員的權限設置相應的檔案分享權限。

步驟 5: 進階功能：移除使用者權限

• 如果需要，還可以新增一個功能來移除成員的權限。

function removePermission(fileId, email, role) {
  var file = DriveApp.getFileById(fileId);
  
  if (role === 'VIEWER') {
    file.removeViewer(email);  // 移除查看者
    Logger.log('Removed ' + email + ' as a viewer from file: ' + fileId);
  } else if (role === 'EDITOR') {
    file.removeEditor(email);  // 移除編輯者
    Logger.log('Removed ' + email + ' as an editor from file: ' + fileId);
  }
}

步驟 6: 自動化 - 例行性更新（optional）

• 你可以設置一個 time trigger 時間觸發器，讓程式定期運行，去自動檢查與更新檔案的權限
• 進入 Google Apps Script 編輯器中的「觸發器」選項，設置定時觸發器，例如每週或每天運行一次 managePermissions() 函數。

這樣的團隊檔案權限管理器可以自動化地管理 Google Drive 檔案的查看或編輯權限～
尤其對於需要頻繁更新團隊成員或權限的情境非常實用！
之後就再也不用一個一個設置團隊成員的權限，可以快速用 google sheet 來做管理與追蹤唷！