💡 在本文章你將學到：利用一實例將上篇的概念實踐出來

前言

上篇我們已經了解如何將模糊不具體的需求具象化了，那我們下一步應該就是思考要怎麼將這些需求以各種方式產出，我們一樣利用「作為人資角色，需要發出一封教育訓練通知信」為例，一起來看看如何做到吧！

內文

首先，我們基本上主要掌握兩點：抽換資料、呈現樣式

1. 抽換資料：確認哪些資訊是會被重新更新?

   1. 通常都會建立一個空間（資料庫）作為資料來源或者紀錄表，將會被一直引用的紀錄收納起來管理。

      💡小撇步分享
      以範例而言，我是將記錄存在 Excel 裡，原因有二

      1. 方便、簡單：這是一般大家最唾手可得用來記錄任何資料的工具。然而，僅限於簡單資料，若你今天的紀錄較龐大、講求效能，較不建議使用 Excel 作為存放紀錄的地點。
      2. 連結 Power Automate 無痛點：如同這篇所提到的都是微軟一家人，當然 Excel 比其他非微軟開發的軟體是更不需要自行建立 API 的選項

      因此，如果你是一個在資料庫這顆技能樹並沒有點太多或資料沒有太多到數萬筆的話，Excel 是你的好選擇

      另外這是我 Power Platform 環境裡的資料庫大比拚 歡迎參考

   2. 以範例而言，Excel 是紀錄存取區，而記錄結構則是表格類型，將記錄拆分成不同的欄位，經過在需求都說不清楚？將抽象需求具象化 （上） 的處理後如下圖：

      

      會如此訂定欄位，是希望未來這個表格保有彈性，不僅限於發布教育訓練通知信，也能在其他場景應用它，這邊我稍微針對較特別的欄位說明：

      • id：代表每筆紀錄的身分證字號，它是唯一值，讓 Power Automate 可以辨識各筆紀錄
      • 時間：之所以不將其與日期合併，目的是為了讓欄位保持專一，並且也保持彈性，讓他在後續應用時可以十分靈活
      • 預約傳遞時間：由於會列在這個 Excel 的紀錄，通常不會是在當下要發出訊息，一定是希望能在指定時間執行就好，這邊要先埋入預約傳遞時間作為後續判斷執行與否的參考
      • 已發出：與預約傳遞時間的目的有些類似，但有些不同的是它是用以這封信是否真的已發出作為提醒。
      • 信件主旨、主辦單位、日期、地點、學生、CC：這些欄位是我認為在一封信寄出之前必須要考慮到的資訊，你也可以自行依照需求伸縮

2. 呈現樣式(Power Automate)：確認第一點的資訊會在哪個地方呈現? 如何呈現？

   1. 白話來說，其實就是在正式到 Power Automate 執行之前，你腦中所希望這封信可以如何在 Email 呈現給 TA ？如此一來在後續佈署時可以更快速，也訓練大家先思考過其可行性。

   2. 下圖是我認為後續的呈現樣式

      

後話

上一篇與本章節的內容可以視為連貫性，目的是希望能讓大家將抽象的需求具象化 → 標準化、規格化，以做到具有「範本」的性質，讓大家可以在後續即便使用情景有改變，依然可以套用。

以下也不免俗地請 GenAI 針對本章節提供摘要吧！

列點摘要 by GenAI

主要掌握兩點

1. 抽換資料
   • 確認哪些資訊會被重新更新。
   • 建立資料庫（如 Excel）作為資料來源或紀錄表，方便管理和引用。
   • 小撇步分享:
     • Excel 方便且簡單，但不適合處理龐大資料。
     • 連結 Power Automate 無痛點，因為 Excel 是微軟開發的工具。
   • 紀錄結構:
     • 使用表格類型，將記錄拆分成不同欄位，保持彈性以適用於多種場景。
     • 特別欄位說明：
       • id: 每筆紀錄的唯一識別碼。
       • 時間: 保持專一，方便靈活應用。
       • 預約傳遞時間: 為後續判斷執行與否的參考。
       • 已發出: 提醒信件是否已發出。
       • 信件主旨、主辦單位、日期、地點、學生、CC: 必須考慮的資訊。
2. 呈現樣式 (Power Automate)
   • 確認資訊在哪裡呈現及如何呈現。
   • 在正式執行前，思考信件在 Email 中的呈現樣式，以便快速佈署和驗證可行性。