辦公文書的首選通常是Microsoft或Google 系列，但在功能上面，它們是否一直都能替代彼此呢？

根據個人的使用經驗來說，文書軟體的使用者可以依使用程度而分為五個階段：

• 極少使用者｜以資料輸入、列印為主，偶爾需稍微排版(如：變粗體、字體放大、有背景顏色)。
  • 此階段的工具類似於數位版的A4紙、能列印的記事本、能調整字體大小的Note。
• 輕度使用者｜會使用簡易功能(如：函數、格式)，並將檔案作為簡易資料庫使用。
  • 此階段的工具類似於有特定格式的紙本資料，如：存摺、日記本、記帳本。
• 中度使用者｜能將檔案作為完整的資料庫使用，並有效降低人工輸入的需求，如：A2輸入2024/9/24，但資料顯示為"2024年9月24日 星期二"。
  • 此階段的工具類似於資深助理，能根據已知需求(使用者的設定)降低人工重複處理的比例。
• 重度使用者｜能有效使用進階功能以節省時間，並建立成熟的資料庫。
  • 此階段的工具類似於個人秘書，除了根據需求達成目的，更能建立「可靠的」資料庫。
• 極重度使用者｜能在軟體上「開發」需要的功能，並進行流程自動化、儀表板建立...等。
  • 此階段的工具類似於－OOO(使用者姓名)的專屬軟體，功能與介面圍繞著使用者而建立。

使用需求比較

在前兩個階段內，對於使用者而言，文書軟體其實沒有多大的差別，就像當需要在現成圖片上加入簡易文字時，小畫家、Line圖片工具應該就非常足夠了。換言之，當挑選資源時最看重的僅有「立即解決當下的需求」，那通常就在此階段。

通常而第三個階段（中度使用者）開始，文書軟體才會對於使用者有意義，而這時候資源的使用差異才會呈現出來。
因此當今天需要使用至第四階段（重度使用者）時，Microsoft或Google 系列產品才會有其不可替代性，不然其實從一個全數換到另一個皆是有可能的：

根據上述例子能發現，第四階段（重度使用者）內軟體才會被視為核心工具，同時，假設要使用其他平台的話，既有資料也將會是轉移成本的其中一個重要考量點。

絕大多數的人止步於第三階段（中度使用者），而第五階段的人員甚至會有撰寫程式的基本能力/素養。

實際使用心得分享

個人使用文書軟體的時間不長(約6年)，但目前已是標準的第五階段使用者，以下是我的一些個人使用心得：

好用程度－Microsoft > Google

• 需要透過「搜尋功能」查「符合條件的某筆資料」時（尤其是在Excel vs. Google Sheet的狀況）。
  • 舉例：希望只輸入「王」，就能找到王大明的第2筆資料、不確定要找的資料具體在哪個工作表。
• 在篩選資料時，希望能透過按鈕點選項目（不用先按篩選再輸入搜尋字詞）。
• 需要離線使用檔案、編輯檔案時的網路不穩定。
  • Google 可離線使用而資料會於連上網路時更新至雲端，故此過程中若其他裝置有打開資料且做變更，可能會造成一些不便。
• 希望檔案只存於地端、交流對象必需使用docx、csv、xlsx...等檔案類型。
  • Google 的資料可下載成Microsoft的檔案格式，但函數不一定能完全兼容，可能會喪失部分功能（如：部分儲存格變成空白、App Script的設定不會變成VBA）。
• 不需要太多函數的進階功能、不介意使用訂閱制者。
• 會使用VBA、Power BI...等其他Microsoft進階功能/軟體者。

好用程度－Google > Microsoft

• 需要與他人同時線上共編(Microsoft的共編真的每次都用到火大)。
  • 包含與非固定的對象同時共編、多人同時共編...等，如：線上授課時讓學生將回答填在Google document內。
• 需要最新的函數功能者（自訂函數真的降低好多使用錯誤的狀況）、單一檔案的資料不大。
• 希望更容易地串接資料者，尤其是在格式並沒有完全統一的狀況下：
  • 若要匯入多來源的資料，那Microsoft的流程基本上是先統一匯入，再調整成相同的格式（資料清洗的難度大增）。
  • Google則是可以先調整成相同的格式(搭配filter、choosecols...等)，再統一匯入(使用Query)。
• 希望學習難度較低的文書工具（與Microsoft相比）。
• 會使用JS、Python、Google 表單、GA...等程式碼與Google軟體者。
• 資料可放置於雲端，並沒有只能保存於地端的情況。

結論（僅為根據個人經驗提出的看法）

如果要快速使用、遠端管理、團隊管理、規模化管理，那會比較建議使用Google Workspace。
但如果不介意入門門檻較高（需要比較長的時間學習）或是單一檔案的大小/資料筆數較大的話，那Microsoft能提供相對更完整的需求。

不過如果網路不好又需要共編的話，萬分建議使用Google Workspace而非Microsoft，因為使用Microsoft的話在那個狀況下可能連共編的Email連結邀請都收不到，Google Workspace頂多是他人編輯的內容較晚出現而已，仍能達到共編的需求。