在完成了系統的架構設計和細節討論之後，接下來進入實際使用階段時，我們需要注意一些關鍵要點，以確保kintone 系統能夠順利運行並持續滿足業務需求。
尤其是在系統逐漸擴展和增加功能的過程中，妥善管理應用程式的設置和維護顯得尤為重要。

1. 規劃應用程式的管理員

kintone系統因其高彈性特性，允許用戶隨時追加或修改欄位，設置簽核流程等功能。
這種靈活性是kintone的一大優勢，但同時也帶來了管理上的挑戰。如果每位使用者都可以隨意調整應用程式的設置，可能會導致欄位意義不清晰或設定混亂，最終影響系統的可用性。因此，設定專門的應用程式管理員是至關重要的。

管理員應該負責維護應用程式的整體結構，確保所有的修改和添加都有明確的目的和定義，避免不必要的重複或無意義的欄位。
建議設定一至兩名管理員來負責這些任務，他們可以是業務部門的專業人士或IT團隊中的成員，具有良好的系統知識和業務理解力。這樣可以確保應用程式的設定始終保持一致和高效。

2. 避免不必要的欄位和設置

在使用kintone系統時，隨著需求的變化，可能會有需要追加或修改欄位的情況。
為了防止系統變得越來越複雜，我們應該制定明確的規範來管理這些變更。
例如，任何新增欄位或修改應經過預先審核，以確保其必要性和合理性。
此外，定期對應用程式進行檢查和清理，刪除不再使用或冗餘的欄位，也能有效防止系統的膨脹和複雜化。

3. 管理自訂開發功能

對於經過開發商客製化的應用程式，隨意修改欄位或設置可能會導致客製化功能崩潰，影響整體應用程式的正常運行。
這就要求我們在進行任何修改之前，必須詳細了解客製化功能的實現細節，並在必要時與開發商或技術支持進行溝通。
確保所有變更都不會干擾到現有的客製化設置，是保障系統穩定性的另一個關鍵步驟。

4. 定期培訓和支持

隨著系統使用的深入，員工可能會遇到各種操作問題。
為了確保他們能夠高效地使用系統，定期提供培訓和支持是必不可少的。
可以安排系統培訓會議，製作操作手冊，並設置專門的技術支持渠道，幫助使用者解決在使用過程中遇到的問題。

在kntone系統的使用過程中，妥善管理應用程式的設置、避免系統複雜化、維護自訂開發功能的穩定性，以及提供足夠的培訓和支持，都是確保系統高效運行的關鍵要素。透過這些措施，我們可以讓系統更好地服務於業務需求，並持續為企業創造價值。