為了更流暢地處理來自客戶使用 NextSuite 發送的訂單（PO）並回傳來自 SAP 的出貨單，團隊預計需要建立一些 EDI (Electronic Data Interface) 的自動化流程，以下是每個步驟的工作流程：

1. 接收來自 NextSuite 的採購訂單（PO）

• 動作：
  • 財務統計客戶訂單，透過 EDI 從 NextSuite 發送訂單（PO）。
  • Odoo 接收並處理 PO，創建新的銷售訂單。
• 自動化：
  • 使用 EDI 850（採購訂單）進行傳輸。
  • Odoo 解析並匯入收到的 PO 資料，確保正確的商品、數量和交貨細節匯入系統。
  • 發送 EDI 997 回覆通知給客戶，確認已收到 PO。

2. 訂單驗證與確認

• 動作：
  • 核對 PO 資料與 SAP（倉庫系統）中的現有庫存和交貨時間。
  • 如有必要，對於庫存不足的商品，自動向供應商生成採購訂單。
• 自動化：
  • 系統自動檢查 SAP 中的庫存水平並更新 Odoo 上的現有庫存狀況。
  • 如果庫存充足，確認 PO 並進入履行階段。
  • 如果庫存不足，通知採購團隊或自動發送採購請求給供應商。

3. 生成出貨計劃

• 動作：
  • 根據確認的 PO，在 Odoo 中生成出貨計劃。
• 自動化：
  • 整合 SAP 查詢可用的發貨日期和交貨時間。
  • 在 Odoo 中創建交貨排程並通知倉庫準備出貨。

4. 倉庫履行（SAP 整合）

• 動作：
  • 倉庫使用 SAP 處理訂單，確保訂單被揀選、包裝並準備出貨。
• 自動化：
  • SAP 向 Odoo 發送訂單進度更新（揀選、包裝和準備發貨）。
  • 使用 EDI 940（倉庫出貨單）自動化 Odoo 與 SAP 之間的溝通。
  • SAP 和 Odoo 進行即時庫存調整，以反映出貨的商品。

5. 生成出貨單及發貨通知

• 動作：
  • 一旦倉庫完成訂單處理，生成出貨單並準備發送提前出貨通知（ASN）。
• 自動化：
  • 使用 EDI 856（提前出貨通知）通知 NextSuite 客戶有關出貨細節（商品、數量、發貨日期和預計交貨日期）。
  • SAP 和 Odoo 自動生成出貨文件（包裝單、提單）並通過 EDI 傳輸給 NextSuite。
  • 自動在 EDI 856 文件中包含追蹤號碼和運輸商資訊。

6. 向客戶更新出貨單（透過 SAP）

• 動作：
  • 訂單出貨後，向客戶提供最終的出貨單。
• 自動化：
  • SAP 生成最終的出貨單，包含所有相關的細節，並自動透過 EDI 945（倉庫出貨通知）傳輸給 NextSuite。
  • 出貨單包含最終出貨的數量、追蹤資訊和使用的運輸商。
  • Odoo 根據 SAP 的出貨確認自動更新出貨狀態。

7. 開立發票與計費

• 動作：
  • 一旦商品出貨，Odoo 自動為客戶生成發票。
• 自動化：
  • 使用 EDI 810（發票）將發票發送給 NextSuite，確保它與出貨商品和約定的價格相符。
  • SAP 與 Odoo 同步確認所有出貨商品與 PO 相符，發票開立程序才會繼續。
  • 如果客戶未在到期日內付款，自動生成付款提醒或後續通知。

8. 退貨與異常處理（如有需要）

• 動作：
  • 如果有任何退貨或異常情況，透過 Odoo 和 SAP 處理退貨。
• 自動化：
  • 使用 EDI 846（庫存查詢/建議）通知客戶庫存差異，並使用 EDI 180（退貨授權）管理退貨。
  • SAP 將收到的退貨更新至 Odoo，這會自動觸發退貨單或調整客戶發票。