客製化商品的PO檢查

針對客製化商品，處理流程相較複雜，因為每個訂單的商品可能需要根據客戶的特定需求進行定制。這增加了錯誤的風險，特別是在檢查和出貨的每個環節。因此，在原本的流程上，需要加入客製化商品的特殊管理流程，以降低相關錯誤。以下是加入客製化流程後的更新流程與錯誤預防建議：

1. PO 接收時的客製化需求核對

• 動作：
  • 當 Odoo 接收到客戶的 PO 時，特別是針對客製化商品，應自動檢查 PO 中的客製化需求是否明確、合理，並且符合內部製造條件。
• 自動化：
  • 在 PO 資料中建立自動化檢查機制，核對客戶的客製化要求是否完整，包括尺寸、模組、剩餘庫存、S/N序號等。
  • 如果客戶提供的資料不符合出貨條件，系統應發送通知給客戶處理（財務）部門，要求與客戶進一步確認。
• 通知方式：
  • 系統自動通知專門負責客製化訂單的負責人，以檢查和確認訂單需求是否合理。

2. 設計與製造前的二次確認

• 動作：
  • 在進入設計與製造流程前，必須進行二次確認，確保所有客製化要求都已被理解和確認。這可能涉及與客戶進行再次溝通，以確認定制需求。
• 自動化：
  • Odoo 可設置自動流程，將客製化訂單標記為需要二次確認的訂單，並發送通知給設計或製造部門。
  • 設計完成後，系統自動發送客製化確認表單給客戶，要求他們確認最終設計。
• 通知方式：
  • 通知設計部門和製造部門進行客製化確認，並且自動提醒負責的業務人員與客戶進行溝通確認。

3. 製造過程的品質檢查

• 動作：
  • 客製化商品通常會因為需求多樣而增加製造複雜度，因此在生產過程中需要多次檢查，以確保製品符合客戶的要求。
• 自動化：
  • 在製造的每個關鍵階段進行質量檢查，並記錄結果。Odoo 可以設置自動化檢查點，例如在製造完成後進行初步質量檢查，並將結果上傳到系統中。
  • 若發現製造過程中的差異，應立即發送通知給質量檢查團隊，要求重新檢查或進行修正。
• 通知方式：
  • 設置品質檢查通知機制，讓製造和檢查團隊即時了解訂單狀況。

4. 出貨前的客製化核對

• 動作：

  • 在商品出貨之前，必須再次核對客製化訂單的所有細節，以確保所有內容符合客戶的訂單要求。

• 自動化：

  • Odoo 系統應自動生成一個出貨核對清單，列出所有客製化要求，並要求倉庫人員或負責出貨的團隊進行最終核對。未通過核對的訂單將無法進入出貨流程。

• 通知方式：

  • 如果核對不通過，Odoo 自動發送異常通知給倉庫主管或物流人員，並記錄每次檢查的錯誤率和問題解決情況。

5. 客製化出貨與客戶確認

• 動作：
  • 出貨後，客製化商品應附帶詳細的出貨清單，並與客戶進行確認，確保客戶收到的商品符合要求。
• 自動化：
  • 在 Odoo 中設定自動通知功能，發送提前出貨通知（ASN）給客戶，並附上最終的客製化商品清單。系統應提供一個界面，讓客戶回饋是否收到符合要求的商品。
• 通知方式：
  • 自動化發送給客戶的確認請求，並在 Odoo 中記錄回饋結果。若客戶發現問題，系統會自動將反饋轉發給相關的售後服務或質量檢查部門。

6. 錯誤處理與建議策略

針對客製化商品的訂單錯誤，應加強流程中的錯誤處理機制，以避免因設計或製造失誤導致的交貨問題：

二次確認流程：

• 動作：在所有客製化訂單進行生產前，設置二次確認流程，讓客戶最終確認設計圖和要求。
• 建議：與客戶建立明確的責任邊界，確保在生產開始後的任何變更都經過書面確認，並告知可能的交貨延誤或成本變動。

錯誤提示與阻止流程：

• 動作：在 Odoo 中設置錯誤提示系統，當系統檢測到客製化要求與實際商品不符時，阻止進一步的生產和出貨。
• 建議：設置多層級的錯誤處理，將錯誤分為可接受的小問題和重大錯誤，並自動安排糾正措施。

建立客製化訂單跟蹤系統：

• 動作：設置客製化訂單專屬的追蹤系統，讓所有涉及的團隊都能清楚了解訂單的進展情況，並記錄每次核對和檢查的結果。
• 建議：定期審查訂單跟蹤系統中的數據，分析常見的問題，並持續改進流程，減少未來的客製化錯誤。

增強與客戶的溝通：

• 動作：對於每個客製化訂單，加強與客戶的溝通頻率，特別是在訂單確認、設計核對和交貨階段，確保客戶的需求清晰且正確理解。
• 建議：使用 Odoo 的自動提醒功能，讓業務團隊定期與客戶確認訂單進度，減少因溝通不暢而導致的誤會。

總結

針對客製化商品，我們需要在流程追加三方互相的核對與確認機制，特別是在設計、檢查的出貨環節。透過自動化通知系統、二次確認流程、錯誤提示與緩衝出貨機制，能夠有效降低客製化商品的出貨錯誤風險，並確保最終的商品符合客戶要求。