你將學到

• 如何導入一站式的智慧線上簽署流程，提高合約審查與簽署效率
• Odoo 上的 Documents 文件管理與 eSign 電子簽署模組的功能亮點，以及它們如何協同工作
• 結合大型語言模型自動審查契約條款、識別風險並產生摘要的實作方法

關鍵字

Documents 文件管理、eSign 電子簽署、合約條款分析

律所契約管理的痛點

想像一家忙碌的律師事務所，每天都有大量合約在律師與客戶之間往返修改與審核。傳統流程中，律師可能透過電子郵件來回傳送 Word 檔，造成版本混亂，常常不確定最新版本是哪一份；而且每次簽署都得列印、簽名、掃描，耗時又容易出錯，使簽署效率低下。

更麻煩的是，在合約審閱過程中，律師需要留意法遵風險，但人工逐條檢視冗長條款不僅費力，也有遺漏重點的可能。

種種痛點表明，律所需要一套智慧化的契約處理流程，來自動管理不同版本的合約、加速線上簽署、並且在審查條款時給出風險提醒。同時，簽署完成後的合約以及相關證據（簽署時間、IP、驗證記錄等）也必須可靠保存，以備將來可能的法律舉證需求。

智慧簽署架構與流程圖

為了解決上述問題，下面介紹一站式智慧合約簽署流程。整體架構如圖所示，涵蓋從合約上傳、AI 條款審查、律師與客戶電子簽署，一直到簽署後文件與證據保存的完整資料流。

上面流程中，合約文件自上傳後即進入自動化的處理管道：Documents 模組接收到文件會觸發一個 Webhook 呼叫我們部署的 FastAPI 服務，將檔案內容送入 GPT-5 等大型語言模型進行條款審查；AI 分析結果（例如條款摘要、風險警示）會即時貼在該文件的 Odoo 討論串（Chatter） 中供律師參考。

律師根據 AI 建議調整完合約後，一鍵啟動 Sign 模組 的電子簽署流程：系統自動為律師與客戶插入簽名欄位並設定簽署順序，透過 Email 或簡訊發出簽署邀請。客戶點擊連結即可在線簽署，律師也可同步簽署或最後進行確認。

簽署完成後，Odoo 會將簽好電子簽名的 PDF 正本回存至 Documents 模組指定的資料夾，並保存簽署過程的相關日誌記錄（例如簽署時間戳、簽署者 IP、驗證方式等）作為日後的證據檔案。

重點模組介紹

Odoo Documents 模組：智慧合約管理

Odoo 18 的 Documents 文件管理模組為合約的數位化管理提供了強大功能。律師可將各種合約文件上傳至對應客戶或案件的資料夾下，由於 Documents 模組支援自動版本控制，每次上傳的新檔案都可視為新版本保存。

這意味著即使客戶對合約反覆修訂，我們仍可追蹤所有歷史版本，需要時可下載比對，或在 Odoo 介面直接檢視版本差異。此外，Documents 模組允許對關鍵文件設置鎖定 (Lock)，一旦律師將最終版合約鎖定，任何人未經授權便無法修改。在檔案命名與歸檔方面，我們可以自訂合約文件的命名規則（例如自動帶入案件編號、當事人姓名），也能利用 Odoo 的標籤 (Tags) 與目錄結構對合約分類。

安全性上，Documents 模組提供細粒度的權限控管與共享機制：律所內部可透過使用者權限決定誰能讀取或編輯合約，而對外部客戶則可使用 Odoo 18 新增的門戶分享（Portal）功能，產生只讀連結供客戶下載或查看。透過門戶，外部客戶無需登入主系統也能安全地取用特定共享文件，大幅提升協作體驗。總之，Documents 模組讓合約在命名歸檔、版本管控、權限分享上都更井然有序，解決了傳統人工管理的混亂與風險。

💡 Gary’s Pro Tip｜建立 PDF 簽署範本
為提高簽署效率，您可以預先建立 PDF 簽署範本，將固定出現的欄位（如公司名稱、地址、聯絡人等）設為自動填入。下次只要載入範本並套用至新合約，系統將自動帶入相關資訊，節省重新編輯時間。同時確保欄位位置與格式一致，減少人工錯誤風險。

Odoo Sign 模組：電子簽署流程設計

Sign 模組是 Odoo 平台上專門用於電子簽名的應用。它允許律師將最終版合約（PDF 格式）上傳後，輕鬆地為文件加入各種簽署欄位。使用者可以直接拖放簽名欄位、日期欄位、文字欄位到 PDF 上對應的位置，並為每個欄位指定對應的簽署角色。

例如，我們可定義兩種角色：「律師」和「客戶」，並將PDF末頁的兩個簽名欄位分別指派給這兩個角色。Odoo Sign 支援多角色與多簽署方的場景，為每個欄位設定需要哪一方簽署或填寫，並且可以設定簽署順序：例如先由客戶簽署，再由律師最後簽署確認（在上傳 PDF 並添加至少兩個不同角色的簽名欄位後，可設定簽署順序，系統會按照順序依次邀請簽署人）。簽署流程的設計還包括欄位自動填入等便利功能——若簽署者的某些資訊（如姓名、公司）已存在於資料庫，對應欄位可自動帶入資料，免去重複輸入。

安全性方面，Odoo Sign 提供多種簽署驗證機制以確保簽署人的身份真實可靠。例如，我們可以為重要合約啟用 SMS 簡訊驗證：在簽署人簽名後，系統將傳送一次性驗證碼到其手機，要求輸入正確碼才能正式完成簽署。

Odoo Sign 也支援與第三方數位身份服務（如比利時/荷蘭的 itsme）整合，用更強實名驗證手段來確認簽署者身份。

整個簽署過程的工作流程均可在 Odoo 中監控：簽署邀請發出後，律師可在介面上看到每位簽署人的狀態（已讀、已簽或待簽），還能設定簽署截止日期以及自動提醒通知以防簽署逾期。值得一提的是，簽署完成的文件會自動存回 Odoo，律師可在 Documents 模組的「所有文件」清單中查閱該已簽署合約以及簽署狀態。總而言之，Odoo Sign 模組讓電子簽署變得快速、合規且高效：從欄位設計、簽署人驗證到簽署結果歸檔，全流程無縫整合在 Odoo 平台內部。

💡 Gary’s Pro Tip｜電子簽署證據力
Odoo Sign 在簽署過程中自動收集了大量證據資訊。例如每位簽署人的存取日誌（時間戳、IP地址、地理位置）、文件數位指紋 (Hash) 等都被保存下來。我們應善加利用這些功能：務必在簽署完成後將簽署日誌匯出或存檔，與簽署文件一起存入檔案夾。這些紀錄包含了電子簽名的時間、簽署者電子郵件或手機驗證信息，以及文件在簽署後的哈希值，可作為未來法律上認定電子簽名有效性的有力證據。特別是哈希值能確保文件簽署後未被竄改；任何改動都會導致哈希不符，Odoo 內建的機制已確保簽署後文件的不可否認性。總之，一定要啟用並保存這些證據，提高電子簽署的法律效力。

與 LLM 的串接：AI 合約條款審查

在合約上傳至 Odoo 後引入 AI 進行條款審查，用 FastAPI 建立了一個獨立的服務，負責接收來自 Odoo 的文件內容，並調用 OpenAI GPT-5 大型語言模型對合約進行分析。

當律師將合約 PDF 上傳到指定的資料夾時，Odoo 會將該 PDF 文件發送給 FastAPI 服務的分析端點。接下來，GPT-5 模型會根據我們設計的 Prompt 對合約條款做全面審查，輸出結果包括：合約關鍵條款摘要（例如契約標的、期間、付款條款、終止條款等要點），潛在風險條款提示（例如發現合約中對某方責任過重或違約懲罰異常嚴苛的條款），以及需要特別注意的法律警語（如涉及法定強制規定或合規事項的條款）。這些 AI 結果會整理成易讀的要點或清單，透過 Odoo 的 API 回傳並附加在合約文件的 討論串（Chatter） 中，方便律師在 Odoo 介面直接查看。

為了讓 AI 分析更準確可靠，我們在 Prompt 設計上採取了一些措施。例如，在發給 GPT-5 的提示中會明確指示模型：「請完全根據以下提供的合約內容進行回答，不要參考任何合約外的知識。」這種對 LLM 的約束能降低所謂的「幻覺」風險，確保 GPT-5 的建議嚴謹地以文件內容為依據，減少憑空捏造不相關的法律見解的情況（當然還是無法 100% 排除）。此外，我們還在 Prompt 中引導模型輸出結構化的結果，例如：

請閱讀以下合約並回答：
1. 摘要此合約的關鍵條款（如契約期間、付款方式、終止條款等）。
2. 列出合約中對客戶可能不利的風險條款，並簡述風險原因。
3. 提醒是否有合約條款涉及法律法規要求或重要警示語（如罰則、責任限制），並加以說明。
**請確保回答僅根據提供的合約內容，不假設未提供的資訊。**

透過上述 Prompt，GPT-5 會產生一段結構化的分析報告。例如，AI 可能回答：

「合約關鍵條款摘要：本合約有效期為2年，甲方需於每月5號支付款項...；潛在風險條款：第10條約定違約金計算方式對甲方不利，金額上不封頂，可能構成過高賠償風險；法規相關警示：合約第15條涉及個資保護，需符合個資法第XYZ條款。」

這些洞見將極大節省律師通讀條款的時間，同時提供智能風險提醒作為輔助決策依據。

💡 Gary’s Pro Tip｜AI 分析結果保存
將 GPT-5 輸出的合約摘要與風險提示保存非常重要。建議將這些分析結果寫入 Odoo 的 Chatter 或附件備註中，使其與合約文件綁定保存。如此一來日後若發生爭議，律師能證明當時已盡責審閱並有AI輔助記錄，可作為專業盡職的證明之一。

程式碼實作示範

接下來用部分關鍵程式碼，說明如何實現 AI 串接與自動簽署流程。

FastAPI 合約條款分析服務

首先是 FastAPI 服務接收合約並呼叫 OpenAI API 的範例。這支簡化的程式碼展示了建立一個 FastAPI 路由，用於接收上傳的 PDF 檔案，提取文字後發送至 GPT-5 並將分析結果返回：

from fastapi import FastAPI, File, UploadFile
import openai

app = FastAPI()

# 請將 OPENAI_API_KEY 設為您的 API 金鑰
openai.api_key = "YOUR_OPENAI_API_KEY"

@app.post("/analyze_contract")
async def analyze_contract(file: UploadFile = File(...)):
    # 讀取上傳的 PDF 文件內容（此處假設已轉為文字）
    content_bytes = await file.read()
    contract_text = content_bytes.decode("utf-8", errors="ignore")
    # 構建提示 Prompt 給 GPT-5
    prompt = f"""
    你是一位法律助理，請根據以下合約內容進行條款審查：
    1. 合約摘要：...
    2. 風險條款：...
    3. 法規警示：...
    （請僅根據提供的合約內容回答）
    合約內容：
    {contract_text}
    """
    response = openai.ChatCompletion.create(
        model="gpt-5",
        messages=[{"role": "user", "content": prompt}],
        temperature=0.1,     # 偏低溫度以提高可靠性
        max_tokens=400
    )
    analysis = response.choices[0].message.content
    return {"analysis": analysis}

在上述程式中，FastAPI 接收到檔案後，將其轉換為文字並嵌入我們設計的 Prompt，然後呼叫 openai.ChatCompletion 取得 GPT 的分析結果。我們設定了較低的 temperature 以讓模型儘量給出穩健、中立的回答，並控制 max_tokens 確保輸出長度在可預期範圍內。

Odoo 文件上傳自動分析（Webhook 應用）

接著，我們看 Odoo 端如何在合約上傳時自動觸發上述 AI 分析。這可以透過定義 Webhook 或撰寫自定義的 Odoo Controller/模型方法來實現。以下是一個簡化的示例（假設我們擴充了 Documents 模組的文件上傳流程）：

# 假設我們擴充 Odoo Documents 的document.model或ir.attachment模型
from odoo import models, fields, api
import requests

class ContractAttachment(models.Model):
    _inherit = 'ir.attachment'  # 假設合約以附件形式儲存

    @api.model
    def create(self, vals):
        # 調用原生的附件建立方法
        attachment = super().create(vals)
        # 若附件類型是PDF且存放在我們指定的「合約」資料夾下，則進行分析
        if attachment.mimetype == 'application/pdf' and 'Contracts' in attachment.folder_id.name:
            file_content = attachment._file_read(attachment.store_fname)  # 讀取文件內容bytes
            # 呼叫 FastAPI AI 分析服務
            try:
                resp = requests.post(
                    "http://our-fastapi-server/analyze_contract",
                    files={"file": file_content}
                )
                result = resp.json().get('analysis')
            except Exception as e:
                result = False
            # 將 AI 分析結果貼在該文件的討論串 (Chatter)
            if result:
                message = "<b>AI 條款分析結果：</b><br/><pre>%s</pre>" % result
                attachment.message_post(body=message, subtype_xmlid="mail.mt_comment")
        return attachment

這段程式碼在每次建立附件（文件）時被呼叫。當新附件是 PDF 且屬於「Contracts」合約資料夾時，我們使用 requests.post 呼叫先前部署的 FastAPI /analyze_contract 接口，並將檔案內容作為 files 參數傳遞。FastAPI 返回的結果（JSON 格式，內含 analysis 字串）即是 GPT-5 的分析摘要。我們透過 attachment.message_post 將該結果發佈到附件所對應文件的討論串中。

這樣一來，律師在 Odoo 介面打開該合約文件時，即可在右側的聊天紀錄中看到 AI 建議的條款摘要與風險提示。這實現了一個自動審閱員的功能：上傳的瞬間合約就被 AI 快速掃描，重要資訊一目了然地呈現給律師。

自動發起電子簽署流程

當律師確認合約內容無誤後，即可啟動 Odoo Sign 的簽署流程。我們也可以將這步驟自動化：例如在律師按下「送出簽署」按鈕時，由程式自動建立簽署請求、配置簽署欄位和簽署人，然後發送通知。以下是一個使用 Odoo Sign 模組 API 的程式碼示例：

# 在合約記錄上定義動作，呼叫此函式以啟動簽署流程
def action_send_for_signing(self):
    self.ensure_one()
    # 1. 建立簽署模板 (sign.template) 並附上合約 PDF
    template = self.env['sign.template'].create({
        'attachment_id': self.attachment_id.id,
        'name': f"Contract Template - {self.name}"
    })
    # 2. 定義簽署角色 (假設已存在名為 Lawyer 和 Client 的角色)
    role_lawyer = self.env['sign.item.role'].search([('name', '=', 'Lawyer')], limit=1)
    role_client = self.env['sign.item.role'].search([('name', '=', 'Client')], limit=1)
    # 3. 新增簽名欄位 (sign.item) 到模板：律師簽名
    self.env['sign.item'].create({
        'template_id': template.id,
        'name': "Lawyer Signature",
        'type_id': self.env.ref('sign.field_type_signature').id,  # 簽名欄位類型
        'responsible_id': role_lawyer.id,
        'page': 1, 'posX': 0.5, 'posY': 0.8, 'width': 0.2, 'height': 0.1
    })
    # 客戶簽名欄位
    self.env['sign.item'].create({
        'template_id': template.id,
        'name': "Client Signature",
        'type_id': self.env.ref('sign.field_type_signature').id,
        'responsible_id': role_client.id,
        'page': 1, 'posX': 0.5, 'posY': 0.9, 'width': 0.2, 'height': 0.1
    })
    # 4. 建立簽署請求 (sign.request)，指定簽署人
    sign_request = self.env['sign.request'].create({
        'template_id': template.id,
        'signer_ids': [
            (0, 0, {'role_id': role_lawyer.id, 'partner_id': self.lawyer_id.id}),
            (0, 0, {'role_id': role_client.id, 'partner_id': self.client_id.id})
        ],
        'reference': f"Contract Signing - {self.name}"
    })
    # 5. 發送簽署邀請（透過Email）
    sign_request.action_send_sign_request()
    self.message_post(body="已發起線上簽署流程，簽署連結已發送給律師與客戶")

上述程式分為幾步：

1. 首先創建一個 sign.template 並關聯我們的合約 PDF；
2. 然後使用 sign.item 在模板上添加簽名欄位，指定哪一頁、位置座標和對應的角色（負責人）；
3. 接下來建立 sign.request 簽署請求，其中透過 signer_ids 列表設定兩個簽署人（一筆給律師、一筆給客戶，關聯各自角色及對應的 Odoo 聯絡人/使用者）；
4. 最後呼叫 action_send_sign_request() 自動發送電子郵件邀請。

經過這些步驟，系統會各自寄出帶有獨特簽署連結的 Email 給雙方。客戶點擊連結後，即可在瀏覽器中開啟 Odoo 提供的簽署頁面，看見合約 PDF 及標示出來的簽名欄位，客戶可直接簽名提交。

律師作為另一位簽署者，也會收到類似的連結（或者律師直接在 Odoo 待簽文件中操作）。簽署過程支持簽署順序控制，例如我們可以指定客戶（Role=Client）為第1順位、律師（Role=Lawyer）為第2順位，系統將先要求客戶完成再通知律師簽署。所有簽署完成後，sign.request 物件的狀態會更新，並自動將簽署完畢的合約PDF存入我們預設的 Documents 資料夾，方便日後查閱。

💡 Gary’s Pro Tip｜流程測試與備援
在正式上線前，建議針對整個流程進行多次測試，包括AI對各種類型合約的分析準確度，以及簽署流程在不同裝置、瀏覽器上的體驗。確保每一步對律師和客戶都足夠友善簡單。另外，為避免系統或服務異常導致流程中斷，應制定備援計畫。例如若 AI 分析服務暫時無法使用時，是否提示改由人工審閱；或電子簽署階段若客戶反饋收不到郵件，可有替代簽署連結的傳送方式等。提前準備這些應變措施能讓智慧流程更穩健可靠。

今日結語

透過以上架構，我們為律師事務所打造了一條現代化的智慧契約處理流水線。從合約上傳、條款審查到簽署存證，所有步驟都在 Odoo 上協同完成：不但節省了律師反覆校稿與郵件往返的時間，大幅提升了作業效率；同時也因為有 AI 的輔助與系統自動保存證據，降低了法律風險並提高了合約管理的專業度。

客戶在這一流程中亦能感受到便利與透明：他們可在線快速簽約，收到的合約檔案完整附有簽署記錄，增進對律所服務的信任感。可以預見，這種將大型語言模型分析與 ERP 流程整合的解決方案，將成為未來許多行業的新標配。

律師事務所在擁抱數位轉型的道路上，運用像 Odoo 這樣的平台打造智慧簽署與證據保存系統，必將在專業性與效率上都遙遙領先。企業法務或律師們不再把時間浪費在繁瑣的行政流程上，而能專注於更高價值的法律工作，這正是科技為法律業帶來的最大價值所在。