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DAY 4
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Build on Google AI

用 Google AI 簡化行政工作流程:一個學校行政人員的 30 天實作紀錄系列 第 4

Day 4:我的第一條規矩——先問「這件事可不可以驗證」

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一個會出錯又難驗證的助手,比沒有助手還糟

昨天講完工具,今天講規矩。這條規矩是整個系列的地基。

先把話說在前面:AI 會出錯,這不是新聞。 重點從來不是它會不會錯,而是——它錯的時候,我要花多久才會發現?

如果三十秒就能發現,那它出錯無所謂,我改掉就好。
如果要三個星期後被別人指出來才發現,那這個工具對我來說是負債。

所以我在把任何工作交出去之前,只問一個問題:

它做完之後,我怎麼知道它做對了?

答不出來,就不交。

三種驗證難度

實際用下來,工作可以分成三種:

一、看一眼就知道對不對

  • 產出的檔案存不存在
  • 這個欄位有沒有值
  • 篩出來的清單有幾筆
  • 網頁的圖片有沒有替代文字

這種最適合交出去。它就算全錯,我也在一分鐘內知道。

我掃網站的無障礙,五個頁面、十七張圖片、一百九十八個連結,全部檢查完不到一分鐘——因為每一項都是「有」或「沒有」。

二、要花力氣,但驗得出來

  • 這份清單篩得對不對(要逐筆對照原始資料)
  • 這份逐字稿有沒有漏(要重聽錄音抽查)
  • 這段程式跑出來的數字對不對(要用另一個方法算一次)

這種可以交,但要把驗證的時間也算進成本。如果驗證要花的時間跟自己做差不多,那就別交了。

三、根本驗不了

  • 這個判斷合不合理
  • 這樣寫會不會得罪人
  • 這個決定三年後會怎樣

這種不能交。不是因為 AI 做不好,是因為我沒辦法知道它做得好不好——而在我的位置上,出了事是我要負責。

這條規矩擋下過什麼

舉三個實際的例子。

例一:它說「完美」,但兩次都有錯。
我請它幫我列出電腦裡的對話紀錄,它兩次回報都寫「完美」,兩次都有問題——一次是說某個檔案裡有某個欄位(我打開看,沒有),一次是用了一個幾乎從頭到尾都是空的欄位(發這篇之前我重新查了那個資料庫:一百六十五筆資料,那個欄位有值的只有十一筆)。

這兩個錯我都在一分鐘內抓到,因為「檔案裡有沒有這個欄位」「這個欄位有幾筆有值」都是看一眼就知道的事。如果我當初交出去的是「判斷這些對話哪些重要」,我永遠不會知道它錯在哪。

例二:課程盤點的數字。
從四百多門課裡篩出跟 AI 相關的,我手邊有三個版本的結果:11 門、23 門、30 門。

篩選這個動作可以交出去,因為結果可以逐筆對照。但**「什麼叫相關」這件事不能交**——不同判準會篩出差三倍的數字,而這個數字是要報出去的。它沒辦法替我承擔那個責任。

例三:法規草稿。
產出草稿可以交,因為條文能不能對得上母法、格式對不對,都查得出來。但「這樣改可不可行、會不會有人反對」不能交——這種事沒有標準答案,只有承擔後果的人才能決定。

一個推論:先想驗證方法,再決定怎麼做

這條規矩久了會反過來影響我怎麼安排工作。

以前我是「先做,做完再想怎麼檢查」。現在是先想清楚檢查方法,再決定要不要開始、要不要交出去

這個順序的差別,在一件事上特別明顯:如果我要證明某件事被改善了,我得先留下改善前的樣子。

這是我吃過虧的地方。網站的無障礙改完通過了檢測,但我拿不出「原本有幾個問題、改完剩幾個」——因為當初沒有留下改善前的掃描紀錄。事情做好了,卻證明不了做了多少。

這條規矩也適用於我自己

最後一件事,這是我後來才想通的。

我的驗證結果也會過期。

我八月底檢查過某個檔案,確認它沒有某個欄位,把結論寫進筆記。七天後我重新跑一次,那個欄位出現了——可能是軟體改版,也可能是當時的狀況不同。

如果我照筆記寫報告,我會寫出一個「有實測背書、但已經不成立」的結論,而這種錯誤特別難被發現,因為它看起來很可靠。

所以我的筆記後來改成兩件事一起記:寫下當時看到什麼,而不是只寫結論。 觀察不會過期,結論會。

明天

Day 5:進入實作。用 Gemini 草擬法規辦法——第一份草稿是怎麼來的。


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