一個沒有人記得答案的問題

學校裡有很多小系統，是這幾年陸續開發的。有一天某個系統出問題，或是某個單位要改個功能，問題就來了：

「這支程式是誰負責的？」

需求單位通常不記得——對他們來說，當初是「提了需求、有人做好了」，至於是誰做的、後來誰接手，沒有人會特別記住。

而這件事的答案其實有紀錄：每一次的開發需求都填過審核表單，表單上寫著申請單位、申請人、系統類別、專案名稱，還有維護人。

問題是那些表單是一張一張的截圖，散在資料夾裡。你要找某支程式的負責人，得一張一張打開來看。

我做的事

今年 7 月，為了釐清各系統的負責人是誰，我把那些截圖交給 Google 的 Antigravity CLI（Day 20 介紹過的 agy）辨識，整理成一份結構化的清單。

現在那份清單裡的每一筆長這樣：案件編號、申請單位、申請人、系統類別、專案名稱、維護人、備註、時間，以及對應的原始截圖檔名。

有了它，「這支程式誰負責」變成一個查詢就能回答的問題。

這件事為什麼適合交給它

一、量大。 一百多張截圖，人工看完要好幾個小時。

二、每一筆都一樣。 表單格式固定，欄位位置固定，判斷規則明確。

三、結果可以驗。 這是關鍵——每一筆都有對應的原始截圖，任何一筆有疑問，打開那張圖就能核對。

四、錯了的代價可控。 就算某一筆辨識錯了，也是「查到的維護人不對」，我打開原圖就會發現，不會造成不可逆的損害。

我實際驗了什麼

寫這篇的時候（10 月 6 日），我請 AI 把那份清單重新檢查了一次。

欄位完整度：八十幾筆資料，那八個從表單辨識出來的欄位每一個都有值，沒有空白。這只代表每個欄位都有產出，不代表內容都辨識對了——要確認正確，還是得逐筆對照原始截圖，這件事我還沒做完。

（第九個欄位是「對應的截圖檔名」，那個有 4 筆是空的。它不是辨識出來的內容，是建檔時要掛上去的關聯，所以它空白代表的是另一件事——我下一段就踩到了。）

維護人的分布：清單裡有 5 個不同的名字，沒有任何一筆是空白的。實際負責維護的是 4 位，第 5 個名字只在兩張表單上被指派過。

這個分布本身就有資訊：工作量集中在少數幾個人身上。 而人會異動，記憶會跟著走，紀錄不會——這正是這份清單最有價值的地方。

然後我發現了一個缺口

順便數了另一件事：9 月中數的時候，資料夾裡有 108 張截圖，但清單裡只對應到其中 80 張，有 28 張沒有進到清單裡。

10 月初發文前再數一次，資料夾變成 126 張，清單還是 82 筆、對應的還是那 80 張——沒進清單的變成 46 張，超過三分之一。

多出來的 18 張是 9 月之後陸續放進資料夾的新表單。清單是 7 月跑出來的，之後沒有再跑過，它不會自己長大。原本那 28 張，可能是重複的截圖、可能是同一案的第二頁、也可能就是漏跑了，我還沒有一張一張確認。

還有一個反方向的缺口：清單引用了 81 個檔名，其中有一個檔案在資料夾裡根本不存在——可能是後來改了檔名或刪掉了。這種「指向空處」的引用比漏建檔更麻煩，因為它看起來是有紀錄的。

但重點是：如果不是為了寫這篇文章重新檢查，我不會發現這件事。

而這個缺口的性質特別討厭——它正好會發生在「以後想查卻查不到」的那些案子上。我做這整件事的目的就是「以後查得到」，結果有三分之一以上可能查不到。

一個必須要說的提醒

這些表單截圖上有申請人的姓名和單位。

把它們交給 AI 辨識，就是把這些資訊送出去。這件事沒有標準答案——每個單位對「什麼資料可以送到外部服務」的規定不一樣，你要自己確認。

而且我要老實講時間順序：這批截圖是 7 月交出去的，那時我還沒有把「碰個資的工作，自己做、不要丟」寫成規則。那條規則是 9 月才寫下的（Day 20 引用過）。照現在的規則回頭看，這件事會落在「自己做」的那一邊。規則是做過之後才長出來的，這也是 Day 24 講的事。

我只能說我的原則：這種決定不要「順手」做。 不要因為「反正就是幾張截圖」而跳過判斷。要先想清楚這裡面有什麼、送到哪裡、留多久，然後才做。

而且要記得自己送過什麼——哪一批、什麼時候、送到哪個服務。這件事的重要性我留到 Day 27 講。

補上缺口的時候，撞到自己畫的線

10 月 7 日，我把缺的那批截圖交給 agy 補建檔。

它停下來問我了。Day 24 我替 agy 換上的全域規則裡有一條：「碰到姓名、學號、電話等個資就停下來回報，不要處理」。它照做了：先停，問我要不要繼續。

我說繼續。補完之後，清單從 82 筆變成 127 筆，資料夾 127 張截圖裡只剩 1 張沒進清單——那張是補完二十多分鐘後才新放進來的表單。原本那個指向不存在檔案的引用也不見了。

缺口補上了，但這裡有一個我必須承認的坑：agy 照規則做了它該做的——停下來回報；違反規則的是我。 Day 20 那條「碰到個資的工作，自己做、不要丟」，是寫給交代工作的人看的。上一段才寫「照現在的規則，這件事會落在自己做那一邊」，真的被一百多張截圖壓著的時候，我還是按了繼續。

而且我後來才注意到另一件事：名字不只出現在「申請人」那一欄。 很多人會直接在「使用需求或異常描述」這種自由填寫的欄位裡寫上同仁的名字。就算把申請人那一欄遮掉，名字還是會跟著截圖送出去。

換個做法：不送出去，也查得到

所以我們回頭找了一個不用把截圖送到雲端的做法。這一段的程式和測試，都是幫我整理稿子的 AI 寫好、在我電腦上跑的；截圖只在本機處理，沒有傳給任何雲端服務，AI 拿到的只有統計數字和表單上印的欄位名稱。

一、只留需要的四個欄位。 要查「誰維護這個系統」，只需要案件編號、系統分類、專案名稱、指派處理人員（就是維護人）。用 Windows 內建的文字辨識，在電腦上把整張表單讀一遍，再依照表單上印著的欄位名稱，只把這四格的內容留下來。「使用需求或異常描述」那一欄讀到了也不存，裡面寫了誰的名字都不會進清單。

二、名字不從零認，從已知名單裡挑。 本機辨識認名字常認錯——我拿 20 張逐張對照過，名字是 agy 的清單才對。但這一欄只會出現 5 個名字（4 位維護人，加上被指派過兩次的另一位），所以不必「認出一個名字」，只要「從這 5 個名字裡挑最像的」。沒把握的不猜，交給人工。

全部 123 張（另有 4 筆沒附截圖）跑完花了 36 秒，結果是：

準確度比 agy 低，但沒有任何一個名字離開這台電腦。那 1 張挑錯，也說明人工核對這一步省不掉。

我們也試過折衷：只把「指派處理人員」那一小格裁下來交給 agy 認名字，其他欄位留在本機。結果 agy 看完第一張就停了——指示裡寫了「作者已同意」，它還是照全域規則停下來。規則比單次的交代優先，這是好事。但它停下來的那則回覆裡，把圖上的名字寫了出來：告訴我「這是個資、我不處理」的訊息，本身就帶著那筆個資。

最後我沒有放寬規則，維護人那 36 張就人工核對——只是從 5 個名字裡選一個，但一樣要對照原圖確認。

這件事真正解決了什麼

回到最開始的問題。

以前「這支程式誰維護」的答案存在三個地方：某個人的記憶、一堆截圖、或是「不知道」。

現在它存在一份可以查詢的清單裡。這不是什麼厲害的技術，但它把一個會隨著人員異動而消失的知識，變成了留得住的東西。

行政工作裡這種知識非常多，而且大部分還在第一種狀態——只在某個人的記憶裡。

如果你也要做類似的整理，這次留下的做法是：

• 只取需要的欄位，其他欄位讀到了也不存
• 能在本機做，就不要送出去；真的要送，只送那件事需要的那一格，而且要照規則、經過授權
• 名字從已知名單裡挑，沒把握就交人工，不要讓工具猜
• 從源頭改表單：在自由填寫的欄位加一句「請勿填寫姓名、電話」，聯絡人另外設一個欄位
• 記得自己送過什麼：哪一批、哪一天、送到哪個服務

明天

Day 26：額度是會用完的——怎麼知道自己還剩多少。