這次筆者要來介紹一個很實務、也很容易讓 HR 和 IT 部門點頭的情境： 新人報到之後，讓 Agent 自己讀信、辨識新人資料、分配電腦、安排訓練會議，最後再寄一封通知信。

🤖 什麼是 Autonomous Agent？
筆者在影片一開始先把 Autonomous Agent 講白一點：它是「自動執行」的 Agent， 可以透過事件觸發，接著把後續工作交給大型語言模型，也就是 LLM 去判斷與處理。 筆者只要把工作目標、可用的知識與工具交代清楚，Agent 就能自己往下跑。

Autonomous Agent 的核心：理解資訊、判斷下一步，並且執行動作。

📌 Autonomous Agent 不只是「錄好的流程」
傳統 RPA 或流程自動化，通常是筆者先把每一步都寫死：「如果收到這封信，就做 A， 接著做 B，再做 C」。但 Autonomous Agent 比較像是筆者交代一個任務： 「請完成這位新人的 onboarding。」

接著 Agent 會依照信件內容、SharePoint 裡的資料，以及可使用的 Microsoft 365 Tools， 判斷自己應該怎麼完成任務。

新人報到、財務合約、發票處理，都是很適合導入自動化 Agent 的企業情境。
那它跟 Power Automate 到底差在哪裡？這個問題很合理，因為表面上看起來真的很像。 筆者的理解是：Power Automate 偏向「流程先設計好再執行」， Autonomous Agent 則是「交代目標，讓 Agent 根據上下文與工具完成任務」。 兩邊不是誰取代誰，而是看情境選工具，千萬不要看到 AI 三個字就全部重做，荷包會哭啊 😅

📨 實戰情境：收到新人通知信後，自動完成 Onboarding
這次筆者準備的情境很貼近企業日常：HR 寄來一封新人報到通知信， 裡面可能包含新人姓名、Email、部門、主管或小天使等資訊。 Agent 收到信之後，要完成以下幾件事：

從 Email 內容抓出新人姓名、Email 與部門。
根據部門判斷應該配置哪一種電腦。
從 SharePoint 查詢電腦名稱與硬體規格。
判斷新人要參加哪一種新人訓練。
自動預約一小時的訓練會議。
寄送一封包含電腦與訓練資訊的通知信。

SharePoint 中的 TrainingMeeting.xlsx，提供新人訓練分類資訊。

ComputerList 內記錄不同部門適用的電腦規格。

筆者準備了兩份知識來源：一份是新人訓練與會議資訊，另一份是電腦清單。 例如 RD、IT、Marketing 可能使用不同規格的電腦，而財會、HR 等一般使用者， 則配置另一種標準機型。這些規則不需要全部硬編在流程裡， 可以交給 Agent 讀取資料後判斷，這就是它比較有「眉角」的地方。

🧠 先準備 Knowledge：讓 Agent 有資料可以查
建立好 Employee Onboard Agent 之後，筆者先從 Knowledge 開始準備。 在 Copilot Studio 裡可以加入 SharePoint 的檔案，讓 Agent 讀取訓練會議資料； SharePoint List 則可以提供電腦型號、部門與硬體規格。

🗓️ Tool 1：Office 365 Outlook - Create event
用來建立新人訓練的行事曆事件。這裡有一個很重要的設定： Calendar ID 不能讓 AI 自己猜，筆者要明確指定使用哪個行事曆。

另外，時區也不能漏掉。筆者在這裡指定台灣時區，也就是 UTC+08:00。

✉️ Tool 2：Office 365 Outlook - Send an email
第二個工具用來寄送 onboarding 通知信，內容包含新人姓名、電腦名稱、硬體規格， 以及已經安排好的新人訓練時間。

收件者、主旨與內文這些欄位，可以讓 AI 根據前面解析到的資料自動填入。 筆者只要把工具連接好，讓 Agent 知道每個欄位該放什麼，就能少寫不少膠水程式。 這種地方，實務上非常實用，絕對是必學技能沒有之一啊～

設定寄信工具，讓 Agent 自動通知新人。多數欄位可以設定為由 AI 動態填入。

📝 寫 Instructions：把任務拆成 Agent 看得懂的步驟
有了知識和工具，接下來就是 Instructions。筆者沒有只寫一句「請處理新人報到」就期待奇蹟發生， 而是把任務拆成幾個清楚的階段，讓 Agent 知道自己的工作順序與判斷依據。

將新人報到任務拆解成多個可執行步驟。
從收到的 Email 中擷取新人姓名、Email 與部門。
根據部門規則判斷適用的電腦類型。
從 SharePoint ComputerList 找出電腦名稱與硬體規格。
建立新人訓練的行事曆事件，預約一小時的會議。
寄送 onboarding 通知信，告知電腦與訓練資訊。
確認整個流程完成，避免重複建立不必要的會議。
將 Email、會議與通知等 Tools 插入 Agent 的 Instructions。
筆者在 Instructions 裡特別要求 Agent 先讀取 Email，再查詢電腦資料， 最後才建立會議和寄信。

⚡ 設定 Trigger：收到特定主旨的信就開始跑
Instructions 寫好後，還要設定什麼時候啟動 Agent。筆者這次使用 When a new email arrives 作為 Trigger，並且用 Email 主旨進行篩選， 只有符合新人報到通知的信件才會觸發。

✅ 最後成果：新人收到通知，訓練會議也排好了

更多實作細節，請參考完整版影片囉

🎉 今日結論
這次實作完成的自動化流程
Email Trigger → 解析新人資料 → 查詢 SharePoint → 判斷電腦規格 → 建立 Outlook 會議 → 寄送通知信

這就是筆者這次示範的 Autonomous Agent。它不是單純把固定步驟串起來， 而是讓 Agent 根據 Email 內容與 SharePoint 知識，決定要使用哪些工具、如何填入欄位， 最後把工作完成。