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Outlook 2019 如何不用 .OST 關聯為預設收信檔案

您好,

想請問 Outlook 2019 如何設定成類似像 2007 這樣的IMAP 收信模式,
預設使用某個 .pst 收信 .
同步過後,檔案大小不會一直增加很快

因 2019 設定完IMAP帳號之後, 預設會用 .ost 收信,檔案超過50G 之後,會無法再使用
公司的信件,需保留很久,故有此需求

謝謝

1 個回答

3
raytracy
iT邦大神 1 級 ‧ 2020-02-20 15:32:49
最佳解答

信件保存千萬不要依賴 Outlook 的線上信件夾, 這是風險很高的儲存區, 一旦故障, 所有信件很難救回....偏偏線上信件夾處於經常讀寫狀態, 因軟硬體失誤造成讀寫故障的機率很高....

保存 Outlook 信件的正確做法有兩種:

  1. Outlook 內另設一個封存資料夾 (新開一個 pst 檔), 然後透過自動封存設定, 或是定期手動方式, 將位於線上信件夾 (.ost) 內的信件, 移到封存資料夾內. 封存資料夾平時可以選擇要不要掛載到 Outlook 上, 掛載上來時, 可以搜尋和查看裡面的郵件.
  2. 從 Mail Server 端著手, 在郵件傳遞路徑上, 另設郵件封存伺服器, 透過 Mail Rule 的設定, 或者是其他監聽機制, 將伺服器上往來的信件, 原樣複製到封存伺服器內. 若需要查詢舊信, 用戶可自行登入封存伺服器內查看. 某些伺服器端的封存機制, 也可以讓 Outlook 直接掛載查看 (例如: Exchange Server 的線上封存資料庫)

通常伺服器端的封存能力很高, 單一帳號可達數 TB 都沒有問題, 市面上也有些相關的產品可以採用, 若使用雲端 SaaS 郵件的話, 要向 SaaS 業者詢問是否可提供封存的機制? 例如 G Suite 的 Enterprise 版本, 或是 O365 也有.

在法律合規前提下, 通常封存信件必須儲存在高度集中保護的多個伺服器內, 不能存放在用戶端. 因為用戶端所存放的郵件都有受到竄改的風險, 唯有集中到伺服器端所封存的郵件, 經過加密和簽章之後, 才能確保信件不會被竄改, 具有法庭上的證據能力.

hsiang11 iT邦研究生 1 級 ‧ 2020-02-20 16:12:29 檢舉

線上信件夾在exchange上好像是複製一份到本機
如果再重設到別台電腦outlook還是會把伺服器端的信繼續收下來
.ost的作法這有風險嗎?

感謝大大的耐心回覆

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20200220/20106891xKveZ89num.jpg
這是我們 mail 的使用介面,user自訂信件匣之後
原先是同步到 Outlook 2007 如下圖
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20200220/20106891zNdycyZNsC.jpg

2007 的 .pst 用IMAP下去使用之後
這個user的線上容量大約80G
同步完之後 .pst 大約只有1.多G ,檔案應該只有紀錄同步資訊
沒有將信件下載下載本機

但是換成 2019使用之後
IMAP的帳號關聯似乎一定要用.ost
結果就是下載到50G之後就無法使用
該使用者又要將信件保存數年

原本想說新創一個 .pst 設定為預設使用檔案
但是信件還是會一直下載到 .ost
要解決這個問題,只能請使用者自己整理信件或是用封存的方式嗎
謝謝

raytracy iT邦大神 1 級 ‧ 2020-02-20 17:58:15 檢舉

IMAP 帳戶不應該會把所有郵件都下載回來;
但這是由 IMAP 設定所控制的, 如果您把 offline 設成 All, 他就會把所有信件都拉回來, 這才是讓你爆掉的原因:
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20200220/20026603IGwx63lcAE.png

Offline 時間設得越短, 占用 Outlook 的容量就越少...

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