信件保存千萬不要依賴 Outlook 的線上信件夾, 這是風險很高的儲存區, 一旦故障, 所有信件很難救回....偏偏線上信件夾處於經常讀寫狀態, 因軟硬體失誤造成讀寫故障的機率很高....

保存 Outlook 信件的正確做法有兩種:

1. Outlook 內另設一個封存資料夾 (新開一個 pst 檔), 然後透過自動封存設定, 或是定期手動方式, 將位於線上信件夾 (.ost) 內的信件, 移到封存資料夾內. 封存資料夾平時可以選擇要不要掛載到 Outlook 上, 掛載上來時, 可以搜尋和查看裡面的郵件.
2. 從 Mail Server 端著手, 在郵件傳遞路徑上, 另設郵件封存伺服器, 透過 Mail Rule 的設定, 或者是其他監聽機制, 將伺服器上往來的信件, 原樣複製到封存伺服器內. 若需要查詢舊信, 用戶可自行登入封存伺服器內查看. 某些伺服器端的封存機制, 也可以讓 Outlook 直接掛載查看 (例如: Exchange Server 的線上封存資料庫)

通常伺服器端的封存能力很高, 單一帳號可達數 TB 都沒有問題, 市面上也有些相關的產品可以採用, 若使用雲端 SaaS 郵件的話, 要向 SaaS 業者詢問是否可提供封存的機制? 例如 G Suite 的 Enterprise 版本, 或是 O365 也有.

在法律合規前提下, 通常封存信件必須儲存在高度集中保護的多個伺服器內, 不能存放在用戶端. 因為用戶端所存放的郵件都有受到竄改的風險, 唯有集中到伺服器端所封存的郵件, 經過加密和簽章之後, 才能確保信件不會被竄改, 具有法庭上的證據能力.