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DAY 27
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IT上櫃心法系列 第 27

[IT上櫃心法]-26.公開資訊申報作業程序

上市櫃公司基於政府法令規範,各項重大訊息都應發佈給投資大眾知悉(公開資訊觀測站),為使公司各項依法令應公開資訊之電子申報作業有所遵循,必須制定公開資訊申報作業程序。

稽核重點:金鑰磁片是否有授權專責人員負責?檔案上傳前是否經部門主管書面核定?上傳後之原始文件是否有專責人員負責保管等。

提供資料:上傳文件之書面審核記錄
公開資訊申報作業程序之規範,大致上整理如下:
1.網路申報系統的最高使用權限(只有一組帳號跟密碼),應經權責主管人員(財會主管)審慎評估後,授權可信賴的人員(一般為股務人員負責)管理,防止非相關人員存取系統資訊
2.最高使用權限人員,應依各業務範圍、權責分別設定使用者之帳號及權限,並且不得私自更換使用,使用者一旦離開原職務,應立即撤銷該使用者之帳號及權限
3.使用者之帳號及密碼,應避免使用容易被識破及猜測的密碼,並且應定期更改密碼。
4.公司應申報之公開資訊、重大訊息等項目,應依相關法令辦理,並於規定時限內申報完成。
5.資料製作及申報方式:公開資訊之申報檔案分為格式化檔案及非格式化檔案兩大類。
6.申報資料、方式與申報時限:
a.申報人員應依「公開發行公司應公告或向本會申報事項一覽表」及「公開資訊觀測站」申報操作手冊之規定辦理。
b.應申報項目之檔案格式、資料內容、申報時限及申報方式,日後如有增減變動或名稱變更時,應依主管機關最新頒布之函令辦理。
c.申報人需先行將上傳之公開資訊列印出來,並經權責主管簽核後,始能予以申報。
d.上傳後之公開資訊,申報人需妥善予以保管二年。
7.金鑰磁片之使用及保管由公司授權專責人員負責。
8.上傳之原始資料經部門主管書面核定後交金鑰磁片保管人申報。
9.上傳後之原始文件由製作部門負責管理及保存。
10.CA憑證應於有效期間內使用,逾期得提出申請。
11.CA憑證應做適當之備份並妥善保管。
12.已上傳之資料如有錯誤,應立刻進行更正。

審計人員的稽查重點,大部分在於是否上傳之資訊都有經過內部的審核流程與存檔,當有爭議發生時,才得以追蹤與確認。

近幾年,政府致力推動電子公文系統,其主要作用為減少文件的列印與寄送,並達到即時的通知,這部份也應當納入管理規範當中,指派人員於特定電腦中接收政府傳遞之公文(主要為上市櫃公司主管機關:證期會)。接收之公文應是其內容涵蓋層面,通知內部負責業務人員查收,文件並需存檔以供稽查。

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1 則留言

0
海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2010-10-27 09:13:18

原來
公開資訊申報作業
也有使用憑證機制
一年要繳2000多的憑證年費

今天又長知識了
謝謝

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