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[PMP沒講的是]你能控制的是『時程(Schedule)』,不是『時間(Time)』!

文章來源:創新企劃學院_雅姍老師之PMP沒講的是 http://www.facebook.com/PMP.TW

老闆叫你要做好時間管理,你以為那就是把時間控制好嗎?不,差遠了!『時間(Time)』,是你無法控制的。你能控制的是『時程(Schedule)』,不是時間!

要做時間管理,那要先了解所要管理的這個對象-『時間』,它是個什麼東西?它有什麼樣的特性?你愈能了解它的特性,才愈能管理它。
『時間』是很貴的

上帝對人類做了一件最公平的事就是,不論出身、不分貧富、不管身高、不看長相,每個人的一天都一樣擁有24個小時。你不必花錢買『時間』,你就擁有跟全球首富一樣多的時間。也可能正是這個原因,讓你特別容易輕視它的價值(因為不花錢?)。

但專案的真實狀況是,『時間』是你想多買(一天26個小時?),但你花大錢也買不到的。而錢買不到的東西,最昂貴!你恐怕得更珍惜時間,必須要很費心地安排這項資源的運用,將它耗用在必要的地方。

『時間』是飛快的

上帝為此公平還另制訂了相關規定,那就是時間它無法儲存、無法暫停、就是不停地消耗。你不必在『時間』上費功,時間就會一直地運行。也可能正是這個原因,讓你特別不容易感受到它的速度。

但專案的真實狀況是,『時間』是你想要它稍微走慢一點但你做不到的。而你無法改變、做不到的事,就只能順應它!你恐怕得更敬畏時間,不可低估這項資源的消耗速率。你的動作必須更快、更有效率,讓你的產出能追上它的消耗。

如~物理學上說:『當你移動的速度越快,相對於你的時間就會越慢!』

對『時間』的正確認知

對台北班某位PMP學員印象深刻,她們班是今年5/28開班,就在結業的前一週,隔壁同學看她的PMP報考計畫表的執行進度已遠遠超前預計進度,同學問她,妳幹嘛這麼趕,她說因為她快要考試了,所以她已經開始每天早早早起讀書。在她說這話兒的當下,是6月底,而她當時所預定的考期是在8月中!

一般人會說,還有一個半月,不急!但是她,不一樣,她說:『她快考試了!』

隔壁同學又問她,那妳是如何執行妳的PMP報考計畫,如何讓進度超前的。她說,她下班後都很累了,所以她的方法是她會早點睡,養足精神,然後每天五點起床讀書,再去上班。平日都這樣做,而假日則在圖書館,讓自己有個好環境能定心讀書、做題目,依著計劃執行。

她在7月份考上了PMP,不但達成目標,還提早達成!最終結果是她整體執行力的展現,而起始於她對時間的正確認知。

她真是對『時間』很有觀念!

她很懂~『時間』是很特別的資源,它跟其他的資源不一樣!『時間』是飛快的、『時間』是非常寶貴的!

對『時間管理』的正確認知

對於這項有諸多限制性的專案資源,做PM的我們肯定是要非常珍視的。所以,做一位PM,要有一個基本觀念是,凡事只要能早點做,就要早點動工;凡事只要能做快點的,就要想法子讓它做快點。

我們會早點起身執行,因為我們知道時間一點一滴地很快就耗盡了;我們還會去找正確、有效的方式來完成任務,以便(至少)能不重工,甚至能讓事情更早地完成!

隔壁的專案因為很有效率地執行,提早完工了,時間也就空餘了下來,PM開始做別的事,彷彿他的時間比我還多。但其實,他跟我擁有的時間是一樣多的,只是他比較有效率地完成了專案,這讓他看似擁有更多的時間。

『排程』決定時間經濟

所謂,『時間管理』就是要讓事情能很有效率地在期限內完成。因此,除了對時間有正確的認知之外,關鍵又在於你是否能讓專案有效率地運行,以便能在專案期限內完成。

『效率』即時間經濟;而有效率地『排程』,促成時間經濟!

也就是要在所謂『排程方法論』的知識技術方法上的學習精進,如你經常聽到的要徑法(Critical Path Method)、關鍵鏈法(Critical Chain Method)、資源撫平(Resource Leveling)…等。你對於排程知識愈了解、對於排程技術方法愈會運用,那會讓你排出來的專案時程,愈是務實可行又有效率,也就決定了你的專案是否能在時間上經濟有效地完成。

學習如何規劃安排工作,包括了解完成任務之正確有效的工法、工序,以及任務資源的規劃配置,再加上排程方法論的應用,讓你的專案任務能很有效率地完成。而你在這部分的投入愈用功,你的進步會愈大。產業的進步不也是經由持續不斷地在工法與工序(製程)上的創新突破而來的!

做一位PM,排時程表要專業、要用功(並不是阿貓阿狗都可以排時程表的,也不應該是排出來的時程表不務實、不可行、又沒效率的)。專案時程表要務實可行又有效率,那才能讓專案得以在期限內完成!

創新企劃學院 PMP說明會近期場次:

台北場:每週一、四 地點:創新企劃學院 會議室 (北市復興南路二段283號12F)
台中場:隔週五 地點:文大進修推廣部台中分部 (台中市中港路二段128-2號3F)
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