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DAY 21
3

進程。Processing系列 第 21

[進程。Processing] 21.原型(Prototyping)

James 與小艾一起向總經理 Demo 採購簽核流程。
「報告老闆,在流程上我們會透過外部的程式將 ERP 中新增的採購單讀出,並啟動流程。進入簽核流程後,會依據核決權限通知簽核的主管進行簽核,簽核完畢後,會將簽核結果回寫 ERP,並通知 VSR 進行後續採購單發出的步驟。」James 向總經理 T 說明簽核流程的執行方式。(圖1)

圖1:採購簽核流程說明

「那我會透過什麼方式得知採購單需要簽核?」總經理問。

「在簽核的過程中,系統會發送 email 通知,同時,該張單據會在個人的待辦事項(圖2)中,進入 BPM Portal 就可以看到。」James 說明著並將畫面切換到 BPM Portal 測試機。

圖2:BPM Portal 首頁待辦事項

「可是我不知道是要我簽哪一張單,如果待簽核的採購單很多,那我也不知道哪一張我到底看過了沒。」總經理接著問。

「報告老闆,在首頁待辦事項區塊的右下角,有一個 More 的 Link,按下去後,會顯示比較多欄位的資訊。」James 邊說明邊示範如何操作。(圖3)

圖3:待辦事項 More

「在這一頁,我們有將採購單號 Show 在工作主題中,同時從狀態那一欄,也可以知道該單據是否已經在處理當中。」James 說明著欄位的作用。

單單將單號寫入工作主題這一部分,就讓小艾與 James 花了不少時間才找到顯示的方式。

James 他們這一套 BPM 除了有透過外部方式啟動流程的功能之外,一般由使用者自己啟動的流程,可以讓使用者設定流程的工作主題,讓簽核者可以從待辦事項中知道申請單大致的內容,所以 James 猜測,流程 API 應該有提供寫入工作主題的功能。

可是他們翻遍了廠商的手冊與上課講義,對這個部分完全沒有提及,上課的時候也根本不會想到要去問這個問題。於是 James 與小艾就從 API 文件中著手(註1),找了一陣子,終於找到寫入工作主題的方法,James 要小艾在參數設定即每一個簽核關卡中,都將採購單號寫入工作主題中。

var rootId = MyTask.getRootID(); //設定rootTask的工作主題
var rootTask = Server.getTask(rootId);
rootTask.setKeyWord(PO_NO); // To set the root task's keyword
Server.updateTask(rootTask); // To update the root task 

總經理點頭確認沒問題之後,James 繼續說明簽核表單的內容,並展示採購分析資訊呈現的畫面。(圖4)

圖4:採購分析資訊

「老闆,採購分析資訊主要分為超額庫存分析、採購分析以及銷售預測分析,每一個數字的連結,都可以再連結到明細的資訊。」

James 說明完整個操作的方式後,總經理 T 接著詢問幾個問題。

「採購單的 Item,我記得當初有跟你提過,要將 Slow Moving 的狀況標示出來,這樣簽核的時候可以 Highlight 出來要特別注意的地方。」

「我希望 PM 能將與 Sales 之間或原廠之間與採購下單有關的 email 可以附加上來,這一個部分可以直接拖拉進來嗎?」

「報告老闆,我們目前只能提供附加檔案的方式,也就是說可以從電腦中將檔案選取附加的方式,廠商提供的表單元件尚無法做到拖拉就將檔案附加上去的功能,關於郵件附加的方式,操作上有點複雜,要先將郵件另存新檔,然後再從檔案選取附加上來,這些操作步驟,我們在上線時,會做成文件讓 PM 們知道該怎麼操作。」James 回答總經理所提的問題,並記錄著總經理交代的事項。

「另外,我希望在採購單上看到下單客戶的資訊,最好這部份的資訊日後可以 Trace,我們的 ERP 好像沒有提供這部份的資訊?我可以知道這些庫存是幫哪些客戶備的貨嗎?」

「嗯,老闆,關於庫存這部份,目前的 ERP 系統確實沒有辦法區分哪些庫存是幫哪些客戶備的貨,也無從得知客戶去化的狀況,除非是我們與客戶 Run Hub 的交易模式(註2),我們可以在採購單每一個項次上做下單客戶與下單數量的註記。」James 回答。

總經理交代完要增加的功能之後,接著問「OK,這些修改需要多少時間,什麼時候可以上線?」

「大概一個星期」James 評估包括 ERP 修改、BPM 調整等。「我會請秘書協調各 BU 主管,上線說明會的時間。」

Review 的會議就進行到這邊。

註1:沒有直接詢問廠商的原因,主要是因為過了維護合約的時間,而 James 公司因為某些因素,在保固期過後,選擇不再簽維護合約,因為這個因素,所以沒有辦法透過廠商的 Forum 或客服尋求解答。
註2:Hub 交易模式,指客戶要求供應商將庫存擺在客戶端的 Hub 倉,通常是與 Forwarder 簽約租用倉庫存放空間,地點離客戶工廠很近(或者就是客戶的倉庫),方便客戶取貨。客戶會將 MRP 執行的結果做成下單的 Forecast 給供應商,要供應商備貨,將庫存存放到 Hub,而這些庫存歸屬在客戶領用前,仍是屬於供應商;客戶領料之後,每個月結算(Hub call-off),供應商才可以開出貨單,然後向客戶請款,對客戶而言降低庫存的風險,同樣的,也是增加供應商庫存的風險,通常我們稱之為供應商不平等條約。反之,原廠要求供應商類似的作法,稱之為 VMI(Vender Management Inventory),原廠會反過來 Push 供應商趕快去化庫存。

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1 則留言

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SunAllen
iT邦研究生 1 級 ‧ 2012-10-21 23:48:36

沙發好久沒坐了筆記筆記

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