James 與小艾一起向總經理 Demo 採購簽核流程。
「報告老闆，在流程上我們會透過外部的程式將 ERP 中新增的採購單讀出，並啟動流程。進入簽核流程後，會依據核決權限通知簽核的主管進行簽核，簽核完畢後，會將簽核結果回寫 ERP，並通知 VSR 進行後續採購單發出的步驟。」James 向總經理 T 說明簽核流程的執行方式。(圖1)

圖1：採購簽核流程說明

「那我會透過什麼方式得知採購單需要簽核？」總經理問。

「在簽核的過程中，系統會發送 email 通知，同時，該張單據會在個人的待辦事項(圖2)中，進入 BPM Portal 就可以看到。」James 說明著並將畫面切換到 BPM Portal 測試機。

圖2：BPM Portal 首頁待辦事項

「可是我不知道是要我簽哪一張單，如果待簽核的採購單很多，那我也不知道哪一張我到底看過了沒。」總經理接著問。

「報告老闆，在首頁待辦事項區塊的右下角，有一個 More 的 Link，按下去後，會顯示比較多欄位的資訊。」James 邊說明邊示範如何操作。(圖3)

圖3：待辦事項 More

「在這一頁，我們有將採購單號 Show 在工作主題中，同時從狀態那一欄，也可以知道該單據是否已經在處理當中。」James 說明著欄位的作用。

單單將單號寫入工作主題這一部分，就讓小艾與 James 花了不少時間才找到顯示的方式。

James 他們這一套 BPM 除了有透過外部方式啟動流程的功能之外，一般由使用者自己啟動的流程，可以讓使用者設定流程的工作主題，讓簽核者可以從待辦事項中知道申請單大致的內容，所以 James 猜測，流程 API 應該有提供寫入工作主題的功能。

可是他們翻遍了廠商的手冊與上課講義，對這個部分完全沒有提及，上課的時候也根本不會想到要去問這個問題。於是 James 與小艾就從 API 文件中著手(註1)，找了一陣子，終於找到寫入工作主題的方法，James 要小艾在參數設定即每一個簽核關卡中，都將採購單號寫入工作主題中。

var rootId = MyTask.getRootID(); //設定rootTask的工作主題
var rootTask = Server.getTask(rootId);
rootTask.setKeyWord(PO_NO); // To set the root task's keyword
Server.updateTask(rootTask); // To update the root task 

總經理點頭確認沒問題之後，James 繼續說明簽核表單的內容，並展示採購分析資訊呈現的畫面。(圖4)

圖4：採購分析資訊

「老闆，採購分析資訊主要分為超額庫存分析、採購分析以及銷售預測分析，每一個數字的連結，都可以再連結到明細的資訊。」

James 說明完整個操作的方式後，總經理 T 接著詢問幾個問題。

「採購單的 Item，我記得當初有跟你提過，要將 Slow Moving 的狀況標示出來，這樣簽核的時候可以 Highlight 出來要特別注意的地方。」

「我希望 PM 能將與 Sales 之間或原廠之間與採購下單有關的 email 可以附加上來，這一個部分可以直接拖拉進來嗎？」

「報告老闆，我們目前只能提供附加檔案的方式，也就是說可以從電腦中將檔案選取附加的方式，廠商提供的表單元件尚無法做到拖拉就將檔案附加上去的功能，關於郵件附加的方式，操作上有點複雜，要先將郵件另存新檔，然後再從檔案選取附加上來，這些操作步驟，我們在上線時，會做成文件讓 PM 們知道該怎麼操作。」James 回答總經理所提的問題，並記錄著總經理交代的事項。

「另外，我希望在採購單上看到下單客戶的資訊，最好這部份的資訊日後可以 Trace，我們的 ERP 好像沒有提供這部份的資訊？我可以知道這些庫存是幫哪些客戶備的貨嗎？」

「嗯，老闆，關於庫存這部份，目前的 ERP 系統確實沒有辦法區分哪些庫存是幫哪些客戶備的貨，也無從得知客戶去化的狀況，除非是我們與客戶 Run Hub 的交易模式(註2)，我們可以在採購單每一個項次上做下單客戶與下單數量的註記。」James 回答。

總經理交代完要增加的功能之後，接著問「OK，這些修改需要多少時間，什麼時候可以上線？」

「大概一個星期」James 評估包括 ERP 修改、BPM 調整等。「我會請秘書協調各 BU 主管，上線說明會的時間。」

Review 的會議就進行到這邊。

註1：沒有直接詢問廠商的原因，主要是因為過了維護合約的時間，而 James 公司因為某些因素，在保固期過後，選擇不再簽維護合約，因為這個因素，所以沒有辦法透過廠商的 Forum 或客服尋求解答。
註2：Hub 交易模式，指客戶要求供應商將庫存擺在客戶端的 Hub 倉，通常是與 Forwarder 簽約租用倉庫存放空間，地點離客戶工廠很近(或者就是客戶的倉庫)，方便客戶取貨。客戶會將 MRP 執行的結果做成下單的 Forecast 給供應商，要供應商備貨，將庫存存放到 Hub，而這些庫存歸屬在客戶領用前，仍是屬於供應商；客戶領料之後，每個月結算(Hub call-off)，供應商才可以開出貨單，然後向客戶請款，對客戶而言降低庫存的風險，同樣的，也是增加供應商庫存的風險，通常我們稱之為供應商不平等條約。反之，原廠要求供應商類似的作法，稱之為 VMI(Vender Management Inventory)，原廠會反過來 Push 供應商趕快去化庫存。

Prev Next

本篇全系列文章