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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_13:流程5.2的修訂與勘誤〉

由於PMI®編修小組在PMBOKG5「專案範圍管理知識領域」中新增加流程5.1「規劃範圍管理」,因此原本在PMBOKG4中的流程5.1「收集需求」(Collect Requirements) 在PMBOKG5中就變成流程5.2。
在PMBOKG5中,流程5.2「收集需求」屬於規劃流程群組,負責規劃、界定和記載關係人需要和需求,以求符合專案目標。流程5.2「收集需求」有2個輸出項目,其中一項「需求文件檔」會流向下列6個流程:「規劃品質管理」(流程8.1)、「規劃採購管理」(流程12.1)、「界定範圍」(流程5.3)、「產生WBS」(流程5.4)、「確認範圍」(流程5.5)、「控管範圍」(流程5.6);另外一項「需求追溯表」會流向下列2個流程:「確認範圍」(流程5.5)、「控管範圍」(流程5.6)。

在ITTO圖中,流程5.2共有5項輸入、11項工具&技術、2項輸出。3個紫色輸入項目——「範圍管理計畫」、「需求管理計畫」和「關係人管理計畫」代表來自其他流程的子計畫;2個黑色輸入項目——「專案許可證」和「關係人登記簿」代表來自其他流程;藍色工具&技術項目——「促進研習會」、「團體決策技術」和「標竿法」代表會被其他流程重複使用;2個黑色輸出項目——「需求文件檔」和「需求追溯表」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程5.2的5個輸入項目只會集中在4條箭號上;流程5.2的2個輸出項目會分散在8條箭號上。這是因為流程5.2這5個輸入項目是來自不同的流程:來自流程4.1的「專案許可證」,來自流程13.1的「關係人登記簿」,來自流程5.1的「需求管理計畫」和「範圍管理計畫」,來自流程13.2的「關係人管理計畫」;而流程5.2的輸出項目「需求文件檔」會流向下列6個流程:「規劃品質管理」(流程8.1)、「規劃採購管理」(流程12.1)、「界定範圍」(流程5.3)、「產生WBS」(流程5.4)、「確認範圍」(流程5.5)、「控管範圍」(流程5.6);另外一個輸出項目「需求追溯表」只會流向下列2個流程:「確認範圍」(流程5.5)、「控管範圍」(流程5.6)。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

由於流程5.2的5個輸入項目中有3項是來自其他流程的子計畫(此處特別用紫色字體做區別,若只是來自流程則保持黑色字體),這3項子計畫其中2項「範圍管理計畫」和「需求管理計畫」之前要加上實線箭號,以表示該2個項目是來自與流程5.2相同知識領域的流程(5.1),另一項「關係人管理計畫」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程5.2不同知識領域的流程(13.2)。

至於流程5.2的2個輸出項目,其中一個輸出項目「需求文件檔」只會流向下列6個流程:「規劃品質管理」(流程8.1)、「規劃採購管理」(流程12.1)、「界定範圍」(流程5.3)、「產生WBS」(流程5.4)、「確認範圍」(流程5.5)、「控管範圍」(流程5.6),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字6,就可以代表該輸出項目會流向6個流程,不過從DFD圖中可以發現這6個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字6改為「4,2」,以代表該輸出項目會流向4個與流程5.2相同知識領域的流程(5.3/5.4/5.5/5.6),以及其他2個與流程5.2不同知識領域的流程(8.1/12.1);另外一個輸出項目「需求追溯表」則會流向「確認範圍」(流程5.5)和「控管範圍」(流程5.6),因此只要在該輸出項目之後,加上一條實線箭號以及數字2,代表該輸出項目會流向2個與流程5.2相同知識領域的流程(5.5/5.6)。

整體來說,PMI®編修小組對流程5.2「收集需求」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第4個流程「界定範圍」(流程5.3),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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