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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_14:流程5.3的修訂與勘誤〉

由於PMI®編修小組在PMBOKG5「專案範圍管理知識領域」中新增加流程5.1「規劃範圍管理」,因此原本在PMBOKG4中的流程5.2「界定範圍」(Define Scope)在PMBOKG5中就變成流程5.3。
在PMBOKG5中,流程5.3「界定範圍」屬於規劃流程群組,負責發展專案和產品的詳細描述。流程5.3「界定範圍」有2個輸出項目,其中一項「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;另外一項「專案範圍說明」會流向下列4個流程:「產生WBS」(流程5.4)、「排序活動」(流程6.3)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)。

在ITTO圖中,流程5.3共有4項輸入、4項工具&技術、2項輸出。1個紫色輸入項目——「範圍管理計畫」代表來自其他流程的子計畫;2個黑色輸入項目——「專案許可證」和「需求文件檔」代表來自其他流程;藍色輸入項目——「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」和「促進研習會」代表會被其他流程重複使用;2個輸出項目——「專案文件更新」會流向外部實體;「專案範圍說明」會流向其他流程。

在DFD圖中,流程5.3的4個輸入項目會分散在4條箭號上;流程5.3的2個輸出項目會分散在5條箭號上。這是因為流程5.3這4個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.1的「專案許可證」,來自流程5.1的「範圍管理計畫」,來自流程5.2的「需求文件檔」,來自「企業/組織」的「組織流程資產」;而流程5.3有2個輸出項目:「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「專案範圍說明」會流向下列4個流程:「產生WBS」(流程5.4)、「排序活動」(流程6.3) 、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

由於流程5.3的4個輸入項目中有1項是來自其他流程的子計畫「範圍管理計畫」(此處特別用紫色字體做區別,若是來自流程則保持黑色字體)之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程5.3相同知識領域的流程(5.1),有1項不是來自其他流程(此處特別用藍色字體做區別),因此在這項輸入項目之前要加上天線,以表示該項目不是來自其他流程。

至於流程5.3的2個輸出項目,其中一個輸出項目「專案範圍說明」會流向下列4個流程:「產生WBS」(流程5.4)、「排序活動」(流程6.3) 、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字4,就可以代表該輸出項目會流向4個流程,不過從DFD圖中可以發現這4個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字4改為「1,3」,以代表該輸出項目會流向1個與流程5.3相同知識領域的流程(5.4),以及其他3個與流程5.3不同知識領域的流程(6.3/6.5/6.6)。另外一項「專案文件更新」則會流向外部實體「專案文件」,因此在該輸出項目之後,加上代表「專案文件」的符號。

整體來說,PMI®編修小組對流程5.3「界定範圍」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第5個流程「產生WBS」(流程5.4),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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