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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_16:流程6.1的修訂與勘誤〉

PMI®編修小組在PMBOKG5「專案時程管理知識領域」中新增加流程6.1「規劃時程管理」(Plan Schedule Management),並且將該知識領域原有的「界定活動」、「排序活動」、「估算活動資源」、「估算活動工期」、「發展時程」和「控管時程」六個流程的編號,依次調整為6.2、6.3、6.4、6.5、6.6和6.7。
在PMBOKG5中,流程6.1「規劃時程管理」屬於規劃流程群組,負責針對專案時程之規劃、發展、管理、執行和控管,建立政策、程序和文件檔。唯一的輸出項目「時程管理計畫」,會流向下列7個流程:「界定活動」(流程6.2)、「排序活動」(流程6.3)、「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6) 、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定量風險分析」(流程11.4)。在PMBOKG4中,「時程管理計畫」是由「專案時程管理知識領域」的隱性流程(PMBOKG4稱之為6.0)所產生的隱性計畫。

在ITTO圖中,流程6.1共有4項輸入、3項工具&技術、1項輸出。2個黑色輸入項目——「專案管理計畫」和「專案許可證」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」、「分析技術」和「會議」代表會被其他流程重複使用;紫色輸出項目——「時程管理計畫」代表會流向其他流程的子計畫。

在上一篇〈PMBOKG5_15:流程5.4的修訂與勘誤〉最後,筆者提到要以『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則來審查流程6.1的輸出項目「時程管理計畫」是否有流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)。仔細一看果真漏掉了,因此必須從輸出項目「時程管理計畫」拉一條箭號到流程4.2。如此一來,流程6.1的4個輸入項目只會集中在3條箭號上;流程6.1的輸出項目會分散在8條箭號(原先只有7條)上。這是因為流程6.1這4個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:一是來自流程4.2的「專案管理計畫」,一是來自流程4.1的「專案許可證」,另二個是來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程6.1的輸出項目「時程管理計畫」會流向下列8個流程:「界定活動」(流程6.2)、「排序活動」(流程6.3)、「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定量風險分析」(流程11.4)、「發展專案管理計畫」(流程4.2)。

請注意,流程6.1和流程4.2之的反覆漸進展現了專案管理「逐步詳盡」的特性:流程6.1的輸出項目「時程管理計畫」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)做為輸入項目「其他流程的輸出」的子項,而流程4.2藉由「其他流程的輸出」所產生的輸出項目「專案管理計畫」則又會流向流程6.1做為輸入項目。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程6.1的4個輸入項目中:「專案管理計畫」和「專案許可證」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是分別來自整合知識領域的流程(4.2/4.1);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程6.1的輸出項目「時程管理計畫」會流向下列8個流程:「界定活動」(流程6.2)、「排序活動」(流程6.3)、「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6) 、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定量風險分析」(流程11.4)、「發展專案管理計畫」(流程4.2),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字8,就可以代表該輸出項目會流向8個流程,不過從DFD圖中可以發現這8個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字8改為「5,3」,以代表該輸出項目會流向5個與流程6.1相同知識領域的流程(6.2/6.3/6.4/6.5/6.6),以及其他3個與流程6.1不同知識領域的流程(11.2/11.4/4.2)。

整體來說,除了違背『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則之外,PMI®編修小組在PMBOKG5「專案時程管理知識領域」中新增加流程6.1「規劃時程管理」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第7個流程「界定活動」(流程6.2),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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