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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_17:流程6.2的修訂與勘誤〉

由於PMI®編修小組在PMBOKG5「專案時程管理知識領域」中新增加流程6.1「規劃時程管理」,因此原本在PMBOKG4中的流程6.1「界定活動」(Define Activities) 在PMBOKG5中就變成流程6.2。
在PMBOKG5中,流程6.2「界定活動」屬於規劃流程群組,負責辨識及記載產生專案交付項目所需執行的特定活動。流程6.2「界定活動」有3個輸出項目:「里程碑清單」會流向「排序活動」(流程6.3);「活動清單」和「活動屬性」會同時流向下列4個流程:「排序活動」(流程6.3)、「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)。

在繼續審查流程6.2「界定活動」,筆者再對『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則提出進一步說明,首先要回到〈PMBOKG5_11:流程4.2的修訂與勘誤〉,先將流程4.2的解碼圖調整為:

先來看輸入項目「其他流程的輸出」的第12/13/14個子項(分別是「成本基準」、「時程基準」和「範圍基準」),之前都有點線箭號,代表會來自與「發展專案管理計畫」(流程4.2)不同知識領域的流程(5.4/6.6/7.3);再看輸入項目「其他流程的輸出」的第15個子項「專案管理計畫更新」之前有實線+點線,及數字「3,16」,代表「專案管理計畫更新」會來自3個與「發展專案管理計畫」(流程4.2)相同知識領域的流程(4.3/4.4/4.5)以及16個與「發展專案管理計畫」(流程4.2)不同知識領域的流程(6.6/11.5/8.2/9.2/9.4/10.2/12.2/13.3/5.6/6.7/7.4/8.3/10.3/11.6/12.3/13.4),其他11個子項則分別來自流程(5.1(2)/6.1/7.1/8.1(2)/9.1/10.1/11.1/12.1/13.2)。問題是:PMI®編修小組在PMBOKG5修訂時並未周全顧慮到一致性,以致於造成前述的4個子項(「成本基準」、「時程基準」、「範圍基準」、「專案管理計畫更新」)都可以在對應流程的DFD圖中找到對應的輸出項目流向「發展專案管理計畫」(流程4.2),唯獨在會產生子計畫的9個流程(5.1/6.1/7.1/8.1/9.1/10.1/11.1/12.1/13.2) 找不到對應的輸出項目流向「發展專案管理計畫」(流程4.2),為了顧全PMBOKG5的一致性,筆者在審查這9個流程時,都會一一校審勘誤。

回頭來看流程6.2「界定活動」的ITTO圖:

在ITTO圖中,流程6.2共有4項輸入、3項工具&技術、3項輸出。2個紫色輸入項目——「時程管理計畫」和「範圍基準」代表來自其他流程的子計畫;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「分解法」和「專家判斷」代表會被其他流程重複使用;3個黑色輸出項目——「活動清單」、「活動屬性」和「里程碑清單」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程6.2的4個輸入項目會分散在3條箭號上;流程6.2的3個輸出項目會分散在5條箭號上。這是因為流程6.2這4個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程6.1的「時程管理計畫」和流程5.4的「範圍基準」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程6.2有3個輸出項目:「里程碑清單」會流向「排序活動」(流程6.3);「活動清單」和「活動屬性」會同時流向下列4個流程:「排序活動」(流程6.3)、「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

由於流程6.2的4個輸入項目中有2項是來自其他流程的子計畫或基準(此處特別用紫色字體做區別,若只是來自流程則保持黑色字體),子計畫「時程管理計畫」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程6.2相同知識領域的流程(6.1),基準「範圍基準」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程6.2不同知識領域的流程(5.4);2項不是來自其他流程(此處特別用藍色字體做區別),之前要加上實線天線,以表示該2個項目是來自「企業/組織」。

至於流程6.2的3個輸出項目:「里程碑清單」會流向「排序活動」(流程6.3),因此只要在該輸出項目之後,加上一條實線箭號,代表該輸出項目會流向1個與流程6.2相同知識領域的流程(6.3);「活動清單」和「活動屬性」會同時流向下列4個流程:「排序活動」(流程6.3)、「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6),本來只要在這2個輸出項目之後,各加上一條箭號以及數字4,就可以代表該輸出項目會流向4個流程,不過從DFD圖中可以發現這4個流程完全相同,因此另外用一條垂直短線聯結這2條箭號,代表這2個輸出項目都會流向4個與流程6.2相同知識領域的流程(6.3/6.4/6.5/6.6)。

整體來說,PMI®編修小組對6.2「界定活動」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第8個流程「排序活動」(流程6.3),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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