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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_28:流程11.1的修訂與勘誤〉

PMI®編修小組在PMBOKG5「專案風險管理知識領域」並未新增加新流程,只是把流程11.6的名稱調整為「控管風險」(Control Risks)。
在PMBOKG5中,流程11.1「規劃風險管理」屬於規劃流程群組,負責界定如何執行專案風險管理活動。流程11.1「規劃風險管理」唯一的輸出項目「風險管理計畫」會流向「辨識風險」(流程11.2)、「執行定性風險分析」(流程11.3)、「執行定量風險分析」(流程11.4)和「規劃風險回應」(流程11.5)。

在ITTO圖中,流程11.1共有5項輸入、3項工具&技術、1項輸出。3個黑色輸入項目——「專案管理計畫」、「專案許可證」和「關係人登記簿」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「分析技術」、「專家判斷」和「會議」代表會被其他流程重複使用;紫色輸出項目——「風險管理計畫」代表會流向其他流程的子計畫。

在PMBOKG5中,由於PMI®編修小組擬定了「專案管理計畫」規則,因此流程11.1「規劃風險管理」和流程9.1一樣也不需要「過水輸出項目」(細節請參考〈PMBOKG5_26:流程9.1的修訂與勘誤〉)。流程11.1「規劃風險管理」的輸出項目「風險管理計畫」直接可以流向「辨識風險」(流程11.2)、「執行定性風險分析」(流程11.3)、「執行定量風險分析」(流程11.4)和「規劃風險回應」(流程11.5)。

不過當筆者同樣以『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則來審查流程11.1的輸出項目「風險管理計畫」是否有流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)。仔細一看果真漏掉了,因此必須從輸出項目「風險管理計畫」拉一條箭號到流程4.2

如此一來,流程11.1的5個輸入項目會集中在4條箭號上(圖中有一條箭號箭頭和線沒對齊);流程11.1唯一的輸出項目會分散在5條箭號上。這是因為流程11.1這5個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程4.1的「專案許可證」,來自流程13.1的「關係人登記簿」」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程11.1的輸出項目「風險管理計畫」會流向下列5個流程:「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定性風險分析」(流程11.3)、「執行定量風險分析」(流程11.4)和「規劃風險回應」(流程11.5)。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程11.1的5個輸入項目中:「專案管理計畫」和「專案許可證」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2/4.1);「關係人登記簿」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程11.1不同知識領域的流程(13.1);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程11.1的輸出項目「風險管理計畫」會流向下列5個流程:「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定性風險分析」(流程11.3)、「執行定量風險分析」(流程11.4)和「規劃風險回應」(流程11.5),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字5,就可以代表該輸出項目會流向5個流程,不過從DFD圖中可以發現這5個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字5為「4,1」,以代表該輸出項目會流向4個與流程11.1相同知識領域的流程(11.2/11.3/11.4/11.5),以及其他1個與流程11.1不同知識領域的流程(4.2)。

整體來說,除了違背『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則之外,PMI®編修小組對流程11.1「規劃風險管理」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第19個流程「辨識風險」(流程11.2),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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