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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_52:流程12.3的勘誤〉

在PMBOKG5中,流程12.3「控管採購」(Control Procurements)屬於監控流程群組,負責管理採購關係、監督合約績效和按需要進行變更和矯正措施。
流程12.3「控管採購」有5個輸出項目:「工作績效資訊」會流向「監控專案工作」(流程4.4);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

在ITTO圖中,流程12.3共有6項輸入、7項工具&技術、5項輸出。4個黑色輸入項目代表來自其他流程;藍色工具&技術項目——「績效提報」和「記錄管理系統」代表會被其他流程重複使用;黑色輸出項目——「工作績效資訊」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程12.3的6個輸入項目會集中在6條箭號上;流程12.3的4個輸出項目會分散在4條箭號上。這是因為流程12.3這6個輸入項目是來自不同的流程:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程4.3的「工作績效資料」,來自流程12.1的「採購文件」,來自流程12.2的「協議」,來自流程4.4的「工作績效報告」,來自流程4.5的「已核准的變更申請」;而流程12.3的5個輸出項目:「工作績效資訊」會流向流程4.4「監控專案工作」;「變更申請」會流向流程4.5「執行整合變更控管」;「專案管理計畫更新」會流向流程4.2「發展專案管理計畫」;「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程12.3的6個輸入項目中:「專案管理計畫」、「已核准的變更申請」、「工作績效資料」和「工作績效報告」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2/4.5/4.3/4.4);「採購文件」和「協議」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程12.3相同知識領域的流程(12.1/12.2)。

至於流程12.3的5個輸出項目:「工作績效資訊」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.4);「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」之後要加上實線地線,以表示該項目會流向外部實體「企業/組織」。

整體來說,PMI®編修小組對流程12.3「控管採購」的修正是OK的。下一篇將審查監控流程群組最後一個流程「控管關係人全力投入」(流程13.4),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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