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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_53:流程13.4的勘誤〉

PMI®編修小組將原本PMBOKG4〈第十章 專案溝通管理〉拆分成PMBOKG5〈第十章 專案溝通管理〉和〈第十三章 專案關係人管理〉兩章。針對「專案關係人管理」,PMI®編修小組除了將PMBOKG4原有的「辨識關係人」(PMBOKG4流程10.1)和「管理關係人期望」(PMBOKG4流程10.4)調整為「辨識關係人」(流程13.1)和「管理關係人全心投入」(流程13.3)之外,另外還在PMBOKG5中增加「規劃關係人管理」(流程13.2)和「控管關係人全心投入」(流程13.4)。
在PMBOKG5中,流程13.4「控管關係人全心投入」(Control Stakeholder Engagement)是監控流程群組最後一個流程,負責控管整體專案關係人關係,並調整關係人全心投入之策略和計畫。流程13.4「控管關係人全心投入」有5個輸出項目:「工作績效資訊」會流向「監控專案工作」(流程4.4);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

在ITTO圖中,流程13.4共有4項輸入、3項工具&技術、5項輸出。2個黑色輸入項目——「議題記錄單」和「工作績效資料」代表來自其他流程;藍色工具&技術項目——「資訊管理系統」、「專家判斷」和「會議」代表會被其他流程重複使用;黑色輸出項目——「工作績效資訊」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程13.4的4個輸入項目會集中在4條箭號上;流程13.4的5個輸出項目會分散在5條箭號上。這是因為流程13.4這4個輸入項目是來自不同的流程:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程13.3的「議題記錄單」,來自流程4.3的「工作績效資料」,以及來自「專案文件」的「專案文件」;而流程13.4的5個輸出項目:「工作績效資訊」會流向流程4.4「監控專案工作」;「變更申請」會流向流程4.5「執行整合變更控管」;「專案管理計畫更新」會流向流程4.2「發展專案管理計畫」;「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程13.4的4個輸入項目中:「專案管理計畫」和「工作績效資料」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2/4.3);「議題記錄單」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程13.4相同知識領域的流程(13.3);「專案文件」之前要加上代表「專案文件」的符號。

至於流程13.4的5個輸出項目:「工作績效資訊」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.4);「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」之後要加上實線地線,以表示該項目會流向外部實體「企業/組織」。

整體來說, PMI®編修小組對流程13.4「控管關係人全心投入」的修正是OK的。PMBOKG5監控流程群組11個流程全部審查完畢,下一篇將審查結案流程群組第1個流程「結束專案或階段」(流程4.6),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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