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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_56:PMBOKG5的一致性與完整性〉

自從筆者在2011年7月出版《人人都可以成為PMP大師:國際專案管理師認證寶典(Ⅰ.祕笈篇, Ⅱ.關鍵詞篇, Ⅲ.題庫篇)》套書(ISBN:978-986-86326-2-2,可以到博客來網路書局購買)之後,開闢了華人學習PMP®的一條新道路:從「樹狀結構」線型思維模式轉移到「網狀結構」系統思維模式,獲得許多讀者的共鳴,一致認為這個思維模式的轉移(Paradigm Shift)正是晉升PMP大師的必經之路。
從本篇開始筆者就要從系統思考的角度來檢視PMBOKG5,先彙總PMBOKG5全部47個流程中,PMI®編修小組尚未發現的20個錯誤如下:

錯誤1. 流程4.2「發展專案管理計畫」
輸出項目「專案管理計畫」少了流向「確認範圍」(流程5.5)和「控管品質」(流程8.3)的箭號。

錯誤2. 流程5.1「規劃範圍管理」
輸出項目「需求管理計畫」和「範圍管理計畫」都少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。

錯誤3. 流程6.1「規劃時程管理」
輸出項目「時程管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。

錯誤4. 流程6.4「估算活動資源」
輸出項目「活動資源需求」應該流向「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)、「規劃人資管理」(流程9.1)和「規劃採購管理」(流程12.1),因此流向「規劃採購管理」(流程12.1)的輸出項目應該是「活動資源需求」,而不是「專案文件更新」。

錯誤5. 流程6.5「估算活動工期」
輸出項目「活動工期估算」應該流向「發展時程」(流程6.6)和「辨識風險」(流程11.2),因此流向「辨識風險」(流程11.2)的輸出項目應該是「活動工期估算」 而不是「專案文件更新」。

錯誤6. 流程7.1「規劃成本管理」
輸出項目「成本管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。
輸出項目「成本管理計畫」應該流向「估算成本」(流程7.2)和「決定預算」(流程7.3),而不是流向「界定活動」(流程6.2) 和「排序活動」(流程6.3)。

錯誤7. 流程8.1「規劃品質」
輸出項目「品質管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。
輸出項目「流程改善計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。
輸出項目「品質管理計畫」和「流程改善計畫」應該只會流向執行流程「執行品質保證」(流程8.2),但是不應該流向監控流程「控管品質」(流程8.3)。

錯誤8. 流程9.1「規劃人資管理」
輸出項目「人資管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。

錯誤9. 流程10.1「規劃溝通管理」
輸出項目「溝通管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。

錯誤10. 流程11.1「規劃風險管理」
輸出項目「風險管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。

錯誤11. 流程11.5「規劃風險回應」
輸出項目「專案文件更新」流向外部實體「專案文件」箭號的箭頭方向畫倒反了。

錯誤12. 流程12.1「規劃採購管理」
輸出項目「採購管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。

錯誤13. 流程13.2「規劃關係人管理」
輸出項目「關係人管理計畫」少了流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)的箭號。

錯誤14. 流程9.2「籌組專案團隊」
輸出項目「專案人員配置」少了流向「發展時程」(流程6.6)的箭號。

錯誤15. 流程12.2「執行採購」
輸出項目「協議」流向「發展專案許可證」(流程4.1)的箭號應該刪除,並將流程4.1「發展專案許可證」從圖中移除。

錯誤16. 流程4.4「監控專案工作」
輸入項目「工作績效資訊」少了來自「控管時程」(流程6.7)、「控管成本」(流程7.4)和「控管品質」(流程8.3)的箭號。

錯誤17. 流程6.7「控管時程」
輸出項目「專案管理計畫更新」應該是流向流程4.2「發展專案管理計畫」,而不是流向流程4.5「執行整合變更控管」。

錯誤18. 流程7.4「控管成本」
輸出項目「專案管理計畫更新」應該會流向流程4.2「發展專案管理計畫」。

錯誤19. 流程4.6「結束專案或階段
輸出項目「最終產品、服務或成果轉移」應該流向外部實體「顧客」,而不是流向流程「顧客」。

錯誤20. 流程12.4「結束採購」
輸出項目「已結束採購」應該流向外部實體「賣方」。

整體來說,這20個錯誤有些是無心之過或是美編排版錯誤,不過有些錯誤卻是因為缺乏一致性和完整性所造成。

搞資訊管理的人最重要的就是要維持資訊的一致性和完整性,或許讀者會問:「何謂一致性和完整性?」筆者想借用李家同教授20多年前的解釋來回答:
「所謂一致性就是不應該知道的就不讓他知道;所謂完整性就是應該知道的就讓他知道」。

弄品質管理的人都知道ISO2000處理文件管制時有兩條潛規則

  1. 發放新版文件時必須同時將舊版文件回收
  2. 文件持有者不得影印文件供他人使用

發放清單說明了誰應該知道和擁有這份文件,文件管制者在發放文件時必須依照發放清單發放新版文件,同時將舊版文件回收,就是落實完整性。

文件持有者若自行影印文件提供不在發放清單的他人使用,就會造成「不應該知道的讓他知道」現象。尤其是當文件管制者在發放新版文件時,並不知道有一份舊版文件(影本)流落在外,自然無從將它回收,造成新舊版文件同時存在,就會違反一致性。

PMBOKG5既然是PMI®2012年12月最新出版,做為PMP®認證考試唯一指定教材的「PMP聖經」,它的一致性與完整性就非常重要。上述的20個錯誤中,其中有9個是違背『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致性原則。

會產生基準的流程如下:

  1. 流程5.4「產生WBS」產生「範圍基準」
  2. 流程6.6「發展時程」產生「時程基準」
  3. 流程7.3「決定預算」產生「成本基準」
    會產生子計畫的流程如下:
  4. 流程5.1「規劃範圍管理」產生「需求管理計畫」和「範圍管理計畫」
  5. 流程6.1「規劃時程管理」產生「時程管理計畫」
  6. 流程7.1「規劃成本管理」產生「成本管理計畫」
  7. 流程8.1「規劃品質」產生「品質管理計畫」和「流程改善計畫」
  8. 流程9.1「規劃人資管理」產生「人資管理計畫」
  9. 流程10.1「規劃溝通管理」產生「溝通管理計畫」
  10. 流程11.1「規劃風險管理」產生「風險管理計畫」
  11. 流程12.1「規劃採購管理」產生「採購管理計畫」
  12. 流程13.2「規劃關係人管理」產生「關係人管理計畫」

這12個流程的基準或子計畫輸出項目都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2),不過PMI®編修小組對PMBOKG5的修定只做一半:
流程5.4/6.6/7.3的基準輸出項目都流向「發展專案管理計畫」(流程4.2),但是流程5.1/6.1/7.1/8.1/9.1/10.1/11.1/12.1/13.2的子計畫輸出項目都沒有流向「發展專案管理計畫」(流程4.2),這就是違背一致性原則。

由於絕大部分對PMBOKG5的審查工作都已完成,因此本系列文章將不再維持每天發文,下一篇將繼續探討專案管理系統之道。

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