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面對跨部門專案,專案經理扮演的角色

在現實工作中,我們除了要處理部門內的事務外,也要處理跟其他單位間的合作議題,甚至很難避免會有臨時的需求要組成跨部門的專案團隊,所謂的跨部門團隊指的是在專案中可能會包含不同部門的成員,而這些成員由一個專案經理來管理,這是最理想的狀態,但很多時候跨部門的專案,專案經理常常被當成一個協調者(Coordinator),所謂的協調者就是高階主管並未將整個專案的管制權力授與專案經理,而是名義上的指派他來回報、監控專案的進度狀況,但實際上人員的管理以及子專案的進度其實仍掌握在功能部門主管(Funcational Manager)手上。
以上圖為例,假設現在要起一個有關新產品的上市推廣專案,總經理委派行銷部的主管擔任整個專案的PM,整個專案的內容中應會仍包含了產品開發與合作夥伴的開發,因此把研發部跟業務部的部份成員也納了進來,所以整個專案團隊的組成為PM、行銷部*3、研發部*2、業務部*1,總共七位成員,如果今天你是PM,直接隸屬於你的三位行銷成員的管理自然不成問題,但研發部跟業務部的3位成員將是你要關注的要點,因為這3位成員的績效仍掌握在各自主管的手上,這意味著什麼?他會努力的去做他主管要他做的事情,但對你交代的事情並不會過度關注,除非他的主管要他全力配合你,所以我們可以說「功能性主管掌握了專案的人力資源」,當PM無法從功能性主管手上取得資源時,專案註定要以失敗告終,而這種專案狀況在你我的公司中肯定都存在著,做這種案子的專案經理,也大多不得善終(驚),為了避免大家成為烈士,這篇文章主要跟大家分享的就是當你擔任跨部門專案的PM時,你如何好好的活下去。
正式場合、正式授權
通常在專案經理指派之前,大多會由高階主管召開會議,以上面這個案例來說,總經理應該會找來下面三位主管開會,說明專案的目的、交期、預計的結果等等,然後通常都是經過一輪的討論,最後總經理才說:「不然我看由行銷部主管擔任PM,統籌整個專案好了。」,聽到總經理講這句話,我想多數的人即便心裡有嘀咕,還是會默默的接受指令的,但這時候你並不應該保持沈默,既然已成事實,那你就該放開心胸想想怎麼樣把案子做好,而要做好案子你就必須要擁有足夠的權力做人力的調度,你該開口跟老闆說:「老闆沒有問題,但我希望這段時間專案成員的工作都由我指派,已確保專案能順利完成」、「如果可以,我希望專案成員可以在同一個地方辦公」、「且為了對這些成員有更好的激勵與管制效果,我希望專案成員這一次的績效考核由我來評定」,你可能 more...

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