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發表演說是身為專案經理人主要的工作之一,可以利用在會議室裡的大型投影幕或者是透過遠程的方式發表簡報,這是最有效的方式將資訊傳達給每一個人。
以下這些故事將證明在這兩種環境裡,如果涉及到要開放你的電腦讓現場的所有人看到時,你務必要非常小心使用。在許多年前,一家科技公司為我們發表了一場遠距演說,我們利用網路視訊功能在他們的辦公室裡進行遠端線上會議。
演講非常有意思,他們的想法也具足夠的吸引力帶出我們的興趣,在公司房間裡的人包括公司副總、以及其他專案經理們正在統整這項新技術的意見。其中,特別一位以喜愛發問問題著稱的副總,他喜歡透過觀察人際互動來經營潛在的供應商。
演講非常有意思,他們的想法也具足夠的吸引力帶出我們的興趣,在公司房間裡的人包括公司副總、以及其他專案經理們正在統整這項新技術的意見。其中,特別一位以喜愛發問問題著稱的副總,他喜歡透過觀察人際互動來經營潛在的供應商。
在演講結束後,現場的人都留下來討論著什麼時候該進行下一步計畫。然而,主持人顯然忘記她還未關掉分享給客戶們的屏幕,因為她突然在大家面前打開她的即時訊息,並開始輸入文字。
很明顯的,她並沒有參與對話,接下來更糟糕的事情發生了,我們的眼睛盯著大屏幕看著一行行他輸入給同事的訊息,
「哇,很高興你不用對他們進行演講,那些傢伙根本就是一群蠢蛋,問盡了各種可笑的問題。」
恩,毫無疑問「那群傢伙」仍然待在房間裡閱讀著她輸入的文字,其中有一個人經過快速的思考後,立即將屏幕上那段訊息照了下來,並加了段註解寄回給廠商,他說他不敢相信竟會跟這樣的人一起合作生意!

最近,我參加了一位專案經理的演講,令人尷尬的情況再一次發生了,在演講開始的前幾分鐘,由於他忘記關掉預覽設定,所以我們看到了投影在大屏幕上的電腦桌面跳出了電子郵件的即時訊息。
瞧,從屏幕的右下角彈出的郵件訊息預覽上寫著: 「您申請的‘阿宅網站’會員資格已經被批准了,點擊這裡開始享受您的會員服務」。在房間裡的大多數人都在竊笑,其他人則是挑著眉看著這段訊息,直到他回頭看自己的屏幕時,該訊息早就已經消失了,可憐的傢伙他永遠不會知道自己私人愛好已被現場的所有人看到了!
不用多說,這兩種尷尬的情況充分的證明了,如果今天是你要發表演說,那你必須非常的小心;這裡有一些小提示你最好記住,以確保你下次發表演說時人們不會嘲笑你銀幕上所顯示的東西或看到會讓你足已失信的訊息。
技巧1:清理你的桌面
我們的電腦桌面塞滿了各種垃圾,你也許有一個機密資料夾是關於你正在交易的新客戶,或者是一個擺滿了回憶的資料夾,也可能你正計畫下一次要去某個充滿異國情調的地方旅行。
這些照片和旅遊文件或許正以縮圖的方式儲存在你的電腦桌面上;桌面用快速易顯的方式來儲存重要信息是沒問題的,只是不見得要將這些資訊分享給你的聽眾們。
所以記得下一次發表演說前,在你的電腦上建立一個資料夾「桌面」,然後把所有在你電腦桌面上的東西都拖曳到這個資料夾裡。這意思相當於用毛毯將所有的灰塵覆蓋起來,只是最後是將所有的東西儲存在這個名為桌面的資料夾中。
技巧2:退出你的即時訊息溝通程式
即時訊息溝通程式是非常棘手的,在任何程式運行時,他們都會浮現在銀幕的角落,你也許認為點擊大X就會關閉整個程式。
其實不然,它確實會最小化程式然後把你的應用程式存放在螢幕的最底部,但它仍然會在背後運行。
技巧3:關閉你的電子郵件通知
最起碼你應該關掉通知功能,避免你的訊息突然從你視窗的右下角彈出,這絕對比你讓電子郵件程式在背後運行還要來的好。
為什麼呢?因為在你演講時,你可能 more...
最後,如果您想要朝專案管理之路前進,如果您想要好好的學習專案經理應有的能力,建議您可以參加ProjectClub 所提供的[實務專案管理專案營],強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。


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