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談談專案變更控制與管理(Change Control & Management)


「要殺一個程式設計師不需要刀,改三次規格就好。」

「你帶領過沒做過任何變更的專案嗎?」,當我詢問這個問題時,台下大概只有5%的人舉手,我再問「若專案的時間不短於3個月的話呢?」,舉手的人紛紛放下了,專案的變更其實時常在發生,只要具有一定規模的專案,一定會發生各種大大小小的變更,小的變更可能只要做些工作項目的順序調整,大的變更可能會影響到範疇的放大(或所小)、交付的時間提前(或延後)與專案成本的增加(或減少)。
有人說專案若發生變更,意味著專案沒有規劃好,這個觀念不能說完全錯誤,但其實這對於變更是個誤解,因為他將「變更」這件事情想得非常嚴重,其實我要在畫面上多一個hint,這也是變更,只是這個變更極小,幾乎不太影響本來的工作量,但它確實是變更;修改關鍵程式的演算法,這也是變更,而且可能是很大的變更,可能因此衍生一堆程式都要跟著調整,增加了50小時的工作時數,這種變更就算是大變更了,而大多數人家認為沒有規劃好而造成專案必須要變更,大多是指此類型的變更。

專案經理在開始規劃專案時,可能很難將全部的狀況都搞清楚,一個人大概也很難兼具多種專業能力,因此變更會發生,幾乎是很正常的一件事,而我們應該以健康的態度看待變更,既然變更很難避免,那如何因應就很重要,所以變更的控制與管理對專案經理來說就非常的重要,以下我們來描述一下對於變更控制的一些心態與做法。

變更何時會發生?
變更發生的原因可能是因為利害關係人對專案的需求有所改變,例如本來想辦一場中式的婚禮,但因新郎的母親比較喜歡西式的婚禮,因此變更了他的需求,這時候負責規劃這個婚禮的PM就該重新審視這個專案;也可能是因為某些沒考慮到的因素使然,例如大理石的磁磚,計畫在鋪設時兩塊間的間距為0.3mm,結果卻沒考慮到因溫度與濕度不同,大理石會有不同的膨脹係數,在熱帶地區間距應該再大一些才對,這時候你就要變更你的鋪磚工作,調整間距為5mm;又或者是因為不可抗力而必須做的變更,例如在大陸開發的一套系統,因為政府法令的公布,導致系統的內容必須有所改變;變更也有可能是因為專案本身已經發生延遲了,不得不進行主動性的變更,這些都是變更發生的原因,並沒有特別的變更來源,但要謹記,當規劃的內容與現實有差異時,變更就會發生。

變更發生時怎麼辦?
如果變更有99%的機率會發生,那專案經理該如何因應呢?請依以下步驟:
1.首先你必須了解這項變更的原因
2.接著是評估影響的範圍(包含範疇、時間、成本、品質等)
3.再來則是識別此變更是否必要
4.核准、拒絕、暫緩變更
5.對核准過且影響不大的變更,專案經理自行決定是否執行即可;若影響的範圍較大(影響到範疇、時間、成本),則必須經過專案經理、Sponsor等共同決定是否執行變更
6.將專案的變更記錄下來,不管這項變更最後有沒有執行(用來做紀錄與稽核)

變更控制&管理的困難
《困難點一:追蹤並預防變更不容易》
變更潛藏在專案的四周,專案經理必須要時時的關注專案的況狀,這個狀況不只有專案的工作項目本身,更要留意外在環境與利害關係人,因為這些常常是潛在的變更原因,專案經理如果可以 more...

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