能在一家大公司工作的人，想必都必須擁有優秀的的應對能力，才能處理大小的突發事件，不過現在方便的通訊軟體似乎改變了面對面開會的型態，也帶來了一些衝擊。有些人進了公司後，從來沒有離開過他們著辦公桌，我曾經與一位女士一起工作，早上八點半打開一次辦公室的門，中間可能去個洗手間一兩次，午餐也是在辦公桌上就解決，她利用電話、即時訊息或是電子郵件來處理一切公務，然後下午五點的時候打開最後一次門，因為要準備下班回家休息。
有一天，我們在電梯裡巧遇，最近我跟她有一個專案合作，因為我才剛來公司不到兩個星期，所以詢問她是不是知道某一位夥伴的辦公桌在哪？因為有一份計畫書需要親自交給他，結果在公司工作多年的她，似乎也不確定位置。真的令我很驚訝，大家都在公司工作了多年，可是彼此關係卻是如此的陌生，連隔壁的同事，也都不太熟悉，一格一格的辦公空空間，讓人際關係變的多麼的冷漠生疏。當然，這是一個比較極端的例子，不過我們確實要思考，人與人面對面的日子因為科技帶來的方便，而慢慢減少了呢，所以要大家心甘情願的面對面討論公事，何其容易！

為什麼面對面會議衰弱呢？
夥伴可能沒有高度參與您的專案
有些成員可能認為自己在專案上的角色，不是那麼重要，與其在這裡開會，還不如把時間花在別的地方，例如：在自己辦公桌上工作。這樣的想法是有可能發生的，如何改善？首先，您自己要清楚開會的目標，邀請適合的人員，讓其他們明白這場會議是有必要的，說明理由，吸引他們。

夥伴可能在忙於其他專案
同一個時間處理多項事情，其實對專案細膩度似乎有些影響，儘管大家覺得一心多用是一種美德，認為接聽一通電話，也可以同時收發郵件或是編撰計畫書，連午餐也在桌上一起解決，感覺很有效率，我並不清楚這樣到底是好還是不好。千萬不要誤會我的意思，假如能夠同時將事情做的完美，那當然是好事，但是，假使有三件任務，每人分配一件專注完成，一定會比每個人都負責三個專案的某一部分來的好多吧。

一個人可能同時有多事情要處理
夥伴可能會有很多種原因不能參與您的會議，畢竟他們有時無法分身乏術，還有別的會議要參與，為什麼我會知道呢？因為當您打電話給他們的時候，我就是那個正在跟他們開會的主管呢！我們總是有一種情況，一心多用，左耳聽著開會內容，右耳接聽著主管打來的電話，兩邊聲音交替著，混亂又複雜，一不小心可能會有口誤的狀況發生，這樣真的不是一個良好的現象。

關於面對面開會的優點
跟成員們面對面的開會，比起坐在辦公室利用電話、電子郵件來討論專案來的更好，您意想不到的，其實好處非常多：

更多參與感
大大小小的會議是無法避免的，當大家處在同一間會議室時，我發現幾乎有一半的人都在低頭滑動著手機，只有少數部分的人在參與會議。為了避免這樣的情況，專案經理應該在會議前定一些規矩，例如：所有人的手機及筆電都必須擺集中收在一個地方，要是有人忍不住拿起就罰錢，相信我，這是一個增加專案經費的好方法，一定要確保more...

最後，如果您想要朝專案管理之路前進，如果您想要好好的學習專案經理應有的能力，建議您可以參加ProjectClub 所提供的[實務專案管理專案營]，強化專案經理應具備的軟技巧與硬實力。