iT邦幫忙

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能在一家大公司工作的人,想必都必須擁有優秀的的應對能力,才能處理大小的突發事件,不過現在方便的通訊軟體似乎改變了面對面開會的型態,也帶來了一些衝擊。有些人進了公司後,從來沒有離開過他們著辦公桌,我曾經與一位女士一起工作,早上八點半打開一次辦公室的門,中間可能去個洗手間一兩次,午餐也是在辦公桌上就解決,她利用電話、即時訊息或是電子郵件來處理一切公務,然後下午五點的時候打開最後一次門,因為要準備下班回家休息。
有一天,我們在電梯裡巧遇,最近我跟她有一個專案合作,因為我才剛來公司不到兩個星期,所以詢問她是不是知道某一位夥伴的辦公桌在哪?因為有一份計畫書需要親自交給他,結果在公司工作多年的她,似乎也不確定位置。真的令我很驚訝,大家都在公司工作了多年,可是彼此關係卻是如此的陌生,連隔壁的同事,也都不太熟悉,一格一格的辦公空空間,讓人際關係變的多麼的冷漠生疏。當然,這是一個比較極端的例子,不過我們確實要思考,人與人面對面的日子因為科技帶來的方便,而慢慢減少了呢,所以要大家心甘情願的面對面討論公事,何其容易!

為什麼面對面會議衰弱呢?
夥伴可能沒有高度參與您的專案
有些成員可能認為自己在專案上的角色,不是那麼重要,與其在這裡開會,還不如把時間花在別的地方,例如:在自己辦公桌上工作。這樣的想法是有可能發生的,如何改善?首先,您自己要清楚開會的目標,邀請適合的人員,讓其他們明白這場會議是有必要的,說明理由,吸引他們。

夥伴可能在忙於其他專案
同一個時間處理多項事情,其實對專案細膩度似乎有些影響,儘管大家覺得一心多用是一種美德,認為接聽一通電話,也可以同時收發郵件或是編撰計畫書,連午餐也在桌上一起解決,感覺很有效率,我並不清楚這樣到底是好還是不好。千萬不要誤會我的意思,假如能夠同時將事情做的完美,那當然是好事,但是,假使有三件任務,每人分配一件專注完成,一定會比每個人都負責三個專案的某一部分來的好多吧。

一個人可能同時有多事情要處理
夥伴可能會有很多種原因不能參與您的會議,畢竟他們有時無法分身乏術,還有別的會議要參與,為什麼我會知道呢?因為當您打電話給他們的時候,我就是那個正在跟他們開會的主管呢!我們總是有一種情況,一心多用,左耳聽著開會內容,右耳接聽著主管打來的電話,兩邊聲音交替著,混亂又複雜,一不小心可能會有口誤的狀況發生,這樣真的不是一個良好的現象。

關於面對面開會的優點
跟成員們面對面的開會,比起坐在辦公室利用電話、電子郵件來討論專案來的更好,您意想不到的,其實好處非常多:

更多參與感
大大小小的會議是無法避免的,當大家處在同一間會議室時,我發現幾乎有一半的人都在低頭滑動著手機,只有少數部分的人在參與會議。為了避免這樣的情況,專案經理應該在會議前定一些規矩,例如:所有人的手機及筆電都必須擺集中收在一個地方,要是有人忍不住拿起就罰錢,相信我,這是一個增加專案經費的好方法,一定要確保more...

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