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DAY 5
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雖然說這個專欄是在講解軟體工程師的溝通之道,但為了要各位更加了解 PM 的角色,所以我想花個篇幅來介紹下 PM。

我個人蠻喜歡聊 PM 的,我本身也有三年的專案經理經驗,也同時在前公司的 PM 大佬們身上摸到一招一式,再慢慢累積經驗,成為自己的存活武器。

首先我來模擬 PM 的工作日常,來向各位解釋 PM的工作內容有哪些。

需求訪談

peggy 是某間軟體公司的 PM,某一天早上,老闆向 peggy 說他承接到一個系統開發案,主要是要幫一間教育大樓做線上會議租借系統,並和 peggy 說,中午的時候和老闆一起去廠商那裡開會,確認他們的系統開發需求。由於對方廠商的窗口,從來沒有做系統的經驗,所以 peggy 在會議中花了很多心力向對方了解需求。」

功能範圍訂定、公司資源評估

經由數天的溝通後,pegyy 出了第一版的功能規格書,裡頭寫明許多預期會開發的系統,以及客戶線上訂房流程功能。同時詢問技術部門與設計部門,關於這些規格預期的工作人力天大概要多久,才能推估報價給廠商。

由於預期報價金額超乎廠商預期,peggy 再次詢問廠商是否有哪些非核心功能可以先移除,先專注於主要開發項目,以降低開發成本預算,經過數天討論後終於成案,並簽訂合約進入動工期,開發時間為期六個月。

專案控管、人力協調

為了確保時程能如期交付,peggy 做了時程甘特圖,以確保各階段要交付給客戶確認的東西都能準時提供。在執行過程中,公司出現了以下事件,讓 peggy 應付不暇:

  1. 專案中的三位工程師的其中一位工程師辭職,但又無暇聘請新員工,peggy 只好委託外包給熟識的軟體廠商,讓他們協助開發子系統
  2. 期間有其他客戶提出兩個委託軟體開發專案,PM、老闆、技術主管共同討論公司資源是否可以承接,在承接上又會思考要為了人脈擴展而接、或者是為了營業額而接,接了是否會造成現有員工專案會因此 delay。
  3. 工程師在開發會議租借系統,在接客戶需要做的第三方支付功能,因為支付公司的 API 不穩定,導致開發上有所 delay,以至於影響專案交付內容,好在工程師提早有與 peggy 提早告知,讓 peggy 有充裕的時間與客戶溝通,關於第三方支付的開發時間預期會延宕一週,客戶了解狀況後也可接受。
  4. 客戶臨時希望加功能需求,並強硬希望 peggy 能無償幫忙開發此功能,經由與老闆與技術主管討論後,依照當初訂定合約所提及條例,因所提需求超出人力工時過長,所以必須額外報價。客戶雖然不爽,並揚言開發費用會因為與當初訂定規格不符,不好向會計核銷。
  5. 結案交付會議時,peggy 抱著忐忑心情展示各功能流程,最終客戶確認各個環節沒有問題,並訂定上線日
  6. 當平台上線後,事情並未結束。客戶開始反應有些流程有出現異常,有些是工程師沒測試到的 BUG,有些是上線後才發現需要新增的功能。peggy 折騰溝通兩個禮拜後,系統終於趨近穩定。
  7. 上線一個月後,滿足客戶結案項目,雙方確認進入結案,並進入保固階段,同時 peggy 開出發票給廠商,並等待客戶匯款。
  8. 過了兩個月後,客戶並沒有匯款,peggy 再次詢問後才發現是對方會計錯估匯款時間,於是順利匯款完成
  9. 過了四個月後,客戶反應系統出現異常,經查知是工程師程式在換新的一年時,程式轉換沒寫好,於是緊急在 24hr 內修復後,並再次部署於正式機。
  10. 結案期過了一年保固期後,因為系統穩定同時又有開發需求,所以 peggy 與廠商共同訂定了維護開發項目,並繼續進行下個案子。

透過以上 peggy 的小故事,你可以看出 PM 的工作有一半以上的時間都在「溝通協調」上,有很多人看到 PM 的職稱是「專案經理」,就誤認這個職稱是管理職位,但其實 PM 並非管理職,像是專案經理來說,工作內容則是:

  1. 制定專案功能規格,並確保項目能夠有效推動
  2. 控管專案時程,確保專案能夠如期如質交付

而以上兩點核心工作項目,就必須透過與各部門溝通,才可以確保專案上推動是沒問題的,所以當我還是菜鳥工程師的時候,我真的超佩服公司的資深 PM,在需求訪談時,能夠挖掘出客戶背後想要的服務,在公司內不論是對上或跨部門討論時,會運用各種溝通技巧,幫助專案執行順暢。

然後在專案執行過程中,變數一定又多到個爆炸,但是 PM 卻有辦法想出好幾個解決方式,去突破每次遇到的困難。

所以在 peggy 的故事上,我特別指出了以下重要工作項目:

  • 需求訪談
  • 功能範圍訂定
  • 公司資源評估
  • 專案控管
  • 人力協調

為得就是要下篇向各位工程師介紹,在每個執行階段中,工程師在與 PM 溝通時,該如何應對才能確保專案能夠順利執行,且溝通無礙,我們明天見 :D


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