任何組織每年每月的工作紀錄，照例都需要歸檔處理，目的方便檢索、核對，或做為證據，除了電子化歸檔外，紙本的歸檔也是相當重要，因為我們不能保證全年電力都是穩定的，縱使有不斷電系統（ＵＰＳ），在長時間沒有電力供應來替電池充電，也是有時效限制。我們曾在日本動畫《夏日大作戰》中，看到駭客可以短時間癱瘓所有城市的電網，造成秩序一團混亂，這會不會在現實發生呢？或許不會以這種形式，但臺灣地震、颱風多，停電已經是家常便飯之事，尤其１９９９年９２１大地震時，就能體會如同《夏日大作戰》的混亂。既然評估電力有時會影響電子檔案的歸檔，那麼紙本的歸檔就要做的精實，以便可以隨時作為翻閱。

不斷電系統（圖片來源：維基百科）　　

　　筆者的系列文當中，有提到美國五角大廈洩密案，這是典型的紙本檔案監守自盜的案例，對政府信譽來說是個傷害，因此往後在處理紙本，會依照屬性存放在國家不同部門的庫房或圖書典藏單位（例如檔案局），若要調出閱讀，必須透過事先申請，在相關人員層層審查，依時效性或敏感性，或依照紙本紙質的狀況好壞，再決定檔案是否供讀者閱讀。即便申請通過，讀者仍須按規定戴手套與口罩，並由管理人員在旁陪同。有的檔案存放單位會規定「只准現場看，不准複印」，或是「可複印，但限制複印數量」，這是國家檔案調取閱覽的流程，可增加國家檔案的安全。

　　私人單位會依照部分的不同，設定存放的位置，若是不同部門，絕對無權到他部門借閱紙本檔案，應經當部門主管及上級主管同意借閱，否則視為偷竊。有些部門和部門間，存在著競爭和利害關係，不出事最好，一出事絕對惡人先告狀，自我澄清，就要把紙本檔案最為呈堂證供，時間、地點、業務事項都要準確，否則一旦無法澄清，就是跳下黃河也洗不清。最好的方式，是在歸檔的同時，自己和部門主管都要有副本存查的習慣，因我們無法預測「推諉卸責」究竟傷害會有多大。

康熙皇帝（圖片來源：維基百科）

彼得大帝（圖片來源：維基百科）

　　歷史上最顯而易見的就是「簽訂條約」的紙本存本，這也視為解決國與國之間糾紛的憑據，可就當時主導簽約的全權代表，逐條審視往後對國家有何影響，以決定是否藉由談判的方式，去修改或檢討不平等的條約的原因。例如清朝第一個與俄羅斯簽訂的《尼布楚條約》，時間發生在清朝康熙二十四年（１６８５）到康熙二十八年（１６８９），沙皇彼得大帝派軍隊侵入貝加爾地區的尼布楚河與石勒喀和交界處，建立雅克薩城，對於清朝北疆國防而言，無異是個危險的存在，因此康熙皇帝派出名將彭春二度帶兵擊敗雅克薩城的俄國守軍，並毀掉雅克薩城，逼使俄羅斯必須要和清朝簽訂《尼布楚條約》，這個條約的簽訂，打破以往史家對清朝閉關自守的錯誤印象，而且這個條約是依照國際法簽訂，同時，清朝也重用葡萄牙籍耶穌會士徐日昇和法籍耶穌會士張誠參與條約的簽訂，簽訂的文字有清朝的滿文本；俄羅斯的俄文本，但無論是哪一個版本，都要以傳教士版的拉丁文本為主要依據，以便排解日後的糾紛。

尼布楚（圖片來源：維基百科）

　　紙本的檔案憑證也屬於資安的一部分，因此有必要使用較好公文夾，或能除溼的保險櫃，以及防蟲蛀的設施，有了者些憑據，無論在內部糾紛，或外在法律談判，都能有所助益，也能減少在複印時間的等待，但也須注意用完立刻自動繳回，以避免被有心人士不當使用，使組織蒙受損失。