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坊間教大家各種簡報技巧的課程與書籍實在太多了, 身為一個PM, 少不了的是簡報技巧, 但我本身也持續在學習中, 從各種課程與演講中去吸收除了內容之外, 也觀摩講者的簡報技巧, 此外, 我們PM也常常會需要替技術團隊去統整技術簡報, 甚至整合到專案簡報, 但常會發現技術主管或技術團隊有時無法針對不同聽眾用不同的邏輯做簡報, 或是對專案客戶做進度報告時, 沒有適時地闡述結論, 導致於聽眾或客戶看到洋洋灑灑一堆簡報資料後, 掌握不到重點, 聽不到結論的窘境就是無法達成簡報的目的, 更甚者, 自己不下結論的後果, 就是把結論留給客戶, 導致專案方向可能會偏離!! 因此, 本篇分享一下自己在做簡報時的兩個重點: 架構&結論

(1)架構
你可能會問我"你做簡報有通用的架構嗎?", 我的答案其實是沒有! 因為根據每一次聽眾的屬性不同, 我一定會需要調整簡報的架構, 包含講述的邏輯, 甚至因為想要達成的"目的"的不同, 而用不同的架構, 疑? 這樣不是有講等於沒講? 也不盡然, 只是想說每一份簡報其實都是獨一無二的, 但重點都是你要先在"Outline - 簡報大綱"那頁, 清楚地表達這份報告內所涵蓋的重點有哪些? 善用每一個段落插入轉換頁做區隔, 讓聽眾了解已經結束上一個段落, 即將進入下一個段落, 能夠清晰目前整體簡報的邏輯與位置, 至於簡報編排的邏輯, 則會依照"目的"而有所不同, 例如:

• 教學類: 概述, 初階, 進階, 應用, Take Away...由淺入深, 最後提醒需帶走的重點...

• 專案類: 專案整體概況(範,時,成), 硬體部分, 軟體部分, 風險與結論, 有層次地提出個面向的說明...

• 銷售類: 價值主張, 案例分享, 規劃方式, 效益與風險, 逐步引導客戶了解與評估...

• 進度類: 上週回顧, 本週進度, 下週工作, 風險與瓶頸, 議題與結論, 讓專案呈現有系統規劃的安排, 同時提出待討論的議題

就算是AI類型的技術專案, 在上述不同的場合下, 簡報邏輯與架構都不同, 因為很明顯地上述四種對象都不一樣, 若混亂在一起, 簡報的效果肯定大打折扣@@

(2)結論
再次來聊一下"結論"的重要性, 不可諱言地, PM有時候確實會"刻意"引導簡報的呈現往有利於專案進行的方向走, 這並非刻意隱瞞其他選項, 或是故意將其他選項評比做的比較差, 而是在會議前已經先行與相關團隊做過有效地評估, 不希望留一個未定的方向, 讓老闆在短短的簡報過程中就要下決策, 所以會先將簡報的結論引導希望的方向, 因為有時候寧可先在簡報中表達出團隊的選項, 代表"有想法", 而非只是表達現況讓老闆做決策, 此外, 蠻多時候, 不下結論的話, 也怕老闆臨時冒出不可行的想法, 還要事後去解釋與變更修正, 也可能因為沒有結論, 最後也不了了之, 等於是會議白開了!! 所以結論很重要, 因為等於收斂簡報於幾個關鍵點上, 清楚表達重點與決策!

我認為掌握了這兩個原則, 就算普通不華麗的簡報內容, 至少都能達到簡報與會議的基本目的, 而不至於白費辛苦做簡報的時間! 以上分享~