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DAY 11
1
IT管理

善用 Microsoft 365 提升你的生產力!系列 第 11

【DAY 11】SharePoint 後記- 為什麼要選擇 SharePoint?

哈囉大家好~ 關於 SharePoint 的應用,到昨天告一段落,回顧一下你可能會覺得,文件庫、清單以及設定自動流程,這些傳統 ERP 都可以做到,為什麼還需要使用 SharePoint 呢?

我想表達一件事,用什麼工具來管理團隊工作,都是一種「選擇」,

而這個「選擇」,最重要的是能幫你達到你的目的。

就如同我們也可以用最原本的紙本來做資料管理以及歸檔,製作紙本文件目錄,手工紀錄,將紙本資料一張一張收進檔案夾,在放到檔案櫃中歸檔,之後上鎖。需要查找文件的時候在到對應的檔案櫃中取出,這都是沒問題的,不過,在網路時代,你可能會希望有更有效率的方法,加上辦公型態轉變,SharePoint 的優勢在於透過 Microsoft 365 的雲端串聯優勢以及 Office 應用程式間的協作,

  • 透過 SharePoint 文件庫整理功能,視覺化檢視檔案加上尋功能能降低查找檔案的門檻及時間;
  • 透過 SharePoint 清單一覽協作進度;
  • 透過與 Teams 的串聯加深小組協作溝通;
  • 透過 Power Automate 建立專屬自動化流程;
  • 再加上 App應用程式讓你可以隨時在電腦以及行動裝置間瀏覽。

相較傳統紙本檔案管理、ERP 系統流程,有更多的彈性。

當然這樣的彈性,我們也要思考是否符合組織需求,打個比方,你的組織對於資料及資訊瀏覽方式有嚴格的控管,不願意將資料放置在微軟雲端空間,那 Microsoft 365這個方案可能就不適合你的組織;或者,你的組織還沒有能力維護不同專案的 SharePoint 網站資訊或是開發相關的應用,那麼你的組織可能也不適合即刻導入相關應用。

所有的工具,紙本、本地伺服器、雲端伺服器,都是一種資料及檔案的管理工具,每種工具都有優點以及缺點,例如:本地伺服器可能在防火牆功能考量不夠全面,容易被入侵導致資料流失;雲端伺服器也可能因供應商問題導致系統當機或暫時無法使用;紙本資料也可能因為保存狀況或火災導致資料流失。

釐清需求、考量全面、設定底線,才能找到最適合你的工具,並完全發揮工具的優勢,才能精準提升生產力。(畢竟,如果選用雲端工具,卻瘋鎖的雲端硬碟的檔案儲存功能,就有一種自廢武功的感覺OAO…..)

歡迎大家一起來討論~

溫秘書下班囉~


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