哈囉大家好~ 關於 SharePoint 的應用，到昨天告一段落，回顧一下你可能會覺得，文件庫、清單以及設定自動流程，這些傳統 ERP 都可以做到，為什麼還需要使用 SharePoint 呢？

我想表達一件事，用什麼工具來管理團隊工作，都是一種「選擇」，

而這個「選擇」，最重要的是能幫你達到你的目的。

就如同我們也可以用最原本的紙本來做資料管理以及歸檔，製作紙本文件目錄，手工紀錄，將紙本資料一張一張收進檔案夾，在放到檔案櫃中歸檔，之後上鎖。需要查找文件的時候在到對應的檔案櫃中取出，這都是沒問題的，不過，在網路時代，你可能會希望有更有效率的方法，加上辦公型態轉變，SharePoint 的優勢在於透過 Microsoft 365 的雲端串聯優勢以及 Office 應用程式間的協作，

• 透過 SharePoint 文件庫整理功能，視覺化檢視檔案加上尋功能能降低查找檔案的門檻及時間；
• 透過 SharePoint 清單一覽協作進度；
• 透過與 Teams 的串聯加深小組協作溝通；
• 透過 Power Automate 建立專屬自動化流程；
• 再加上 App應用程式讓你可以隨時在電腦以及行動裝置間瀏覽。

相較傳統紙本檔案管理、ERP 系統流程，有更多的彈性。

當然這樣的彈性，我們也要思考是否符合組織需求，打個比方，你的組織對於資料及資訊瀏覽方式有嚴格的控管，不願意將資料放置在微軟雲端空間，那 Microsoft 365這個方案可能就不適合你的組織；或者，你的組織還沒有能力維護不同專案的 SharePoint 網站資訊或是開發相關的應用，那麼你的組織可能也不適合即刻導入相關應用。

所有的工具，紙本、本地伺服器、雲端伺服器，都是一種資料及檔案的管理工具，每種工具都有優點以及缺點，例如：本地伺服器可能在防火牆功能考量不夠全面，容易被入侵導致資料流失；雲端伺服器也可能因供應商問題導致系統當機或暫時無法使用；紙本資料也可能因為保存狀況或火災導致資料流失。

釐清需求、考量全面、設定底線，才能找到最適合你的工具，並完全發揮工具的優勢，才能精準提升生產力。（畢竟，如果選用雲端工具，卻瘋鎖的雲端硬碟的檔案儲存功能，就有一種自廢武功的感覺OAO…..)

歡迎大家一起來討論～

溫秘書下班囉～