哈囉大家好～～

昨天的 Microsoft 365介紹方案告一段落，不知道大家對於Microsoft 365有什麼想法呢？今天想跟大家聊聊一站式軟體服務的好處，不知道你有沒有思考過一件事，從一開始打開電腦工作開始，你一天需要打開多少系統呢？

舉例來說，一位業務助理，他的一天可能是…(可略過以下情境直接進入正題)

• 打開出勤系統打卡
• 打開 email確認今天的行程，並同步檢視同組同事是否有人請假
• 如果要安排某位業務的差旅，要到出勤確認業務的時間
• 打開差旅系統預先送出差旅安排申請
• 為了進行差旅報支，email請業務提供上次出差單並列印出來，接著拿著業務上次出差的發票，打開報帳系統開始報帳，完成後再列印出來貼上單據送到財務部
• 為了Follow up 客戶訂單資訊，打開 CRM 更新資料，回到訂單系統跑訂單，也可能需要更新小組內的訂單控管 excel，接著在透過簽核系統送訂單給主管簽核，拿到核准的訂單在透過電子郵件寄出給客戶
• 助理還要幫忙製作年節賀卡，使用 word 擬好草稿後給主管審核
• 這個時候 HR 來催促助理到學習系統完成新人線上訓練
• 助理發現，為了追蹤訂單如期出貨，他需要進入專案管理系統，但是他沒有權限，於是填寫了權限申請單
• 助理又發現，有一分貨品需要寄送，於是他打開出貨系統開始填寫出貨申請
• 助理還有一項重要的工作，他需要幫主管分析每週、每月、每季的的業績情況，他需要進入訂單系統把過去資料下載下來，用excel 再次整理，才能進行分析，製作成主管想要的報表及分析圖，並整理成 PPT

…

到這邊你有算過這位助理在多少系統間打轉嗎？

也許不是所有組織的系統或作業流程都這麼複雜，不過根據哈佛商業評論的文章，有一項針對五百多名內部的銷售專業人士的調查，發現他們必須同時打開多達八個螢幕或視窗，才能有效進行工作。此外，使用不方便的軟體工作，甚至被認為比夫妻吵架、排隊、打掃浴室還煩人。

而大多數中小型企業使用老舊的軟體來營運。它們的系統不再適用於 Whork any where 的工作環境。

也因為系統比較老舊，無法好好整合，導致員工必須額外加工，還要花很長的時間，這也拖慢工作效率與進度，光是在不同系統間切換，就讓人心力憔悴，萬一有新員工，往往也要花很多時間熟悉系統。

數位化轉型，不是只要採購下一個新奇的軟體產品就可以做到

我們需要從組織需求出發，全面考量組織流程以及各項軟體系統整合，並進行深入且全面的計畫。

文章中也提到，正如Zoho產品宣揚人員拉朱．維吉斯納（Raju Vegesna）說的：「企業已經厭倦將各種應用程式（app）拼湊在一起，希望它們可以一起運作。」這就是軟體平台變得如此重要的原因。

我們需要留心的，很多軟體與流程設計，不應該只考量開發者或維護人員的便利，而是真正從需求出發，盡量整合不同軟體間資訊與簡化流程，提升使用體驗，才能讓組織效率提升。

而 Microsoft 365 有微軟自家強大系統與服務支援，除了不同方案的選擇外，微軟也有 Dynamics 365智慧商務應用程式、Azure 實踐雲端機，透過微軟生態系的應用，進一步整合系統，讓你實現完整的數位化轉型，無痛上雲 。

舉例來說，你可以透過一個 Microsoft 365 的帳號使用電子郵件，利用 Form 收集意見或製作回報表單，透過 SharePoint 進行檔案管理或製作入口網站，Planner 進行傳案管理，Teams 除了聯絡小組，還可以設計成各專案小組的資訊匯集入口，節省資訊找碴的應用程式切換，Power Automate 幫你自動化流程，減少 Daily Business 的作業時間等等，透過 Microsoft 365 其實就可以節省很多資訊整合事情，當然 Dynamics 365 智慧商務應用程式可以做的事情就更廣。

明天我們就來簡單說明 Dynamics 365 ~

溫秘書下班囉~