前言

除了開發新功能，開會佔據了我們許多時間，如果能夠節省時間出來，我們才能去學些新技術、重構、甚至是暫時離開工作的無限迴圈，思考真正對自己、團隊、公司有用的東西。

要邀請誰

我們首先要知道跟這次會議相關的 stakeholders（利益關係人）有哪些，並且去理解他們在意的事情，例如：會受到影響的其他部門，換成他們的角度思考，列出可能會遇到的問題，接著這些問題裡面又會牽扯到其他的部門，如果最後發現要討論的事情太多太雜，或是要邀請的人太多，那麼就應該把會議拆開，因為討論的事情如果跟那個人無關，就會浪費對方的時間。

議程

請先把議程列出來並在邀請與會者的時候一併發出，好處是：

• 明確的討論方向，避免忘記討論。
• 與會者想提出的問題可能在後面的議程中，可以避免被打斷或離題。
• 與會者可以事先準備可能會被問到的事情，工程師經常需要這麼做，因為 code 實在太多，而且常常是別人寫的，不太可能都有印象。
• 能掌握時間。

會議記錄

會議記錄的好處有：

• 避免忘記某個結論。
• 避免忘記做某個結論的原因。
• 跟與會的人對一下自己的理解，避免誤會。

但壞處很明顯，因為回想很痛苦，而且沒時間，所以建議在會議的同時做記錄，這樣也不會漏掉需要討論的事項。

而會議記錄必須是電子的，方便歸檔、搜尋，而且公司內部的人都要能輕易瀏覽、搜尋到。

節奏

需要一個會議主持人來走議程，通常是發起人，這麼做的好處有：

• 雙（多）方意見不合時，可以先在白板上寫下未討論事項，這又叫做 parking lot，等議程走完再回來討論，如果沒有時間，那就再約下一場會議。
• 確保每個人的聲音都能被聽見與尊重。

順序

多人 > 少人

先從牽扯到比較多人的事情開始討論，討論完，大部分的人能夠先離開。

重要 > 不重要

先從比較重要的事情討論，這在固定時間的例會但議程很多的時候特別重要，如果最後來不及走完所有議程，至少急的、重要的事情已經討論完了。

討論時間短 > 長

如果重要的程度不相上下，可以從討論時間短的事項開始，這樣可以討論出比較多的結論。

站立會議

通常是指每日，但不一定有這麼多事情需要 sync up，也可以訂一個合理的週期，但週期是關鍵，可以選擇剛上班或是準備下班的時候輪流報告，有以下好處：

• 能讓我們知道這件事可以什麼時候討論，而不會想討論就打斷其他人。
• 固定住每個人行事曆上的某個時間，否則大家會因為各種會議而無法參加。
• 可以保持專注、節省時間。

針對不同面向

如果是每個人都要報告的狀況，我們可以：

• 針對人：每個人輪流報告，這是最基本的做法。
• 針對功能：正在實作或定期追蹤的功能輪流找負責的人報告，可以確保每一個功能都沒有被遺忘，也能夠節省時間，因為一個功能做的人不止一個，統一報告的話，粒度不會像每個人報告那麼細。

結語

如果能夠聰明的開會，不只是剩下時間，也能提升我們的專業形象。