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談了一系列了綠能與永續議題之後, 我們還是回來談談一些PM的基本功, 其實某種程度來說, 還是蠻有關係的, 特別是在理解新領域的時候, 因為大多數在面對新領域與新議題時, 都不太可能第一時間獲得整理好的資訊, 面對的都是龐大又雜亂無章的各種網路資訊...等等的次級資料來源, 因此如何整理出一個好的"架構", 像書櫃一般, 有"層次"地分門別類的把蒐集到且有用的資訊整理出來, 讓長官或是其他人能夠理解, 就變得非常重要, 其實這樣的工作也會出現於在許多大型的政府標案上, 很多RFP(Request for Proposal)寫的其實會很讓人Confused, 或是內容很雜, 搞不清楚到底整個專案範疇有多少? 甚至是到底有多少主題與功能, 這時過往介紹過的心智圖工具, 如雲端版的Coggle或是單機版的Xmind, 其實都是梳理專案架構的好幫手

曾經就遇過某頂大的博士, 也是擔任合作夥伴那端的PM, 可是經過多次的溝通, 就是沒辦法將要共同去承攬的標案RFP給弄清楚, 常陷入自己的思維框架裡跳不出來, 不照官方書寫的標題, 也不照官方提供的章節, 想到什麼就寫什麼, 這樣就是很典型的無法好好梳理架構, 沒有辦法去把看似複雜的內容, 找出一種規則讓人一目瞭然去catch up整個project scope, 後來, 我真的受不了, 只好跳下去處理, 確實, 若是用一般階層式或條列式的架構, 沒有辦法把RFP解構的很清楚, 突然有一晚, 我靈機一動想到了用"空間三維"的概念來陳述就非常清楚, 簡單舉例: 就像是" 天空上的無人機" + "陸地上的自駕車" + "海面上的自駕船" 是不是就利用"地點"去區分了原本可能在多場域複合巡檢的無人載具系統做了比較清楚了釐清與分工, 甚至於巡檢功能上的區隔

這種方式也能讓非常忙碌的評選審查委員, 不僅很快地就能掌握厚厚一本Proposal(服務建議書)中所要提到的各項子專案的範疇與所要強調的重點, 只要委員腦海中出現一個"天空, 陸地, 海邊"的場景, 是不是就能快速聽懂簡報中的報告重點?  因此, 每一次在做簡報ppt時, 其實報告大綱(Outline)那頁也很重要, 至少讓聽眾在第一時間就多少能掌握等一下要講的大致上的結構, 而不至於聽到一半就已經陷入茫茫大海裡不知所云或失去重點, 所以雖然簡報的美編也很重要, 但美感不容易培養, 但邏輯與架構卻可以藉由多練習而訓練強化!!