上一篇講到離職時整理檔案的重要，相對的每個人的工作日誌或工作排程，也是個人的保命符，一定要寫得清楚明白，當你被主管「灰」或「釘」時，或者被人「陰」時，拿得出紀錄可以佐證，不要平時趕著下班胡亂的紀錄，上面的管理階層都看得清清楚楚，管理階層不一定要看你平時工作的表現，他們只要憑逐日的紀錄就可以幫你打考績，所以最好是逐條列舉，一來可以掌握工作進度，二來可以看出一個人的個性。

很多人會準備彩色貼籤，用在紙本文件註記貼頁，但同步也要記得在電子日誌紀錄時間、頁數、文件種類、今日進度、明天進度以及遇到的困難等，當然，看公司怎麼設計這套系統，如果有像鐵人賽那種逐日進度統計，那就不記得也很難。當然你要怎麼執行你的進度快慢，取決於個人的習慣，要提早交、要壓線交，但就是盡量不要遲交，否則就要解釋為什麼拖到進度，還需要面對一些壓力，先期的時間配置評估，中間會遇到什麼雜事（這是最常見，不可能只做一件事），要排除哪些事情（安排庶務或出差的職務代理人）、需要調動人力支援（做不完就請求，不要硬撐）等想法，就需要去學習怎麼調配，也要記得請別人支援後一定「有借有還」。

接著要講的，就是公司的人力管控，要求每個人都要「千手觀音」、「影分身」、「倍增之術」，依個人的資質，有人真的是有「時空之術」，可以一次處理數件事情而不失誤，畢竟這是少數，當然老鳥做久駕輕就熟不算在內，因為那個是後天機器人的訓練而成，不是先天就反應靈敏。有時候做了很多雜事，但在線上電子工作日誌只能簡略紀錄，有些還不在支薪範圍，自己要記在自己的記事簿內，對！就是那種有皮夾那種，其次的選擇才在手機或ＰＡＤ中，為什麼？因為你一翻開就可以立即做證明，但你的手機等３Ｃ有可能會沒電，而手寫也會幫助你的記憶，這是一個優點。

另一個就是電子郵件，通常會要求寄副本或轉寄（簡稱ＣＣ），這個訓練其實還不錯，也可以保護你，因為你要寄出前，也要給主管看過正確無誤後，才能寄出，一寄出也會寄到所有管理高層的主管，其中電子公文的程序是最慎重，有時還會再加個秘書單位核對，沒辦法，公文這應用文就是嚴謹，前面篇也有講過。再來就是和客戶接觸的信件，要寫得很客套，這也要練習。但不管如何，要寫信前，自己在文書軟體上先謄稿，也最好「肉搜」一下對方客戶的資訊，或者去問有接觸過的同事，重要是這些「草稿」，請按照修改的次數分版本資料夾，例如「日期－時間－事件－草稿版本編號」，不要全部丟在同一個資料夾，或者蓋掉前一版，我們不曉得上面哪條神經轉不緊，又要你前一個版本。

大致上自我保護機制，最強應該是秘書單位，很多範本也是從那邊生出來的，如果公司能在員工訓練課程規劃時，最好能多加入檔案管理或工作日誌的教學，請秘書單位開課，才能讓員工知道紀錄的好處。