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DAY 27
2
IT管理

人人有功練的典藏知識分享系列 第 27

電子工作日誌紀錄的重要性

上一篇講到離職時整理檔案的重要,相對的每個人的工作日誌或工作排程,也是個人的保命符,一定要寫得清楚明白,當你被主管「灰」或「釘」時,或者被人「陰」時,拿得出紀錄可以佐證,不要平時趕著下班胡亂的紀錄,上面的管理階層都看得清清楚楚,管理階層不一定要看你平時工作的表現,他們只要憑逐日的紀錄就可以幫你打考績,所以最好是逐條列舉,一來可以掌握工作進度,二來可以看出一個人的個性。

很多人會準備彩色貼籤,用在紙本文件註記貼頁,但同步也要記得在電子日誌紀錄時間、頁數、文件種類、今日進度、明天進度以及遇到的困難等,當然,看公司怎麼設計這套系統,如果有像鐵人賽那種逐日進度統計,那就不記得也很難。當然你要怎麼執行你的進度快慢,取決於個人的習慣,要提早交、要壓線交,但就是盡量不要遲交,否則就要解釋為什麼拖到進度,還需要面對一些壓力,先期的時間配置評估,中間會遇到什麼雜事(這是最常見,不可能只做一件事),要排除哪些事情(安排庶務或出差的職務代理人)、需要調動人力支援(做不完就請求,不要硬撐)等想法,就需要去學習怎麼調配,也要記得請別人支援後一定「有借有還」。

接著要講的,就是公司的人力管控,要求每個人都要「千手觀音」、「影分身」、「倍增之術」,依個人的資質,有人真的是有「時空之術」,可以一次處理數件事情而不失誤,畢竟這是少數,當然老鳥做久駕輕就熟不算在內,因為那個是後天機器人的訓練而成,不是先天就反應靈敏。有時候做了很多雜事,但在線上電子工作日誌只能簡略紀錄,有些還不在支薪範圍,自己要記在自己的記事簿內,對!就是那種有皮夾那種,其次的選擇才在手機或PAD中,為什麼?因為你一翻開就可以立即做證明,但你的手機等3C有可能會沒電,而手寫也會幫助你的記憶,這是一個優點。

另一個就是電子郵件,通常會要求寄副本或轉寄(簡稱CC),這個訓練其實還不錯,也可以保護你,因為你要寄出前,也要給主管看過正確無誤後,才能寄出,一寄出也會寄到所有管理高層的主管,其中電子公文的程序是最慎重,有時還會再加個秘書單位核對,沒辦法,公文這應用文就是嚴謹,前面篇也有講過。再來就是和客戶接觸的信件,要寫得很客套,這也要練習。但不管如何,要寫信前,自己在文書軟體上先謄稿,也最好「肉搜」一下對方客戶的資訊,或者去問有接觸過的同事,重要是這些「草稿」,請按照修改的次數分版本資料夾,例如「日期-時間-事件-草稿版本編號」,不要全部丟在同一個資料夾,或者蓋掉前一版,我們不曉得上面哪條神經轉不緊,又要你前一個版本。

大致上自我保護機制,最強應該是秘書單位,很多範本也是從那邊生出來的,如果公司能在員工訓練課程規劃時,最好能多加入檔案管理或工作日誌的教學,請秘書單位開課,才能讓員工知道紀錄的好處。


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