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2021 iThome 鐵人賽

DAY 29
2
Software Development

全端工程師生存筆記系列 第 29

[職場]舒服的工作環境是需要經營的

同一個部門,類似的職缺;為什麼有些人做的輕鬆愜意,而有些人卻累的跟狗一樣?

如果在過往的工作中只遇過 1、2 次不愉快的經驗,那應該是主管偏心、公司制度有問題;但如果你過去的每間公司都遇到類似的狀況,那問題可能出在自己身上

如果你覺得現在過得不好,不妨參考文章中的方法,也許裡面有些觀點能給你的職涯帶來不一樣的啟發。

  1. 做好份內的事
    • 1.1 勇敢拒絕非本職工作,持續加強自己的專業
    • 1.2 不要什麼事情都攬下來,學習當溝通的橋樑
    • 1.3 拒絕承擔與職位不符的責任
  2. 讓自己獲得好的工作狀態
    • 2.1 提升工作品質的小技巧
    • 2.2 下班後好好休息
  3. 職場禮儀
    • 3.1 避免當個讓人討厭的主管
    • 3.2 詢問別人問題時不要犯的禁忌
    • 3.3 詢問別人問題時該有的禮儀
    • 3.4 給出具體時間,避免使用模糊用語
  4. 建立友善的溝通環境
    • 4.1 面對想法意見不同的人,不要先入為主
    • 4.2 不是所有人都跟你有相同的知識背景

1. 做好份內的事

筆者過去非常認真工作,面對主管交代的事從不拒絕,同事需要幫忙時也傾力協助;就算下班時間同事都走光了,我還是獨自加班完成工作。

當時我覺得應該是自己的能力受到肯定,才會被分配到這麼多工作;但過了一段時間後,身體漸漸無法承受這麼高強度的工作,對公司不滿的情緒也越來越多:「為什麼主管只把困難的任務丟給我做?為什麼其他同事都能準時下班?為什麼我要一個人處理這麼多的事情?」然後不久後我就離職了。

直到現在回頭看當年的這段故事,才了解原來「能者過勞」最大的元兇是自己

1.1 勇敢拒絕非本職工作,持續加強自己的專業

如果你是後端工程師,那就請把自己後端的能力鑽研到頂尖的水準;如果指派給你非本職工作的任務時,盡可能地拒絕。

如果你不懂得拒絕,你就會變成「全包」工程師,同事有事情第一個都先想到你;這容易導致你原本的專業技能停止成長,甚至每天都有做不完的事。

就算你擔任的是全端工程師的職位,我相信一定還是有偏重前端或是後端;筆者建議要認真鑽研偏重的部分,因為絕大多數人都做不到全能,謹記主武器負責殺敵,副武器用來輔助;如果你的主武器已經生鏽,那副武器再多也沒有任何意義。

從高手變成庸才的故事
筆者有個朋友曾經是業界非常優秀的後端工程師,但他在入職新公司兩年後卻變得很平庸;因為除了後端開發外,他還要負責前端網頁開發、公司內部 Server 管理、專案管理系統架設、程式碼版控系統架設、雲端 Server 部署、專案管理、內部教育訓練、Android APP 撰寫...;這些瑣事不僅填滿了上班時間,也讓他下班後沒有體力繼續提升自己,導致技術停留在兩年前毫無進步,而當年落後的人已經可以跟他並駕齊驅,甚至比他更優秀了。

備註:如果在自己手上有事情忙的狀態下,還被強制分配非本職工作的任務;可以趁這個時候跟上級交易,畢竟大家上班都是來賺錢的,如果要我多負擔一份壓力,那也要付出相應的代價


1.2 不要什麼事情都攬下來,學習當溝通的橋樑

  • 將對話窗口轉移
    在非純軟的公司裡面,大部分的部門都搞不清楚前端、後端的差別,因此遇到問題他們不是找主管就是找「全端」工程師;就算你真的能幫他們解決問題,但只要你當了一次的窗口,他們之後遇到問題都會來找你;為了避免日後工作時被其他部門頻繁打擾,筆者的處理方式為:

    • 如果不是本職工作,我會用 Email 告訴其他部門的同事,遇到問題時可以找哪些對應的窗口(ex:如果要提需求可以跟產品經理討論、想知道專案進度請去找專案經理)。
    • 如果是本職工作,但手上工作滿檔;我會將 Email 轉發給其他工程師並描述事情經過,請他協助處理。

    如果你接到問題就處理,那只會是「能者過勞」;你要學習將任務分給同事。

  • 不要把別人的問題變成自己的問題
    能力越強,責任越大;當你擔任 Senior Engineer 或是 Tech Lead 時,時常會有同事請你幫忙解決 Bug;如果時間允許,忙當然是要幫的,但請謹記你是幫人,不是攬過來做
    有些工程師問完問題看到有人幫忙後,就會回到座位一副事不關己的樣子;所以幫忙時請注意界線,以引導為主,不然最後出包,對方可能會把責任直接推到你的頭上。


1.3 拒絕承擔與職位不符的責任

  • 背高價、沒看過的資產
    個人資產應該是公司配給你的電腦、螢幕;但有些爛主管會把一些自己不敢背的高價資產掛到下屬身上,如果主管要你在資產轉移單上面簽名,一定要堅定的拒絕
    大部分的高價資產,只有該領域的工程師才知道如何檢測;所以資產轉移這件事通常有鬼,如果你沒搞清楚就簽下去,很可能成為主管的替死鬼。
  • 要你幫忙做不符職權的重要決策
    有些爛主管會將做決策的任務推給下屬,如果你發現這個決策的影響範圍已經超過了你的職權,甚至涉及到多個部門、公司預算;筆者強烈建議你要裝傻推掉
    他把決策的任務交給你,通常不是為了重用你;只是單純的想要逃避責任跟栽贓嫁禍而已。

    小提醒:假設 1 個決策的失敗率是 20%,你幫忙做了 5 次決策;主管會獲得那 4 次決策正確的獎勵,而你則會承受那 1 次決策失敗的後果。

當然也是有善良的主管,但社會上陰險的人太多,遇到不合理的事你要想辦法拒絕才能保護自己;有的時候不是你比較倒霉,而是因為你沒有拒絕不該由你承擔的責任


2. 讓自己獲得好的工作狀態

讓我們還回想一下,同樣是工作一整天;有時你回到家時感到沮喪,而有時卻覺得非常充實。

如果你仔細觀察,會發現會造成這兩者差異的主要原因,是因為前者做了太多的雜事,而後者則是去完成有挑戰性的事

在上個小節已經分享了許多避免雜事的技巧,這個小節就讓我們來了解,如何讓自己有能量去完成有挑戰性的事情

2.1 提升工作品質的小技巧

你是否曾經工作到一半突然覺得所有事情做起來都非常流暢,在這個狀態下遇到的難題都能迎刃而解、而且能在短時間完成非常多的事,更神奇的是這段時間你的注意力完全不會渙散,甚至會忘記時間的流逝。

筆者周圍有蠻多朋友都體會過這個狀態,它有一個專有名詞 ──「心流」;雖然可遇不可求,但能透過一些小技巧增加它出現的頻率,這些技巧就算無法讓你進入心流,也能提升不少工作品質:

  • 給自己一個完整的工作區間,在這個區間內拒絕一切外界聲音;這樣做可以避免你的注意力被打來的電話、訊息的提示音所干擾。
  • 給任務設定一個期限,必須在時間內完成某件事;讓大腦把所有精力只投入到一件事情上面。
  • 在開始前用一個儀式,暗示自己就要進入無敵模式;透過這個儀式把自己從混亂的思緒中抽離,切斷大腦之前的思緒。

    筆者的儀式是在開始做事前,聽 Victory 這個激昂的音樂。


2.2 下班後好好休息

很多人的下班不是下班,讀者可以回想一下,自己是不是下班後大腦還在思考著剛剛會議的事項,今天尚未完成的工作

這樣的過度努力,有時會導致你隔天早上到公司的時候昏昏沈沈,做事沒有動力;過去筆者一直以為會這樣是因為工作倦怠、前一晚沒睡好;但後來發現主要是因為在下班後並未將大腦抽離工作環境

筆者建議在下班前把尚未完成的工作記錄下來,現在有許多筆記軟體都可以幫助你完成這件事,完成後就讓大腦關機,給它喘息的時間;如果讀者願意嘗試看看這個方法,在幾天後你會發現這個細微的調整,竟然能讓隔天上班的時候更有精神、做事效率更高。


3. 職場禮儀

與其說是禮儀,不如說是同事間的互相尊重;如果你有給長官、同事、下屬該有的尊重,彼此的合作會輕鬆許多。

這個小節筆者主要分享不要去踩的地雷,讀者可以從範例中看看自己是否有需要調整的地方;很多時候我們一直在犯錯卻又毫不自覺

3.1 避免當個讓人討厭的主管

朋友的故事很經典,又符合這個主題,所以就直接拿他來當範例了。

朋友公司的 MIS 部門離職率很高,有多高呢?10 個人的 MIS 部門,一個月可以走 2 個!招募的速度都趕不上離職的速度,部門內除了主管外,最資深的員工還沒待滿一年

所以時常會找其他 IT 部門來支援業務,而我朋友很不幸的被抓去支援,進去後他瞬間理解為何會有如此高的離職率,簡單幾個例子:

  • 在錯誤的時間點發布任務
    除了上班時間會指派任務外,他在禮拜五下午、下班前一小時、下班後還會指派任務給下屬;讓部門每個人的工時超長
  • 光說不練
    一直說自己超級強,但從來沒有看過他自己動手操作,連機房都不太敢走進去;讓下屬對他的能力充滿質疑。
  • 推卸責任,陷害同仁
    朋友進去支援,在做交接時身上還要背一堆公司資產;但交接時間只有半小時,資產根本不可能在這麼短的時間內盤點完(當時朋友菜逼巴,不知道一個人背這麼多資產根本不合理),當時他就非常不安;果然隔天就出事了,公司在做資產盤點時發現有些東西不見了,這個主管立馬把鍋甩到我朋友身上要他賠償;一台伺服器就要 20 萬,我朋友現場崩潰大哭。

    如果你只是支援,千萬不要在身上掛賬;就算對方階級比你高,直接請主管幫你擋掉,這是上司應該對下屬的保護

  • 分不清輕重緩急
    凌晨 12 點突然打電話給我朋友,我朋友當時還以為發生了什麼重大事故;結果只是要我朋友幫忙把防火牆重新啟動。因為主管怕自己做出事,所以連小事都要在凌晨打擾下屬。
  • 用考績來威脅做事
    在打考績的時期,這名主管在下班時間是這麼交代事情的:「XXX 你幫忙處理一下這個問題,我現在要打考績沒時間處理。
  • 不管團隊承受能力狂接需求,甚至未經討論直接壓任務死線
    這位主管好大喜功,為了討好各個部門,只要有需求就先接再說,完全不考慮團隊的承受能力;為了達成自己的績效,他甚至直接壓死線,要求做不完就全部留下來加班。

看完上面的敘述後,有沒有覺得這個部門根本是地獄?每個人在未來都有可能擔任主管,當你覺得這個故事荒謬的同時,請謹記:「不要變成自己曾經討厭的樣子。


3.2 詢問別人問題時不要犯的禁忌

如果你問問題的方式讓同事感到不舒服,他們可能之後就不想再幫你了。

  • 訊息太過零散
    現在普遍是用通訊軟體來問問題的,如果你沒有把問題整理好再發送,會導致對方電腦一直跳彈窗,非常干擾工作。筆者建議詢問別人問題前,要先整理好訊息且內容要包含:
    • 在哪個地方遇到問題
    • 我搜尋了哪些相關資源
    • 過去有沒有可以參考的範例
  • 對方沒馬上回,就一直發訊息
    有些人認為在上班時,同事的訊息應該要秒回,如果超過 5 分鐘沒回就一直敲他。
    我相信會這樣做是因為事情很緊急,但這個做法非常討人厭;對方沒有立刻回訊息,可能是手上也有緊急的事情在處理,如果真的有時間壓力,筆者會建議直接打電話。
  • 在下班時間或假日打擾對方
    如果是你個人在專案遇到的問題,建議上班時間處理。
  • 訊息只有:「請問你現在有時間嗎?」
    很多人的訊息只有:「請問你現在有時間嗎?」這樣的詢問方式讓收到問題的人沒有辦法預估這個問題將會佔用他多少時間,所以有些人就當成沒看到這則訊息。
  • 在開頭說打擾 3 分鐘,結果打擾了 30 分鐘
    如果你的問題其實不小,千萬不要騙對方說只打擾 3 分鐘;這樣很容易打亂他這一天的計畫。

    很多業務開頭的話術就是:「請問可以打擾您 3 分鐘的時間嗎?」如果你有停下來聽他們講解過,就會知道 3 分鐘都是騙人的。

  • 拖到最後一刻才問人
    如果最後一刻才求救,不但你緊張,被你求救的人也很緊張;在雙方壓力都很大的狀態下,工作效率實際上是更低的
  • 問重複的問題
    如果詢問重複的問題,除了造成同事的困擾外,還會被質疑你的能力是不是有問題
  • 對方不知道你什麼時候會過來詢問
    如果問問題時對方正好在忙,千萬別說:「我晚點來問你。」因為不明確的時間會給對方帶來更多壓力,應該問:「我什麼時候方便來請教?或是等您有空的時候跟我說一聲?我再過來這邊。」這樣會讓對方比較舒服。

3.3 詢問別人問題時該有的禮儀

有時同事會說:「你幹嘛這麼客氣,直接問就好了啊!」筆者建議你就算聽到這段話,還是要保持該有禮貌,畢竟禮多人不怪。

  • 無論是否得到你想要的解答,記得感謝對方
    對方願意幫你,是他人很好而不是義務,就算沒有得到解答也要記得感謝對方,有禮貌對方下一次才會幫你
  • 在打電話給對方前,請先用文字簡述要討論的問題,並確認方便詢問的時間
    如果你直接打電話過去,對方可能在洗手間、會議中...無法及時接電話,並且也不知道接了這通電話要處理什麼事情,而且未經詢問直接打電話有點沒禮貌
    筆者建議先用文字說明問題,讓對方有思考的時間,這樣可以有效提升討論品質。
  • 如果真的有緊急事件需要用通話
    有時會開到一半發現需要某個成員的參與,所以臨時把他拉到會議室。
    若有這種突發狀況,請記得開頭要先說一聲抱歉,並說明要找他討論的主旨,讓他知道突然被加入的會議要討論哪些內容。
  • 不要問:「這個要怎麼做?」而是詢問:「這樣做的方向對嗎?」
    第一種詢問方式就像是自己沒有做過功課,第二種詢問方式則是讓對方做修正;大家都很討厭沒做功課就來問問題的人

3.4 給出具體時間,避免使用模糊用語

當同事問你:「什麼時候東西才會完成?」請不要回答:「等一下就好!」而是說再等 30 分鐘這類具體的時間,因為每個人對「一下」是多少時間的認定是不同的;如果回答的人認為是 1 小時,而發問的人認為是 5 分鐘,就會造成不必要的摩擦

有些主管在找下屬討論問題時會說:「下午幫我空出一個時間,要找你討論前端設計的問題。」此時千萬不要回答:「好!」你應該要直接提出一個具體時間詢問主管是否方便,如果沒有明確的時間,會導致你無法安排需要高度專注力或是長時間作業的任務


4. 建立友善的溝通環境

不要說新手,就算是職場上的老鳥,在與同事溝通這塊也經常碰壁;這種情形在跨團隊溝通時遇到的頻率更高,總覺得其他團隊的人在針對我們

這邊先排除辦公室政治那種拒絕溝通的情境,而是去思考:「如果我們的共同目標是希望讓公司更好,有什麼方法能創造出共贏的局面呢?

4.1 面對想法意見不同的人,不要先入為主

如果想透過說服對方達成共識,那很容易就把彼此拉到了對立面;即使你成功說服對方,他也未必會真心一起共事。

很多時候在談判前,我們會很自以為是的覺得自己已經了解對方在想什麼了,然後很急迫地把自己的想法加諸到對方身上,不給對方開口的機會。

也許你曾經透過這個方法獲得談判的勝利,但你勝利的原因可能只是因為你的口才比較好;過去的經驗告訴我,這個方法是在封閉彼此溝通的橋樑

與其一直表達自己的想法,不如嘗試另一條路,詢問對方為何會這麼想,讓對方描述更多想法的細節;在了解對方完整的想法後,用討論的方式詢問對方是否有思考到完整的情境;也許深入探討後你會發現自己的想法是有漏洞的,討論的目的是做出更好的決定,在討論後選擇對方的意見不是認輸,而是達成彼此的共識。


4.2 不是所有人都跟你有相同的知識背景

有時你會在心裡 OS:「這東西這麼簡單,為什麼跟其他部門解釋了好幾次他們還是聽不懂?」會這樣是因為你認為簡單的東西,對其他領域的人而言可能是天書

每個行業都有自己的專業術語、不同的部門對同一個名詞也會有不同的解釋;如果你今天擔任的角色需要協調各部門的資源,你就要像是個翻譯員,把資訊轉換成他們可以迅速理解與吸收的語言;有時不是其他部門不想配合,而是因為他們真的聽不懂,所以無從配合,資訊轉換也絕對不是一門簡單的功夫,因為你需要對合作部門的業務有一定程度的理解

備註:筆者認為資深員工最大的價值並不是他擁有的技術,而是他在這間公司的影響力、人脈,以及對各部門業務的熟悉與理解,有能力串連各部門共同完成任務的員工,是公司寶貴的資產


後記

不會永遠都會有人給你合適的職場建議。

工程師剛進入職場時,能夠在帶你的前輩身上學到很多的技術與經驗。

在你成為老鳥後,你可能要獨自負責一個專案,此時主管能給你一些戰略上面的建議。

但當你成為主管後,你需要同時處理多個專案;到了這個階段,比你更高階的長官因為不了解這些專案的細節,所以很難給出有效的建議。

職涯的前期你會獲得解決問題的標準答案;但隨著你的成長,在未來無論是專案的決策、還是做事的方法,都不會有一個標準答案。

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2 則留言

2
kekeke
iT邦新手 4 級 ‧ 2021-10-14 09:09:35

很喜歡這系列的文章,
PS:能者過勞~是不是少了一個字,能著過勞死/images/emoticon/emoticon01.gif

突然想到朋友分享給我的一段話:「我自己志向不高,只要想要承擔最低的管理責任,拿到最高的薪水就好。」

很多時候高薪跟過勞真的沒有關係,健康還是最重要的。

1
annie2333
iT邦新手 5 級 ‧ 2021-11-23 21:08:39

好文推推,每一點都很中肯,但要實際做到真的好難...

感謝您的肯定/images/emoticon/emoticon41.gif
環境的經營需要時間,建議先挑選自己力所能及的部分開始。

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