這還是線民G的故事
線民G因為離職,大概從提離職的第一天開始,就很密集的在準備交接文件
一開始線民是用word在整理文件
但線民的事務繁雜,所有的事務也都是線民G一肩扛起,其它人皆未參與
也因此線民開始思考用什麼樣的軟體才能把資料整理清楚,讓後面接手的人可以好處理
所以線民找了一個線上的編輯軟體,例:evernote
他將資料分類如下:
1.正在收尾的任務:此任務需要在離職前完成,並需要將後續的執行作業進行交接與說明
2.掛在線民身上,在離職前無法完全收尾,未來仍需要追蹤的任務
3.掛在線民身上的案子,但不是離職前需完成的任務,只要後面有人接手即可的
4.各系統使用的帳密們
5.各串接的設定資訊
以上…等,諸如此類的分類
由於線民的主要交接者是主管
主管表示他看不懂線民的交接文件,覺得1-3是一樣的東西,好亂,看不懂,希望線民將格式改成表格的形式
線民心想,改成表格並不會比較清楚呀!
但線民覺得反正也沒幾天了,好吧!就照主管的方式做給他
結果就在改完後的一場交接中
線民又被主管嫌說,你表格整理的這麼爛,表示看不懂
然後線民就無奈的苦笑,並請主管可以不要糾結在格式上我們繼續交接好嗎?
此時主管就怒了,跟線民說你這樣的態度我無法接受,你有問題就直接說,怎麼可以用這樣的態度
線民因為已經要離職了,不想再和主管爭吵,仍然請主管繼續交接
但主管不依
線民就忍不住的回話說,很多時候我們的態度是因為你的態度
就以交接文件來說好了,在做之前我就已經想過怎麼樣做是比較清楚的了,我已經有努力過了
但你說要改成表格的形式,以現在的結果來說就是用表格只會更不清楚
主管說:那你在第一時間就要反應呀
線民:我無法在第一時間反應,因為過往如果我拒絕你,你會覺得我都不聽你的話,所以我只好做給你看,讓你知道這樣做並不好
此時主管的情緒才開始和緩繼續交接
如果你是線民,在主管第一時間要求你將交接文件重新製作成其它格式時,你會怎麼做?
1.如文所述,照主管指示做證明他的方法並不好
2.第一時間跟主管說改成表格不會比較好,但你的說法會是什麼?
3.其他,請說明
如果你是主管,在你看不懂部屬交接文件時,你會怎麼做?
1.自己花時間去理解部屬的交接文件
2.請部屬解釋每份文件的邏輯,努力理解交接文件
3.如文所述,請他改成過去同仁交接的制式格式
4.其他,請說明
如果你是線民,在主管第一時間要求你將交接文件重新製作成其它格式時,你會怎麼做?
2.第一時間跟主管說改成表格不會比較好,但你的說法會是什麼?
以我自己的作法的話,我會說:
透過oooo軟體你可以很清楚知道這幾件專案的執行狀況、注意要點、後續步驟等等。
要改成表格形式不是不可以,只是有些內容光用表格是無法表達完整狀況的,後續你要處理會很辛苦。
如果你是主管,在你看不懂部屬交接文件時,你會怎麼做?
2.請部屬解釋每份文件的邏輯,努力理解交接文件
以主管的角度來說,我認為主管是應當要理解自己部屬的工作狀況的,至少要了解工作大綱、進度。
當然,如果時間空間能力許可的狀況下,連進行中的專案細節都能掌握是最好的。
假使員工離職,這樣也能更完整的把專案分配給其他成員或是下一個接任者。
以身為將要離職的員工來說,我個人比較偏向會以讓主管、接任者比較容易理解的方式來製作交接文件,可以的話當然就是圖文並茂、工作進度記錄與各類文件分門別類等等,這樣會比單純條列成表格更容易讓人理解。
至於案例中這個主管嘛...看起來是屬於給部屬自(不)由(想)發(管)揮(事)的類型呢。
恭喜線民G脫離苦海
哈哈哈哈哈,看到恭喜總是想笑,然後你的看法依然和我一樣,這主管感覺起來是個不負責任的主管,線民能遇到他真的也蠻衰的xd
標準社畜
工作最重要的就是稱職。
身為主管的人,我覺得:
你可以不用具備跟我一樣的技能,但你要了解邏輯概念;
你可以不用從頭到尾都參與我的專案,但你要了解進度;
你可以不用強迫自己無情無慾,但遇到紛爭你要能調解;
但就這個案例中的主管...請容許我嘆聲氣「唉!」
我很認同你對主管的觀點,主管真的不一定要是樣樣俱全的,可是會管理也懂如何管理,真的很重要