知識就是力量，所以MIS有知識就有力量!

本篇預期成果畫面

管理議題

檔案在哪裡？

• MIS的文件在哪?
• MIS的合約檔案在哪?
• 資訊管理程序書最後一版是哪一版?

檔案要分享要放在哪裡?

• 放到X槽?哪個路徑?
• 用Mail?哪一天的Mail?

MIS內部有沒有比較好的方式知識討論及分享?

• Line群組? 但如何公司分開? 如何留下之前交換的訊息?
• 有沒有適合部門內同仁針對特定主題的討論、分享，並可以留下紀錄當成MIS知識庫的?

其實KM是老議題，而且可以選擇的工具多如牛毛，也不是甚麼新鮮話題。
既然我們選擇了Redmine當部門的管理平台，就用Redmine的系統功能建立屬於MIS部門的文件知識庫。

本篇將學習到Redmine的功能重點

• 文件
• 檔案清單
• 新聞
• 論壇
• 舊的Redmine知識回顧
  • 模組的設定：請參考系列文Day 7-[Redmine]專案版面的規劃
  • 自訂欄位清單：請參考系列文Day 6-[Redmine]自行建立及維護表單
  • 專案建立基本邏輯：請參考系列文Day 5-[Redmine]Redime系統邏輯說明
  • 其餘本文有完成功能但沒做進行詳細畫面說明的：請參考系列Day 8開始的每篇文章的「本篇將學習到Redmine的功能重點」。每篇分享文都有當篇文章要新學習的Redmine某項功能的應用及設定方法的示範重點。
• 觀念交流：知識庫，不該是X槽(本文最後)

管理資訊需求

• 【需求名稱】：MIS文件知識庫
• 【權限需求】：MIS同仁有權限閱讀及更新
• 【適用場合】：MIS所有文件及知識交流
• 【模組需求】：
  • (X)議題追蹤
  • (X)工時追蹤
  • (O)新聞
  • (O)文件
  • (O)檔案
  • (O)Wiki
  • (O)版本控管
  • (O)討論區
  • (X)日曆
  • (X)甘特圖

專案設定

先建立一個新專案，把不需要用到的模組取消選取，並在[概述]中說明主要的用途。
圖01、02

文件

• 預設的文件分類需要修改一下

• [文件]/[分類]
  圖03、04、05、06
  

• [網站管理]/[列舉值清單]/[文件分類]：我們直接用修改及新增的方式建立我們需要的文件分類：

  • 操作手冊
  • 廠商合約
  • 公文存檔
  • 文件歸檔

• 文件分類設定完成後，就可以在[文件]中，建立文件歸檔的清單

檔案清單

• 檔案清單是可上傳不分類的檔案，可作為檔案下載的用途，例如空白申請單
  圖07、08
  

新聞

• [新聞]其實比較像最新消息，PO完之後會呈現在首頁。
• 當然也可以作為知識文件的分享。
  (圖09、10)
  

• 新聞會呈現在首頁，可以當最新消息使用(部門公告會重要是發佈) (圖11)
  

論壇

• 論壇要先設定：[設定]/[論壇]
  圖12、13、14

知識庫，不該是X槽

• 知識要經過分類。
• 知識要經過編碼。
• 知識要經過機密等級及被授權使用的概念，機密的資料不該輕易被移動到公共資料開放區。
• 知識要有專人在管理。

以上都不是X槽做得到的!

很多公司有X槽。

所謂的X槽，其實就是讓同仁可以放資料、交換資料的磁碟空間。有可能是File Server，可能是NAS，使用網路磁碟設定的方式依公司權限、部門權限、專案權限在網路磁碟存取公共資料夾。

從我個人的角度，X槽就是一個大型垃圾場的集合：

• 網路磁碟的檔案數量只會無限制地長大，而且重複、沒用的的資我估計至少60%，而且MIS還得天天備份這60%的垃圾。
• 網路磁碟的權限設計無法對有權限的人員的去追查存取紀錄
• 網路磁碟任意交換，不經意未被授權的人也可以看到資料，是公司營業秘密洩漏及資安一個大漏洞
• 有些中小企業公司的總務特別喜歡在網路磁碟中放一個Excel請人員填寫那些不是太重要也不是機密的的行政申請，例如加班的便當登記、交通車登記...很原始的作業模式，只因X槽的Excel最方便作業。
• X槽最怕有權限的胖手指事件，尤其是高權限的MIS網管人員...結果會很慘!

好啦，我只是想說，知識庫就應該透過系統管理才叫知識庫。

Redmine是專案管理平台，並不是一個KM平台。但本系列文章是想要用Redmine建立MIS部門的管理平台，所以這邊講的是一個管理的概念，Redmine也提供文件管理基本需要的管理功能。

很容易使用，就，參考參考囉!

這是MIS的[日常管理]小篇的最後一篇，我們明天針對MIS的日常管理的議題做一個整理及管理心得分享

明天預告

日常管理：redmine在MIS日常業務管理的應用

• [日常管理]整理及管理分享