[日常管理]整理及管理分享

2022 iThome 鐵人賽

DAY 15

IT管理

管理MIS的鳥事-使用Redmine系列第 15 篇

14th鐵人賽 redmine mis 專案管理

allanlo

2022-09-24 04:30:05

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走到一半的第15天，坐下來個喝茶，聽我把這MIS的日常管理再小結說明一下

MIS的日常管理

重新整理一下，在MIS[日常管理]的部分，含本篇小結一共寫了8篇。

說穿了，我就是想將這些日常每天工作上會發生的事情，紀錄在一個平台、事情管理靠系統幫忙輔助提醒、發生過的事情保留變成部門知識庫、甚至這個平台可以將MIS內部的知識交流及分享留下來，最後我們用這個平台展現部門及個人的績效。

日常工作不只這樣吧?

MIS日常的細節當然不只我這七篇的描述，例如：

中小企業的網管人員每天除了OA USER叫喚、主管交辦事項外，每天例行的工作就是關心一下網路狀況、監督系統容量、看防火牆LOG，IPS LOG，備份工作LOG等，而這些Review的工作要怎麼變得更有效率?
MIS人員的績效要怎麼呈現才會展現價值?Redmine要怎麼去協助績效的呈現?

這些問題都很實際但涉及可投入資源的差異、管理的設計及價值的產出，在原本在一些文章有談這些議題，但因為篇幅越寫越多無法應付每天的交稿壓力，最後我幾乎都刪除了。

MIS的績效衡量 KPI

MIS的KPI不好訂，尤其多數公司對MIS的要求是：沒要你有創新，請維持正常營運就好。網路順暢、電話通、系統正常運作，需要你時隨叫隨到，有問題最短時間回復正常，如此而已。

這種對你沒太多期待，只希望維持正常營運的最小要求的部門及人員KPI真的不好呈現。
寶寶心中苦，寶寶不是不說，而是不知道怎麼說...這真的是MIS的無奈啊!

但每次公司要訂目標還是會要MIS提出指標和目標數字。

有些目標導向有想法的公司會導入BSC(平衡計分卡)，從財務構面、顧客構面、內部流程構面、學習與成長構面展開到各部門訂定KPI，MIS當然也是其中一個部門，服務的對象是內部客戶。筆者認識的有些公司就是導入BSC去訂定MIS部門及人員的KPI，雖然制度良好，但很容易在執行時變調：變成一個上有政策下有對策、為搶獎金而KPI、為KPI而KPI的企業巨塔故事。這裡不提，有興趣的邦友自行去Google BSC平衡計分卡可以找到一堆KPI範例。

不過本系列文章一直在提MIS的績效，免不了你的老闆那天要你用數字呈現KPI證明你的績效，這邊就提幾個業界MIS常用的KPI給大家參考。

MIS日常作業的績效指標，參考而已

上述僅供參考，請自行修改服用，但別挑戰我合理性。KPI老闆說合理就合理，KPI是你自己要訂定追求的標準，千萬不要複製/貼上未經思考錯誤使用。以上定義及目標我也是用想像，本篇分享KPI的重點是KPI訂定的精神和邏輯，並不是正不正確。(但上述KPI的精神及公式的確有在實際公司運作，而且不只一家)
KPI的數字來源呢?這就是我為什麼要用Redmine來管理MIS的日常和異常作業原因之一。就是為了讓這些KPI的數字有來源，可以客觀地用數字呈現MIS的部門績效啊!
請從你部門和人員的KPI，來思考你需要怎樣的數字呈現?本系統文章的範例，那些可以是你KPI的資料來源?那些是你可以構思設計的?

有紀律的員工、有紀律的思考、有紀律的行動

如同我第一篇文章寫的：有紀律的員工、有紀律的思考、有紀律的行動，才會讓MIS的業務在企業變得更有效率，MIS人員在企業的地位更專業且更有價值。

找方法，不找藉口

老實說Redmine是設計給軟體開發的Issue Tracker及專案管理使用，直接套在MIS的日常作業管理並不是最好的工具，所以在應用上很多都是「變形」在應用，例如我大量運用「追蹤標籤」做為不同表單的分類及統計類別。「變形應用」並不是對錯問題，而只是為了可以使用Redmine解決MIS管理上的問題採取的方案而已。