採購模組

採購管理是需求下達後，一系列進行的採購、入庫、檢驗、發票請款結算的過程，並計劃收集採購的採購活動的整個解決過程，採購過程是密切跟踪的議案分佈的各個方面的狀態，以達到需求的數量與質量。因此採購交期、議價、品質與庫存量的處理為採購管理重要的課題。

工作職掌

採購的管理可能會區分幾種大類，例如原材料、固資、庶務..等不同情況，因此採購的管理流程根據大類會進行規畫流程，公司要制訂明確的制度去做規範，一般來說建議有制訂合約或要進行庫存管理的項目需要進行請採驗流程，除此以外可以透過費用申請的方式進行採買。採購的簽核也為管理者重要的管理項目，要有明確的簽核機制，且購買的品項都是有來源需求為依據，所交付的結算憑證到財務單位進行大類與價格的覆核機制，避免採購管理有重大的缺失。
提供採購單位的工作職掌說明進行參考：

1. 依據公司管理辦法.進行供應商的管理與評選
2. 依需求單位請購需求.進行後續詢價與採購。
3. 進行商品詢價.並與供應商進行採購品的議價。
4. 依詢價結果.擇優進行商品的採購
5. 採購退換貨的處理

除了上述工作職掌外，採購的工作與其他單位也息息相關，例如生產的補料、QC不合格..等因素都會再引發後續採購/退貨流程，此外財務單位反映的呆滯料情況，也可能透過採購與廠商再溝通進行重新運用或製作，進而提升庫存的活用來減少公司庫存的損失，本個案提供量產的原物料採購流程說明供參考：

採購管理流程

圖片來源:Harry Chang

1.需求單位透過重訂貨規則自動產生或手動新增詢價單，並通知採購單位

• 原物料的需求單位也可能是採購單位
• 產生請購單的來源:
  • 透過重訂貨規則
  • 透過設定自動拋轉
  • 透過手動新增

2.採購單位廠商確認內容後，進行簽核流程。

• 採購與廠商確認MOQ(注)、交期、明細資料
• 簽核流程可能是紙本、原生或第三方模組。
• 採購單確認後，狀態由詢價單轉正式採購訂單。
• 如廠商要求預付，要在收貨入庫前，進行帳單憑證新增。

3.倉庫單位進行收貨，如需檢驗則通知品檢單位。

• 倉庫面板的收貨，根據採購單號進行收貨。
• 品檢部分系統外紀錄，如需要系統可以執行的方式:
  • 開啟兩步收貨(庫存章節再進行說明)
  • 安裝第三方模組
  • 使用ODOO企業版

4.採購單位與廠商確認發票內容，如無誤則進行請款動作

• 採購根據廠商對帳單與廠商確認進貨資料，請廠商發票開過來
• 採購接收發票後進行整帳，轉成應付帳款
• 採購確認付款日期與品項，並維護發票資料。
• 提供相關憑證:採購單/收貨單/發票號碼/應付憑單給財務單位

5.財務單位覆核應付憑單

• 財務單位根據憑證，進行覆核。
• 進行單據確認。
• 確認分錄內容與列印傳票。

為什麼會有MOQ？

MOQ(Minimum Order Quantity)，指最少訂貨量或最小訂購量，對供應商而言，MOQ主要是確保生產產品的利潤能符合生產效益，因開線就會有成本產生，如動用的人力、運輸成本，硬體設備..等，如無法保證最少利潤，對供應商來說接單等於虧損，因此多數零件或原料供應商會訂定所謂的MOQ。

小結

採購的採買工作會有不同的壓力，例如採買量的預估、廠商交貨的品質、陸運/船運的延遲情況、庫存的再運用、倉庫的可容納量、採購價格的議價..等情況，搭配眾多的採購原物料時，如果採購單位發生疏漏，生產瓶頸點就會落在採購段，實際上也遇到滿多是採購職能發生問題的案例。