工作的日常

在許多公司中專案管理和團隊協作是確保工作順利進行的關鍵，但在沒有適當工具的情況下，這些任務可能會變得非常困難。

我知道有這個工具，但要怎麼開始?

那有這個工具的時候有哪一些面向需要留意，可以從下面這張心智圖逐步檢視

在許多團隊中沒有集中的系統來管理工作和文件，這常常導致團隊成員之間的混淆和任務重疊。但是，當團隊開始使用像Jira和Confluence這樣的工具後，情況有了很大的改善。

使用前的困境

• 沒有集中的系統來追蹤和管理工作。
• 團隊成員之間經常混淆，不清楚誰負責什麼。
• 任務重疊導致效率低下。

使用後的改變

• 有效的任務追蹤，確保每個人都知道自己的職責。
• 集中的文件管理，使所有團隊成員都能輕鬆找到所需的資料。
• 改善了團隊之間的合作，減少了混淆和誤解。

主要功能

Jira

任務管理: 確保每個人都知道自己的工作。
優先級設定: 確保重要的任務得到優先處理。
設定截止日期: 確保每個任務都能按時完成。

Confluence

文件共享: 所有團隊成員都可以輕鬆訪問和編輯文件。
團隊討論: 確保每個人都參與決策過程。
合作空間: 一個專門為團隊合作設計的空間，使合作更加順暢。

給新接觸或者是剛上手的建議

從基礎開始: 花時間探索教程，了解如何使用這些工具。
加入社區論壇: 與其他用戶交流，學習他們的經驗和建議。
利用進階功能: 將Jira和Confluence整合在一起，自定義工作流程，並使用插件和擴展功能來增強功能。

參考資訊 : Atlassian community

實作

在進入今天的分享之前先瞭解Confluence和Jira兩個工具的免費版本所提供的各項功能額度，然後今天的焦點將主要放在Confluence上。

然後接續的情境會直接從Confluence的模板介紹，使用模板的好處當開始撰寫文件時，如果有一個範本作為指南可以節省大量的時間，因為不需要從頭開始。

此外，範本提供了一個結構，這意味著不需要花太多時間思考整體的大鋼，這不僅使過程更加高效，而且還確保了內容的一致性和專業性。

如果我要進行專案管理的話...

當需要專案管理的時候，可以利用藍圖規劃工具規劃專案的milestone，並且可以分多個階段代表每個要完成的類型和目標。

在專案進行時若需向利益關係人報告進度，可參考模板中的主要專案說明文件，該模板首先從需求出發，明確列出項目的目標和相關的利益關係人。此外也詳細列出了在特定時間或階段內需要完成的工作項目。

此外也可以包含調查和評估紀錄，其中也記載了到目前為止在執行過程中遇到的限制，此外該紀錄也詳細描述了探索階段的測試以及各選項的優缺點比較，這有助於讓合作對象或者是主管能夠有更全方位資訊的掌握。

總結

Confluence提供多種模板，包含適用於技術文件、會議紀錄到專案計劃，這些模板可以幫助我們有效組織和呈現資訊，並且面對特定文件需求時，參考模板按照其結構進行撰寫可以節省時間並確保文件清晰。